Lai arī grāmatvežiem patiktu, ja visa ar skaitļiem saistītā informācija būtu apkopota vienā programmā, daudzi uzņēmumi izmanto dažādas programmatūras tirdzniecības, noliktavas, algas un loģistikas aprēķiniem. Ja jūtat, ka šāda sistēma sāk ierobežot uzņēmuma attīstību, tad varbūt ir pienācis laiks meklēt jaunu risinājumu, kas atvieglotu grāmatvežu, uzņēmuma vadības un darbinieku darbu.

“Domājot par jaunu programmatūras risinājumu, vispirms ir jānoskaidro sava uzņēmuma vajadzības – kādas programmas jums ir nepieciešamas un kādas iespējas ir jāpiedāvā jaunajai programmatūrai. Tā kā grāmatvedis patiešām vēlētos redzēt visus datus vienuviet, tad jaunajai programmatūrai ir jāspēj nodrošināt saskarni ar visām pārējām programmām,” norāda Kristela Tohvere, biznesa programmatūru izstrādātāja “Excellent Business Solutions Eesti” AS vecākā konsultante.

Kā piemēru viņa min to, ka lielo uzņēmumu grāmatveži mūsdienās nevar iedomāties, ka var būt tā, ka programmatūra automātiski nepieņem rēķinus vai tai nav saskarnes ar banku sistēmu, jo šīs funkcijas ievērojami ietaupa darba laiku. Nu ir pienācis laiks arī mazajiem uzņēmumiem doties šajā virzienā.

Kad ir noskaidrotas uzņēmuma vajadzības, tad jāsāk salīdzināt dažādu programmu iespējas. Vislabāko pārskatu var gūt, vaicājot citu līdzīgu uzņēmumu viedokli, kā arī aptaujājot programmu pārdošanas speciālistus. Uzticamas ir tās programmatūras, kurām ir daudz lietotāju. Labam programmatūras pārdevējam vai izstrādātājam noteikti ir pienācīga interneta vietne ar pozitīvām klientu atsauksmēm. Risinājumus, kuri ir pārlieku sarežģīti vai kuri satur pārāk daudz nevajadzīgu funkciju, der no sava saraksta izsvītrot jau pašā sākumā.

Jo lielāka būs uzņēmuma klientu bāze un darbinieku skaits, jo ilgāks laiks būs nepieciešams jaunās programmas ieviešanai. Turklāt dažiem uzņēmumiem atkarībā no darbības specifikas būs nepieciešami īpaši risinājumi, kuru izstrāde var prasīt papildu laiku.

Ir vērts ieguldīt apmācībā

Kad programma ir izraudzīta, ir izmēģināta demo versija un ir izieta apmācība, sākas datu pārsūtīšana uz jauno sistēmu. Tādu statisko reģistru pārnešana, kas, piemēram, satur klientu, kontaktu, objektu un kontu datus, ir visai vienkārša. Sarežģītāk ir ar realizācijas un piegādātāju rēķinu, kā arī čeku importēšanu. Šādu datu gadījumā prātīgāk ir pārnest jaunajā sistēmā tikai jaunākos datus un vecākos atstāt arhīvā. Pāreja uz jaunu programmatūru sniedz uzņēmumam arī iespēju sakārtot savu informācijas bāzi un izdzēst novecojušu, nevajadzīgu informāciju.

“Nav jēgas ietaupīt uz to izdevumu rēķina, kas tiek ieguldīti jaunās programmatūras apgūšanā,” uzsver Tohvere. “Tā ir investīcija nākotnē, kas turpmāk ietaupīs uzņēmumam laiku un naudu. Daudz trakāk ir tad, ja programmatūras lietotāji neprot to pareizi izmantot un velta pārāk daudz laika velosipēda izgudrošanai. Turklāt kļūdas, kas tiek pieļautas neprašanas un neziņas dēļ, var radīt konkrētus zaudējumus.”

Šeit atklājas vēl viens ļoti svarīgs aspekts, kam jāpievērš uzmanība attiecībā uz programmatūras piedāvātāju – cik labs ir klientu atbalsts. Klientam ir jābūt iespējai saņemt palīdzību gan pa e-pastu, gan tālruni. Programmatūru piedāvājošā uzņēmuma mājaslapā ir arī jābūt visaptverošai biežāk uzdoto jautājumu sadaļai, kurā klients var meklēt atbildes patstāvīgi.

Kad ir vislabākais laiks pāriet uz jaunu programmatūru?

Kā norāda Tohvere, no vienas puses, tā varētu būt gadu mija, lai jaunu gadu varētu uzsākt ar jaunu programmu, taču, no otras puses, parasti gadu mija grāmatvežiem ir visaizņemtākais laiks. “Šajā laikā tiek sastādīti gada pārskati, tiek izdomātas jaunas kampaņas, turklāt ir darbinieki, kas šajā laikā dodas atvaļinājumā, pat izbraucot no valsts. Tādējādi no šī viedokļa pāreju uz jaunu programmatūru varētu drīzāk apsvērt laikā, kad ir mierīgāks periods, kad vairs nav jāuztraucas par revidentiem, ir iesniegti gada pārskati un ir iespējams koncentrēties uz ikdienas darbu.”

Atkarībā no nozares Tohvere iesaka pāriet uz jaunu programmatūru laikā, kad darba ir mazāk, gaisotne ir mierīgāka un darbinieki ir gatavi pievērsties jaunām lietām. “Dzīve rāda, ka vienmēr atradīsies cilvēki, kuri nevēlas izmaiņas un negrib pieņemt jaunas lietas. Tajā pašā laikā, ja ir redzams, ka jaunā programma atbilst vajadzībām, atvieglo darbu un izdara cilvēku vietā apnicīgo “roku darbu”, tad jauninājumi tiek pieņemti ar lielāku entuziasmu. Grāmatvežu dzīvi atvieglo, piemēram, automātiska bankā veikto samaksu uzskaite, saskarne ar interneta veikalu vai izvairīšanās no dubultas datu ievadīšanas.”

Pārejas laiks lielā mērā ir atkarīgs no klienta paša vēlēšanās, vajadzībām un spējas mācīties. Uzņēmumam, kam ražošanas un realizācijas moduļi atrodas dažādās programmatūrās, integrācija noteikti prasīs vairāk laika, jo ir jāizmēģina vairāk nianšu un ir jāpārbauda, kuri risinājumi ir ērtāki un ātrāki. Savukārt neliela privāta uzņēmuma gadījumā pāreja uz jaunu grāmatvedības programmatūru un apmācības process var prasīt tik vien kā dažas nedēļas. 

Trīs svarīgi soļi, pārejot uz jaunu programmatūru:

• Noskaidro, kas uzņēmuma darbiniekiem ir nepieciešams, tad būs vienkāršāk veikt izvēli starp dažādām programmatūrām.
• Ja šķiet, ka programma varētu atbilst prasībām, tad sarunā tikšanos ar pārdošanas speciālistu un lūdz, lai tas programmu kārtīgi parāda.

Esi gatavs apgūt jaunas lietas! Esi gatavs, ka tas var prasīt laiku, jo vienā reizē nav iespējams uzzināt par programmatūru pilnīgi visu.