Autore: Linda Tunte, žurnāls “iFinanses”

Šis ir digitalizācijas iespēju laiks. Kad tad, ja ne tagad, ir īstais brīdis, lai ieviestu programmas, kas uzņēmumu ikdienu padarīs efektīvāku un automatizētāku. Tieši tāpēc uz interviju aicinājām “Excellent Latvia” vadītāju Elvi Kvalbergu, lai runātu par aktuālajām tendencēm uzņēmējdarbības digitalizācijā.

Kā šo sarežģīto laiku labāk izmantot uzņēmumu attīstīšanai?

Jebkura krīze ir kā zemestrīce – tā visu satricina un samaisa vietām. Kāds paliek zem drupām, bet cits kāpj arvien augstāk. Tomēr jebkura krīze ir iespēja uzlabot iekšējos procesus, atrast jaunus attīstības scenārijus – ja Latvijā ir par maz klientu, varbūt tos var meklēt Lietuvā un Igaunijā. Jaunus virzienus visefektīvāk un gudrāk var plānot, izmantojot no biznesa vadības sistēmas saņemamu informāciju. Sistēmā uzskatāmi redzams, kurā preču grupā ir vērojams kritums, kurā departamentā un kuriem darbiniekiem klājas vissliktāk. Atbilstoši tam tad arī jācenšas sadziedēt vai nomainīt tās jomas, kurām neveicas. Normālā biznesa ikdienā var turpināt strādāt kā ierasts, taču, ja sākas krīze, datu pieejamībai un analīzei ir īpaši būtiska nozīme ikviena uzņēmuma ikdienā.

Viens no būtiskiem vadītāju izaicinājumiem šajā laikā ir komandas attālināta vadīšana. Cik efektīvi tas vispār ir iespējams?

Ja uzņēmumā nav atrasts veids, kā izmērīt cilvēku rezultativitāti, attālināta biznesa vadība tiešām ir izaicinājums. Strādājot kopā klātienē, vadība redz, cikos katrs darbinieks ierodas, ko viņš dara datorā, kāds ir viņa noskaņojums. Tagad ir pilnībā jāmaina domāšana. Menedžmentu vairs nedrīkst vērst uz iekšieni, skatoties, cik stundas darbinieks pavada pie datora, cik liels darbaholiķis viņš ir un cik enerģijas ieliek darbā. Šobrīd ir jāorientējas uz rezultātu – kad vadība to izdara, pārējo ir vieglāk sakārtot.

Vai mūsdienās uzņēmums var pastāvēt vien attālināti, bez fiziskās telpas iztiekot pilnībā?

Mūsu uzņēmums ir ceļā uz atteikšanos no fiziskā biroja. Esam analizējuši dažādu nozaru specifiku, un ir saprotams, ka ražošanas uzņēmumos strādāt attālināti ir teju neiespējami, līdzīgi arī loģistikā, taču lielākajā daļā jomu ir iespējams strādāt attālināti. Dokumentu aprite jau var notikt pilnībā attālināti, atliek vien mainīt arī iekšējo darba kultūru. Sākumā tas var izskatīties sarežģīti, taču nav neiespējami. Piemēram, nav grūti darba interviju vadīt tiešsaistē, dokumentus parakstīt elektroniski, komunicēt ar klientiem un piegādātājiem ar e-pasta starpniecību, dažādi maksājumi jau sen tiek veikti digitāli utt. Ja kāds dokuments tomēr tiek saņemts papīra formātā, to var nofotografēt un digitalizēt.

Rietumos uzņēmumi varbūt vēl var atļauties būt digitāli atpalikuši, taču Latvijai digitalizācija var kļūt par būtisku konkurences priekšrocību. Mēs nevaram atļauties tērēt laiku, šķirojot un drukājot dokumentus, pārvietojoties no viena punkta uz otru. Mūsdienās cilvēku laiks ir lielākā vērtība.

Kādas biznesa efektivitātes uzlabošanas iespējas var sniegt biznesa vadības sistēmas?

Sadarboties, kolēģiem atrodoties fiziski tuvu, ir salīdzinoši vienkārši – ja kāds kaut ko nav izdarījis, vienkārši pieejam klāt un atgādinām par darāmo. Bet kā pārredzēt procesus, katram fiziski atrodoties kur citur? Lielākā daļa jau ir pieradusi pie grāmatvedības programmām – grāmatveža darbs ir pārredzams, ja kaut kas netiks izdarīts, to viegli būs pamanīt. Biznesa vadības sistēmās ērti var integrēt it visus uzņēmuma procesus, piemēram, personāla dokumentus – jebkurš darbinieks jebkurā brīdī var aplūkot savu algas lapiņu, parakstīt kādu dokumentu, nosūtīt to grāmatvedim. Tur būs apkopoti visi dokumenti, darbi, procesi būs pārskatāmi un vadībai ērti kontrolējami. 

