Ātrs, elastīgs un pilnvērtīgs: darbinieku pašapkalpošanās portāla priekšrocības
Digitalizēta personāla vadība var ievērojami palielināt darba efektivitāti un samazināt kļūdu skaitu, tāpēc esam izveidojuši “Excellent” portālu – rīku, kas piedāvā risinājumu dažādu uzdevumu izpildei, kurus var veikt paši darbinieki, palīdzot ietaupīt uzņēmuma resursus.
“Excellent Latvia” jau labu laiku strādā pie rīka, kas nodrošina, lai darbiniekiem nebūtu jāuztraucas par virkni papīra dokumentu aizpildīšanu un nodošanu, pazudušiem e-pastiem un noklīdušām svarīgām piezīmēm. Šādi lielāko daļu ar personālu saistīto jautājumu – prombūtņu vadību, dokumentu vadību, maiņu plānošanu, laika uzskaiti, algu lapiņas, uzņēmumā var risināt digitāli. Tas izveidots tā, lai lietotājs varētu lietot sistēmu sev visērtākajā laikā un vietā.
Prombūtņu vadība
Portāla priekšrocības slēpjas tajā, ka to ērti var lietot gan uzņēmuma, departamenta vai nodaļas vadītājs, gan darbinieki, saņemot vienotu ieskatu par esošo situāciju. Darbinieks, atverot portālā savu profilu, var pats pievienot iesniegumu par nepieciešamo prombūtni, vajadzības gadījumā papildinot to ar pavadošiem dokumentiem, piemēram, izziņu no zemessardzes. Vai arī, plānojot brīvdienas, apskatīt, cik atvaļinājumu dienu uzkrāts. Dokumentus iespējams ģenerēt automātiski un tajos jau būs iekļauti standarta teksti, kurus pēc nepieciešamības var papildināt vai labot.
Darbinieku prombūtnes var plānot arī vadītājs, vadoties pēc uzkrāto dienu skaita vai attiecīgajā periodā nepieciešamajiem resursiem, kā arī jau pievienotos iesniegumus turpat apstiprināt vai noraidīt, parakstot elektroniski, tā mazinot drukāto dokumentu apriti. Viena vērtīga iespēja ir saziņas veidošana attiecīgā ieraksta ietvaros. Precizējošie jautājumi vai papildinājumi par attiecīgo dokumentu vairs nepazudīs kaut kur e-pastos vai telefona sarakstēs, bet būs ātri atrodami, ērti pieejami, viegli pārbaudāmi un auditējami.
Informāciju par prombūtnēm sistēma automātiski ielasa arī no Elektroniskās deklarēšanas sistēmas (EDS), tādējādi vienuviet veidosies pilnīgs pārskats par katru darbinieku.
Maiņu plānošana
Cieši saistīta ar darbinieku prombūtni ir arī maiņu plānošana, kas pēc savas struktūras ir sarežģītāks process, jo pakļaujas virknei ļoti specifisku nosacījumu. “Excellent” portāls paredz iespēju šos nosacījumus definēt, tā padarot ērti pārskatāmu arī ikdienas darba noslodzes plānu veidošanu. Lielisks piemērs ir mazumtirdzniecības joma, kurā ir svarīgs ne vien darbinieku maiņu apjoms un laiks, bet specifiski paredzams arī pārtraukums. To portālā var atbilstoši definēt, bet, ja laika gaitā notiek izmaiņas, tās ērti pievienot, mēneša beigās iegūstot reālos datus par katru darbinieku, kas sniedz iespēju izveidot pareizu darba laika uzskaites tabulu, kuru grāmatvedis var izmantot algu uzskaitei.
Digitālais birojs
Portāla iespējas pieļauj viedot faktiski digitālu biroju, kas ir milzīgs ieguvums uzņēmumam. Šādā veidā var attiekties no jebkura drukāta ar personālu saistīta dokumetna, sākot ar darba līgumu līdz pat algas lapiņai. Dokumentu radīšana, aprite un uzglabāšana vairs neradīs neērtības, jo viss, arī apstiprināšana un parakstīšana, iespējama digitāli.
Portālā var veidot dokumentāciju gan vienam cilvēkam, gan visam departamentam vai kādai definētai darbinieku grupai kopā. Piemēram, sistēmā var ģenerēt rīkojumu par izmaiņām darba laikā, to nosūtīt visai atlasītajai grupai. Cilvēki ar to var iepazīties, apstiprināt un, ja nepieciešams, parakstīt. Visām šīm darbībām iespējams sekot līdzi, pārliecinoties, ka darbinieki ir informēti par paredzamajām izmaiņām.
Darba samaksas un personāla administratīvā apkalpošana ir procesi, kas pakļaujas automatizācijai, to nodrošina “Excellent” portālā ietvertie instrumenti. Būtībā portāls ir ērts, pieejams un salīdzinoši vienkāršs rīks un, lai tā izmantošanā apmācītu ikvienu uzņēmuma darbinieku, nav jāiegulda pārmēru daudz laika un finanšu resursu, taču ieguvums ir efektīva personāla un algu pārvalde.
Kāpēc lietot “Excellent” portālu?
Visi procesi, kurus ir iespējams pārvaldīt sistēmā, ir saistīti ar datu ievadi un uzglabāšanu, tāpēc nereti saņemam jautājumus par datu drošību. Ievāktie dati tiek uzglabāti sistēmā atbilstoši likumam, tāpēc par to drošību nevajag bažīties.
Uzņēmuma darbinieki, caur portālu, ar ļoti daudzām lietām var tikt galā paši, tā atslogojot personāla daļu, kas iegūst laiku citu uzdevumu izpildei. Ieguvums noteikti ir arī samazinātā drukāto dokumentu aprite uzņēmumā, automātiski digitalizējot tos. Uzkrātie dati dod iespēju ne vien analizēt, bet arī viegli pārbaudīt un auditēt rezultātus, plānojot uzņēmuma attīstību. Turklāt “Excellent” portāls “Stadard Books” un “Standard ERP” lietotājiem ir pieejams rīks arī izmaksu ziņā, ko īpaši novērtē uzņēmēji ar mazāku darbinieku skaitu.
Aicinām sazināties ar “Excellent Latvia” konsultantiem, kas ar prieku sīkāk pastāstīs ne tikai par personāla, bet arī grāmatvedības nodaļas ieguvumiem, ik dienu lietojot portālu.
Elvis Kvalbergs, “Excellent Latvia” valdes loceklis, pavisam nesen notikušajās klientu dienās īsi iepazīstināja ar “Excellent” portālu, tāpēc papildu informāciju iespējams iegūt arī noskatoties šo video – “Excellent” portāls (https://www.youtube.com/watch?v=SkKUr10t7Gc).
