Daudz runāts par to, ka ar digitalizācijas palīdzību uzņēmumi var strādāt efektīvāk. Vai esat no tiem, kas uzreiz neskrien digitalizācijas skavās un vēlaties nogaidīt līdz…. nu… līdz kādam vēlākam laikam? Pārbaudiet, vai neesat nonācis kāda mīta varā! 

Aplūkosim 6 izplatītākos mītus par to, vai ir vērts ieviest biznesa vadības sistēmu mazos un vidējos uzņēmumos.

1.Mīts: esmu parāk mazs

“Tās sistēmas jau tiem lielajiem!” – tāds reizēm ir priekšstats, domājot par biznesa vadības programmām.

Taču tas ir mīts. Tas būtu līdzīgi kā teikt, ka espresso kafijas automāti ir tikai restorāniem. Jau sen vairs tā nav. Piedāvājums ir plašs – gan dažādi kafijas automāti, gan kanniņas pieejamas ikvienam kafijas cienītājam. Līdzīgi ir arī ar biznesa vadības sistēmām.  

Mūsdienās neviens nav par mazu biznesa vadības sistēmai – to funkcionalitāte ir atbilstoša arī mazo un vidējo uzņēmumu vajadzībām. Biznesa vadības sistēmu mēdz izmantot arī uzņēmumi, kuros ir tikai viens cilvēks. 

Nereti pat mēdz būt –  jo mazāks uzņēmums un mazāk resursu, jo vairāk ir ko optimizēt. Mazā uzņēmumā viens vai daži cilvēki dara teju visu, un ir svarīga katra minūte. Ieviešot biznesa vadības programmu, ir iespēja vismaz daļu darba automatizēt, optimizēt un sistematizēt. Tas, savukārt, palīdz ietaupīt laiku un strādāt efektīvāk. Automatizācija un digitalizācija maziem un vidējiem uzņēmumiem var būt pat steidzamāk nepieciešama nekā citkārt lieliem, kam pieejami lielāki resursi.

2. Mīts: Grāmatvedība ir grāmatvežiem

Situācija: Uzņēmējs interesējas par noliktavas pārvaldības sistēmu. Grāmatvedības programma neesot nepieciešama, jo grāmatvedību nodrošina ārpakalpojuma uzņēmums. Tas paveic visas grāmatvedības lietas.

Te svarīgi nepārsteigties ar lēmumu. Jebkurš uzņēmums ir vienota sistēma, kur mēs nevaram atdalīt atsevišķi grāmatvedību un noliktavu vai ko citu. Visi uzņēmuma procesi galu galā nonāk pie grāmatvedības. Noliktava ir saistīta ar pārdošanu, ieprikumiem u.c. Ja grāmatvedība ir atsevišķi, tad jums nekad nebūs pilnīga kopskata par to, kas notiek  uzņēmumā. 

Grāmatvedība ir kā sirds, kas nodrošina asinsriti, lai parējās uzņēmuma funkcijas varētu darboties un uzņēmums – attīstīties. Tādēļ, domājot par noliktavas, e-veikala vai ražošanas pārvaldību, ne tikai grāmatvedim, bet arī uzņēmuma vadītājam ir vērtīgi redzēt, kas notiek grāmatvedībā un citos uzņēmuma procesos, un pārvaldīt to visu vienotā sistēmā. Tāpat informācijas pieejamība ir svarīga arī darbiniekiem.

Piemēram, kā pārdevējs varēs pilnvērtīgi runāt ar klientu, ja, izmantojot CRM sistēmu pārdošanai, viņam nebūs pieejama informācija par to, vai pēdējie rēķini ir apmaksāti, vai prece no noliktavas klientam ir nosūtīta un vai prece noliktavā ir pieejama pietiekamā daudzumā? Kā darbinieks varēs sarunāties ar piegādātāju, ja nezinās, vai priekšapmaksa ir pārskaitīta?

3. Mīts: Man pietiek ar Excel

Šī ir laba doma, jo daudzas lietas tiešām vajag atstāt ekselim. Bet ne visas. Kā zināt, ka ar ekseli vairs nepietiek?

Galvenais ir saprast – cik daudz resursu jūsu uzņēmumam prasa strādāt ar Excel tabulām un cik efektīvi tas ir. 

Piemēram, ja kokapstrādes uzņēmumam visa noliktava un vairākas ražotnes tiek pārvaldītas ar Excel tabulu palīzību, vai tas būs efektīvi? Jā, tas ir paveicams. Bet cik daudz cilvēku darba un laika tas prasa? Vai ir iespēja operatīvi un laicīgi saņemt nepieciešamo informāciju? Kā ir ar kļūdu īpatsvaru?

