Pateicoties biznesa vadības sistēmām, šobrīd grāmatvežu darbs ir daudz vienkāršāks un ātrāks nekā pirms vairākiem gadiem. Taču vecie, labie čeki nereti izrādās klupšanas akmens. Tie ir kā nekontrolējamas ātrvilciena bremzes, kas jāsalasa no darbinieku galdu stūriem un naudasmakiem un jāievada grāmatvedības programmā. Patiesībā visiem grāmatvežiem būtu laiks iesoļot mūsdienās un aizmirst papīra rēķinus!
“Grāmatvedība bez pirkumu kvītīm un čekiem ir neiedomājama. Bet tajā pašā laikā to savākšana no darbiniekiem vienmēr ir bijis viens no neērtākajiem grāmatvežu darba pienākumiem. Tādēļ ir vērts padomāt par papīra čeku digitalizāciju,” saka Zanda Lagzdiņa, grāmatvedības pakalpojumu uzņēmuma “Kamelota” valdes locekle.
Lai gan uzņēmuma vadības sistēma “Standard Books”, kuru piedāvā “Excellent”, neietver rēķinu digitalizācijas moduli, tajā var integrēt digitalizācijas pakalpojumu sniedzēju lietojumprogrammas. Tas nodrošina, ka nofotografēts čeks tiešā veidā tiek novirzīts grāmatvedības programmā. “Standard Books” programmatūra atbalsta čeku digitalizāciju ar tādu partneru starpniecību kā ”CostPocket”, “Fitek” un “FitekIn”, ko piedāvā “Unifiedpost”. Ja mūsu klienti to vēlēsies, strādāsim arī ar citiem operatoriem.
Kādas ir digitālo čeku priekšrocības?
Pirmkārt, tas noteikti ir ātrums – nofotografēts un lietotnē augšupielādēts čeks nokļūst līdz grāmatvedim dažu sekunžu laikā.
Salīdzinājumā ar praksi papīra čekus savākt, rūpīgi uzglabāt un vismaz reizi mēnesī nodot grāmatvedim, šis ir kā liels solis no pagātnes mūsdienās. Čeki mēdz pazust, saburzīties, kļūt netīri un izbalēt. Un tad grāmatvedim ir jāatšifrē, kam pieder šis čeks un par ko tas ir iesniegts. PVN deklarāciju iesniegšanas laiks turpretim negaida, un to nevar atlikt.
Grāmatvedis vairs nav čeku savācējs
Čeku nosūtīšana, izmantojot biznesa vadības programmu, nodrošina to, ka mēneša beigās līdz grāmatvedim nenokļūst vairākas kaudzes papīru, bet gan vienkopus jau grāmatvedības sistēmā digitalizēti čeki.
Čeku iesniegšanu var veikt ikviens darbinieks jebkurā laikā un vietā, jo to apstrāde notiek digitāli ar interneta starpniecību. Savukārt grāmatvedim tādā veidā ir daudz ērtāk saplānot vienmērīgāku savu ikdienas darba slodzi un veikt nepieciešamos aprēķinus īstajā laikā.
“Papīra čeku vākšana šodien patiešām ir novecojusi metode. Gan grāmatvežiem, gan darbiniekiem ir daudz ērtāk to vienkārši nofotografēt un automātiski iesniegt grāmatvedībai. Lietotnē ir viegli izvēlēties, vai čeks ir vai nav jāatlīdzina, kā arī norādīt izdevumu un samaksas veidu. Un tad darbinieks par to var aizmirst, taču grāmatvedis var sākt darbu viegli un ātri. Tātad ieguvums ir dubults,” saka “Excellent Latvia” valdes loceklis Elvis Kvalbergs. “Digitālais čeks nozīmē to, ka lietotne pati paņem no tā nepieciešamo informāciju – summu, valūtu, datumu, piegādātāja nosaukumu utt. Tas nav vienkārši foto, bet gan kārtīgs mūsdienīgs un vieds darbarīks.”
Automātiski apstrādāt var arī rēķinus
Tikpat vienkārši grāmatvedībai var iesniegt arī e-pastā atsūtītus rēķinus. Piemēram, taksometru kompānijas rēķinus var pārsūtīt uz konkrētu operatora e-pasta adresi, kur tie tiek digitalizēti un automātiski pārsūtīti uz grāmatvedības sistēmu.
“Padomājiet, cik daudz laika jūsu uzņēmumā katru dienu prasa čeku savākšana, uzglabāšana, aiznešana grāmatvedim, kuram tie vēl ir arī manuāli jāapstrādā. Daudz vienkāršāk ir to uzreiz nofotografēt, augšupielādēt lietotnē, un tas arī viss,” norāda Elvis. “Ja ir izveidoti grāmatvedības risinājumi, kas padara mūsu dzīvi vieglāku, aicinu tos izmantot!”
