Digitālā grāmatvedība ir grāmatvedība bez papīriem. Tas nozīmē, ka pirkumu rēķini, pārdošanas rēķini, izdevumu dokumenti, kā arī līgumi, akti, informācija par klientiem un citi dokumenti netiek glabāti papīra formā, bet gan digitālā veidā datorā, biznesa vadības programmatūrā vai citā mākoņa krātuvē. Izpaliek jebkāda dokumentu drukāšana un nodošana no rokas rokā. Pateicoties elektroniskai grāmatvedības uzskaites sistēmai, ikviens var piekļūt datiem elektroniskajā vidē tieši tādā apjomā, kāds nepieciešams attiecīgajam amatam.
Svarīgi saprast, ka digitālajam dokumentam ir tieši tāds pats juridiskais spēks kā ar roku parakstītam. Tas viss noteikti prasa pārkārtoties. Taču grāmatvedības uzskaite un uzņēmuma vadība e-vidē ir daudz ekfetīvāka un ērtāka nekā darbošanās ar papīriem. Turklāt teksts uz pirkuma rēķiniem, it īpaši uz čekiem, ar laiku var izdzist, mapes var aplīt ar ūdeni vai citādi fiziski sabojāties – ar digitālo dokumentu šādu problēmu nav.
Šajā rakstā īpaši pievērsīsimies pārejai uz e-rēķinu izmantošanu, kas ir viens no pieprasītākajiem pakalpojumiem. Taču aplūkosim arī, kādus vēl dokumentus un uzņēmuma procesus iespējams digitalizēt.
Dzīve piespiež mainīties
Latvija digitālās grāmatvedības virzienā lielu soli spēra 2019. gadā, kad valsts pārvaldes iestādes sāka pieņemt e-rēķinus. Šeit der atcerēties, ka e-rēķins nav vis pdf fails, kas nosūtīts pa e-pastu, bet gan xml fails, kas tiek nosūtīts informācijas sistēmā.
2020.gada pavasaris ir pagrieziena punkts visā pasaulē. Pasākumi, kas saistīti ar koronavīrusa izplatības mazināšanu, metuši izaicinājumu visiem cilvēkiem, liekot dzīvot un arī strādāt savādāk nekā iepriekš. Īpaši aktuālas kļuvušas attālinātā darba iespējas. Agrāk uzņēmumu darba procesā bieži bija sastopama šāda secība – rēķins tiek izdrukāts, nodots vadītājam parakstīšanai, pēc tam nogādāts grāmatvedim. Nepieciešamība samazināt un izvairīties no sociālajiem kontaktiem rada noteiktas izmaiņas, tādēļ rēķinu un citu dokumentu digitālā apstrāde faktiski kļūst par neizbēgamu realitāti.
Tehniski lielākā daļa grāmatvedības datorprogrammu ir gatavas e-risinājumiem, saskarnes ar e-rēķinu pakalpojumu sniedzējiem un bankām ir pieejamas. Atliek vien saņemties un pārcelt dokumentus uz e-vidi.
E-rēķinu nosūtīšana
Lai nosūtītu e-rēķinus, ir jānoslēdz līgums ar e-rēķinu operatoru. Latvijā tādi ir vairāki, un katram grāmatvedības risinājumam var būt iespēja strādāt ar vienu vai vairākiem no tiem. Piemēram, izmantojot uzņēmuma “Excellent” biznesa vadības programmu “Standard Books”, visvieglāk būs strādāt ar Unifiedpost AS risinājumu “Fitek” vai “FitekIn”, taču, iespējams, ka ar laiku mums būs iespēja strādāt arī ar citiem operatoriem.
Principā e-rēķina sūtītājam nav jādara nekas cits, kā vien jāizveido rēķins savā biznesa programmatūrā. Ar operatora starpniecību tas nonāk cita uzņēmuma biznesa programmatūrā, un rēķina saņēmējs to var novirzīt uz banku, nospiežot vienu pogu.
E-rēķinu operatoru informācijas sistēmas ir savstarpēji savienotas. Ja uzņēmuma klients vai sadarbības partneris ir saistīts ar citu operatoru, e-rēķins no viena operatora nonāk tieši pie cita operatora un no turienes tālāk līdz klientam. Dažu operatoru gadījumā ir iespējams izvēlēties, vai rēķins klientam e-rēķina veidā tiek nosūtīts informācijas sistēmā vai internetbankā, pdf faila veidā e-pastā vai papīra veidā pastkastē.