Mūsu ieteikums – tiklīdz Excel ir nepieciešams izmantot diviem un vairāk cilvēkiem vai arī tiek lietotas sarežģītas formulas, tad ir laiks pāriet uz biznesa vadības sistēmu. Excel nav risinājums, kas uzņēmējdarbībā izmantojams ilgtermiņā.

4. Mīts: Es pagaidīšu, kamēr….

Situācija: Es pagaidīšu, kad mums atvērsies veikali….Tad, kad mēs pieņemsim darbā vēl cilvēkus…Tad, kad….

Šī ir diezgan izplatīta pieeja mazo uzņēmumu vidū. To ikdiena ir ļoti spraiga – vadītājs bieži vien ir aizņemts ar rūpēm par uzņēmuma izdzīvošanu, tagadni. Nav laika domāt par nākotni. Tomēr aicinām ieplānot laiku, kad varat pievērsties jautājumiem par nākotni, lai virzītos uz priekšu! Ilgi paliekot tagadnē, vienā brīdī negribot var attapties pagātnē.

5. Mīts: Man jau nav ko digitalizēt

Situācija: Mums uzņēmumā maz rēķinu un čeku. Varu ievadīt datus ekselī, čekus pielīmēt pie lapas un vienu reizi mēnesī iesniegt grāmatvedim. 

Parēķiniet, cik izmaksā jūsu laiks un visu to cilvēku laiks, kas ir iesaistīti šajā procesā! Viena čeka digitalizācija ar lietotni “CostPocket” izmaksā aptuveni 5 centus. Parēķiniet, kādas ir vienas jūsu darba stundas izmaksas, kādas ir vienas minūtes izmaksas, cik ilgu laiku pavadāt, manuāli ievadot čeku un rēķinu datus datorā vai līmējot tos uz papīra lapas? Tad parēķiniet, cik laika un kādas ir izmaksas, lai šos dokumentus nogādātu grāmatvedībai. Arī tai pēc tam vēl ar tiem ir jāstrādā. Cik tas viss galu galā izmaksā?

Salīdziniet, cik laika jūs pavadītu, ja čeku nofotografētu, un tā dati automātiski ar robota palīdzību nolasītos un parādītos biznesa vadības sistēmā. Grāmatvedim atliks tikai pārbaudīt un iegrāmatot tos. Parēķieniet – cik daudz laika jūs tādā gadījumā šim darbam veltītu un kādas būtu tā izmaksas. Pilnīgi noteikti 5 centi ietaupītos! 

Tieši jūsu laiks ir pats vērtīgākais, kas jums ir. Īpaši  maziem uzņēmumiem, kur nav daudzo darbinieku un asistentu, kas varētu šādus darbus veikt. Katra minūte, ko varat ietaupīt, ir tā vērta! Sargiet savu laiku!

6. Mīts: Es tāpat visu zinu

Situācija. Reizēm uzņēmēji droši saka: “Es zinu, kādi ir mani produkti, cik tos nepieciešams pārdot, cik tie maksā un cik nopelnīšu.”

Pavaicājiet sev, vai jūs tiešām zināt, kāda jums ir katra produkta, pakalpojuma vai projekta pašizmaksa? Varbūt zināt, kāda summa bija paredzēta tāmē un cik saņēmāt. Bet vai zināt, kādas bija izejmateriālu izmaksas, cik stundas un cik darbinieki strādāja, kādi elektrības vai citi resursi tika patērēti ražojot? Kāda ir pašizmaksa un cik liela ir peļņa no katra darījuma? Skatoties tikai uz to, kādas finanses šobrīd ir bankas kontā, var nākties cīnīties ar naudas plūsmas vējdzirnavām – nemitīgi skriet pēc nākamā darījuma, lai ndorošinātu finanses darbinieku algām, nākamo pasūtījumu materiāliem un investīcijām.

Ir vērts izmantot iespējas, ko sniedz biznesa vadības sistēma. Ar tās palīdzību 80% no izmaksām jūs viegli varat aprēķināt. Neviens galvā nevar atcerēties par visiem produktiem – cik tie izmaksā, kuri klienti tos šajā gadā nopirka vairāk nekā pērn, par kādu cenu, kuros periodos utt. Biznesa vadības programma to piefiksē un parāda.

Vairāk par mītiem – vebinārā

“Excellent Latvia” valdes loceklis Elvis Kvalbergs, vairāk nekā 20 gadus strādājot ar uzņēmējiem dažādās valstīs un vadot biznesa procesu automatizācijas, optimizācijas un uzlabošanas projektus, ir saskāries ar dažādiem mītiem.

Skatieties vairāk par mītiem Elvja Kvalberga prezentācijā “Kickstart” vebinārā! 

Ja vēlaties saņemt konsultāciju par iespējām, ko jūsu uzņēmumam var sniegt biznesa vadības programma, droši sazinieties ar mums!