Domājot par uzņēmuma efektivitāti, parasti mēs iedomājamies par procesiem. Savukārt procesu efektivitāte ir atkarīga arī no tā, cik raiti notiek informācijas aprite starp dažādām struktūrvienībām. Līdzīgi kā asinsrite cilvēka organismā, informācijas aprite uzņēmumā  ir vajadzīga katrai nodaļai, lai varētu veikt savu darbu. 

Tiklīdz ir traucējumi organisma procesos, rodas veselības problēmas un pat slimības. Tāpat uzņēmumā – ja ir bijusi informācijas aizture, tas agrāk vai vēlāk radīs traucējumus kādas struktūrvienības darbam.

Tādēļ aicinām pievērst uzmanību, kāda ir informācijas aprite uzņēmumā, un gādāt par to, kā to uzlabot un automatizēt. Labs risinājums ir uzņēmuma informācijas sistēmu integrācija. Tā nodrošinās efektīvāku informācijas apmaiņu starp uzņēmuma struktūrvienībām un līdz ar to arī efektīvākus procesus, laika un citu resursu ietaupījumu.

Paraudzīsimies uz dažām situācijām, kā tās ietekmē nepietiekama un lēna informācijas aprite.

Piemērs ar pārdošanas pasūtījumu apstrādi

Ja pārdošanas pasūtījumi tiek ievadīti sistēmā nevis uzreiz un automātiski (piemēram, sarunājoties e-komercijas sistēmai ar pasūtījumu sistēmu), bet pēc vienas vai vairākām dienām (turklāt, manuāli vadot, var rasties cilvēciskas kļūdas), tas var aizkavēt darbu arī citām struktūrvienībam – Iepirkumu departamentam, grāmatvedībai, noliktavu piegādēm, loģistikai utml. Tas viss rada ķēdes reakciju. Ja vienā vietā kaut kas aizkavējas, tad tas aizkavē arī visus turpmākos procesus.

Piemērs ar rēķiniem

Ja Pārdošanas departamenta darbinieks sazināsies ar klientu, kurš nav apmaksājis rēķinus vai regulāri kavē to apmaksu, un attiecīgajam darbiniekam par to nebūs informācijas, tad, visticamāk, notiks vēl viens darījums, kuram būs neapmaksāts vai kavēts rēķins.

Piemērs: internetveikals ar un bez biznesa vadības sistēmas 

E-veikalā, kas darbā izmanto biznesa vadības sistēmu, pasūtījuma apstrādes process notiek automātiski – tas uzreiz sistēmā tiek apstiprināts, uzreiz ir iespēja norēķināties par preci un, tiklīdz veikta samaksa, jau sākas preces nosūtīšanas process. Tā kā, pateicoties biznesa vadības sistēmai, e-veikalu ir iespējams integrēt arī ar noliktavu, tajā parādīsies arī aktuālā informācija par preču pieejamību. Klients varēs pasūtīt tās preces, kas ir pieejamas, un redzēt arī tās, kas būs pieejamas pēc kāda laika. Automatizētā procesa rezultātā klients ātrāk saņem preci, bet e-veikalam raitāk notiek preču apgrozība un ir iespēja palielināt pārdoto preču apjomu.

Ja šādas sistēmas nav un pasūtījums tiek apstrādāts manuāli, tad process ir daudz ilgāks un arī dārgāks. No sākuma klients veic pasūtījumu, tad kāds darbinieks pārbauda, vai prece ir noliktavā, tad, iespējams, vēl sazinās ar klientu, izraksta un sūta rēķinu. Kad rēķins apmaksāts, paiet vēl kādas dienas, kamēr maksājums saņemts un tiek dots rīkojums sagatavot preci un veikt sūtīšanu. Tas viss aizņem ilgāku laiku, un klients preci saņem vēlāk nekā to nodrošina konkurents, kuram šis process ir automatizēts, vai arī jau ir paguvis preci iegādāties citur.

Sistēmu integrācija – risinājums darījumu apstrādes efektivitātei

Sistēmu integrācija var ievērojami paaugstināt darījuma apstrādes efektivitāti, un līdz ar to – naudas plūsmu, apstrādāto darījumu skaitu, apgrozījumu un peļņu. Ja informācija nav pieejama pietiekami brīvi, tas viss tiešā veidā var radīt uzņēmumam zaudējumus.

Lai izvairītos no šādiem informācijas pārrāvumiem, ir svarīga dažādu sistēmu integrācija, kas ļauj tām savstarpēji  “sarunāties” un apmainīties ar datiem. 

Biznesa vadības sistēmā “Standard Books” šim nolūkam kalpo API, kas ļauj integrēt dažādas uzņēmuma sistēmas – grāmatvedību, e-veikalu, noliktavu sistēmu, kasi, ražošanas pārvaldību un citas, starp kurām jānotiek ātrai un automātiskai informācijas apmaiņai. API palīdz arī tiem, kuri izmanto dažādus biznesa datu analīzei domātus rīkus, lai nogādātu nepieciešamos datus pareizajā formātā uz pareizo sistēmu.

Biznesa vadības sistēma “Standard Books” sniedz plašāko dažādu funkciju integrāciju klāstu, ko uzņēmumi var izmantot efektīvākam darbam, biznesa digitalizācijai un automatizācijai. 

Sazinieties ar mums, lai uzzinātu vairāk par šīm iespējām!