Ja jūsu klients vēl nesaņem e-rēķinus, tie joprojām jānosūta pdf formātā. Lielākā daļa grāmatvedības programmu šo soli veic automātiski. Piemēram, biznesa vadības sistēmā “Standard Books” visus dienas gaitā sastādītos pārdošanas rēķinus dienas beigās var nosūtīt ar vienu rokas kustību.
Svarīga ir klientu informēšana
Informējiet savus partnerus un klientus, ka vēlaties saņemt un nosūtīt e-rēķinus. Ja jūsu uzņēmumā jau darbojas e-rēķinu nosūtīšanas un saņemšanas sistēma, svarīgi par to skaidri informēt pārējos. Piemēram, šim nolūkam informāciju par e-rēķiniem var pievienot pārdošanas rēķinam vai arī informēt partnerus, nosūtot e-pastu.
Dažkārt var gadīties, ka jauns tehniskais risinājums ir gatavs, taču lietotāji joprojām strādā pēc vecā ieraduma. Tomēr pašlaik, kad daudzi strādā attālinātā režīmā mājas birojos, ir daudz iemeslu, lai uzsāktu jaunu darba praksi.
Pārejā uz e-rēķinu sistēmu svarīgs ir arī apkārtējās vides aspekts. Papīra ietaupījums solās būt ievērojams, un daudzi uzņēmumi to veiksmīgi izmanto kā mārketinga vēstījumu.
Kāds ir ceļš, sākot grāmatvedības digitalizāciju?
- Izvēlieties e-rēķinu operatoru
- Noslēdziet līgumu ar to
- Programmatūrā veiciet nepieciešamos iestatījumus
- Informējiet savus partnerus, ka izmantojat e-rēķinus
- Sāciet lietot e-rēķinus
Rēķinu un čeku digitalizācija
Rēķinus un čekus papīra formātā var diezgan viegli digitalizēt. PDF failu digitalizācijas pakalpojumu piedāvā e-rēķinu operatori (kā piemēram, Unifiedpost “FitekIn”). Piemēram, rēķins pdf formātā tiks nosūtīts jūsu uzņēmumam. E-rēķinu operators to digitalizē, un jūsu programmā ienāk xml fails – tieši tāpat kā e-rēķina gadījumā. E-rēķinu operators var piedāvāt iespēju digitalizēto rēķinu apstiprināt vai apstrādāt, pirms tas nonāk grāmatvedības sistēmā. Tas nodrošina to, ka grāmatvedības sistēmā nonāk jau gatavi rēķini, un tur vairs nekādi labojumi netiek veikti.
Apstrādājot papīra čekus, jāveic divas darbības – čeka nofotografēšana un digitalizēšana. Šo pakalpojumu piedāvā vairāki uzņēmumi (kā piemēram, “CostPocket”), kā arī ir izveidotas atbilstošas tālruņa lietotnes. Rezultāts jebkurā gadījumā ir vienāds – nepieciešamā informācija uzņēmuma grāmatvedības uzskaites sistēmā nonāk digitālā formā.
Kādu vēl informāciju var digitalizēt?
Atkarībā no uzņēmuma darbības jomas un darba procesiem biznesa vadības programma var ietvert lielu skaitu dažādu veidu dokumentu un datu. Pārejot uz digitālo grāmatvedību, savs bizness jāaplūko kopumā un jāpieņem nepieciešamie lēmumi par to, ko un kā digitalizēt. Piemēram, digitāli uzglabāt var visus līgumus un aktus, kurus nepieciešamības gadījumā var sasaistīt ar konkrētiem rēķiniem. Tāpat uzņēmuma vadības programma var ietvert visu informāciju par klientiem, sākot no kontaktinformācijas un atsūtītā piedāvājuma līdz pēdējās telefona sarunas detaļām.
Piemēram, ja kāds no uzņēmuma darbiniekiem saslimst, darbs var turpināties, jo neviens svarīgs dokuments vai informācija šī darbinieka datorā nav “paslēpts”. Visa darbam nepieciešamā informācija biznesa vadības programmā ir redzama tiem lietotājiem, kuriem šī informācija ir nepieciešama.
Šādus risinājumus nodrošina daudzas programmas, taču grāmatvedības programmā “Standard Books” iespējams piemeklēt jo īpaši detalizētus risinājumus. Jūs vienkārši digitalizējat visu savu grāmatvedību kopā ar visiem nepieciešamajiem dokumentiem un mapēm. Visas mapes būs pieejamas mākonī, un tur glabāsies bez papildu izmaksām. Šādā veidā arī grāmatvedības arhīvs tiks glabāts elektroniski. Gala rezultātā var gadīties tā, ka printeris uzņēmumā būs vajadzīgs tikai retos gadījumos.
Dažas uzņēmuma vadības sistēmas piedāvā papildu ērtības
Uzņēmuma vadības sistēmas jeb biznesa programmatūras izvēle noteikti ir atkarīga no jūsu uzņēmuma lieluma un darbības jomas. Dažos gadījumos vienā sistēmā var apvienot vairākas funkcijas un nav nepieciešams izmantot dažādas vides. Piemēram, programmatūrā “Standard Books” var pārcelt visu uzņēmuma iekšējo e-pasta saraksti. Visus darbam nepieciešamos dokumentus un iekšējo komunikāciju var viegli atrast, un tā atrodas vienkopus vienā vietā. Šādi risinājumi ir īpaši piemēroti bezkontakta jeb attālinātajā darbā, nodrošinot, ka nepieciešamā un svarīgā informācija vienmēr visiem ir pieejama.
Piemēram, strādājot ar pārskatiem, informācija tiek rediģēta un nosūtīta vienas programmas ietvaros. Darbam nepieciešamais pārskats vairs nav jāpārvērš atsevišķā slēgtā failā. Viens lietotājs programmatūrā darbu ar pārskatu uzsāk, otrs vajadzības gadījumā parametrus var mainīt un turpināt darbu pie tā paša pārskata.
Digitālās grāmatvedības priekšrocības
1) Ietaupās laiks. Grāmatvedim vairs nav jāveic datu ievadītāja darbs, jo informācija nonāk tieši programmatūras pareizajos laukos.
2) Mazāk kļūdu. Ievadot datus manuāli, vienmēr pastāv lielāks kļūdīšanās risks. Ja dokuments tiek sūtīts digitāli un sākotnēji visi dati ievadīti precīzi, kļūdas nevar ieviesties. Pat ja, ievadot datus, ir gadījusies kāda kļūda, to īpatsvars būs daudz mazāks, jo datus nav nepieciešams ievadīt vairākkārt.
3)Informācija ir daudz pieejamāka. Grāmatvedis, finanšu vadītājs, uzņēmuma vadītājs, kā arī pārdošanas personāls, portfeļa pārvaldītāji, klientu atbalsta nodaļas darbinieki utt. – ikviens vienmēr ir lietas kursā par notiekošo. Ieguvums rodas no tā, ka informācija ir koncentrēta vienā vidē un to var ātri atrast. Vienlaikus informācijas kontrole un datu drošība ir daudz augstāka, jo pieejas tiesības var iedot tikai tiem cilvēkiem, kam tās patiešām nepieciešamas. Attiecīgi vieglāk ir nodrošināt GDPR un citu datu drošības prasību ievērošanu.
4)Drošība. Papīrs var iedzeltēt, un tam var kaitēt ūdens vai uguns. Digitāli saglabātas informācijas gadījumā tas nevar notikt. Var izvēlēties, vai izmantot programmatūru mākonī vai lejupielādēt to datoros. “Standard Books” lietotāji lielākoties programmatūru lejupielādē savā datorā, bet serveris atrodas mākonī. Līdz ar to par serveri parūpējas “Excellent”, bet uzņēmējam par to nav jālauza galva.
Kā pāriet uz digitālo grāmatvedību?
Pārejai uz digitālo grāmatvedības uzskaites sistēmu vispirms ir nepieciešams konkrēts plāns. Jāpārdomā, kādu tieši informāciju uzņēmumā vajag digitalizēt – pārdošanas rēķinus, pirkuma rēķinus, aktus, līgumus, izdevumu čekus utt. Tāpat jānosaka, no kura datuma plānots pāriet uz digitālo grāmatvedību. Vidēja lieluma uzņēmumā ieteicams iecelt projekta vadītāju, kurš sazināsies ar dažādām pusēm un atrisinās jautājumus, kas rodas pārejas laikā.
Novēlam, lai grāmatvedības un uzņēmuma vadības procesus izdodas īstenot ērti un efektīvi!