Taču ir būtiski, lai viss ir integrēts vienkopus – ja pārdošanas departaments strādā savā programmā, bet grāmatveži – savā, neizbēgami būs pārrāvumi, aizķeršanās utt. Sadrumstalotība rada problēmas. Ja uzņēmums pēc krīzes plāno atgriezties darbā klātienē, tas viss nekur nepazudīs – efektivitāte noderēs arī klātienes biroja ikdienā.

Būtiski, ka biznesa vadības sistēma sniedz iespēju pārredzēt visu uzņēmuma darbību – no līgumiem un rēķinu aprites līdz pat preču piegādei un uzskaitei, pieejamībai internetveikalā utt. Tā palīdz mērīt darbinieku rezultativitāti. Kas vēl būtiskāk – šī sistēma sniedz arī biznesa rezultātu datu analīzi un tādējādi ļauj vadībai pieņemt datos pamatotus lēmumus, kādā virzienā turpmāk uzņēmumam attīstīties.

Un kāpēc tieši “Excellent” piedāvātie risinājumi varētu būt vispiemērotākie?

Tas varbūt izklausīsies nedaudz iedomīgi, taču Latvijā nav līdzvērtīga biznesa vadības sistēmu piedāvājuma, kurā būtu tik augsta funkcionalitāte par tik zemu cenu. Piedāvājam risinājumus teju jebkuram uzņēmumam – ražotājiem, tehnikas apkalpotājiem, servisa pakalpojumu sniedzējiem, tirgotājiem utt. 

Saprotams, ka katrā nozarē uzņēmumiem ir atšķirīgs darba stils un uzskaites principi. Tāpēc varētu būt noderīgi, ka mūsu sistēma ir modulāra – katrs var paņemt tos modeļus, kas nepieciešami tieši viņam, kā no “Lego” klucīšiem saliekot kopā tieši tos moduļus, kas vajadzīgi. Arī tālāk – ja uzņēmums nolemj paplašināt savu darbību, nav nepieciešams iegādāties jaunu programmu, pietiek ar kāda jauna moduļa pievienošanu esošajai sistēmai.

Kā jau allaž, viens no būtiskākajiem iemesliem, kāpēc uzņēmēji kādā jomā vilcinās, ir izmaksas.

Es varu jebkuram uzņēmumam ātri veikt aprēķinus, cik īsā laikā tas atmaksāsies. Tiesa, ir atsevišķi uzņēmumi, kuri man ir pierādījuši, ka viņiem tiešām digitalizācija nav nepieciešama, bet tādu ir patiešām maz un tie ir jomās, kurās darbiniekiem nav praktiski nekādu zināšanu par e-vidi. 

Kopumā jebkurš e-paraksts ir lētāks par fizisku parakstu, jebkurš e-rēķins ir lētāks par dokumentu, kas izdrukāts uz papīra, kurš, iespējams, pat vēl ir jāpiegādā pa pastu. Jāņem vērā ne tikai finansiālie aspekti, bet arī cilvēkfaktors – es tiešām neticu, ka ir daudz cilvēku, kuri izbauda rutīnas darbu, kuri nenoguruši var vadīt iekšā skaitļus “Excel” tabulā, veidot vienveidīgas atskaites utt. Tas pamazām rada demotivāciju, kas darba devējam izmaksā dārgi. Un arī to ir jāņem vērā, aprēķinot investīciju atpelnīšanu.

Vai jums ir vīzija par to, kā uzņēmēji strādās pēc, piemēram, 10 gadiem?

Pirmkārt, tas noteikti notiks attālināti – arvien vairāk darbinieku, īpaši jaunākās paaudzes, ilgstošu pilnas slodzes darbu birojā vairs neuzskata par normu. Pieļauju, ka nākotnē arvien vairāk darbinieku pēc savas būtības kļūs par pašnodarbinātajiem – juridiski varbūt viņi saņems algu konkrētā uzņēmumā, taču faktiski paši plānos savu laiku un darbu, vadītājam nogādājot vien rezultātu. Ja šobrīd vēl šķiet, ka uzņēmums var atļauties uzturēt fizisko biroju, par attālināto darbošanos ir jādomā nākotnes vārdā.

Otrkārt, cilvēki arvien vairāk saka “nē” garlaicīgam darbam, viņi nav gatavi strādāt bez acīmredzama rezultāta. Jaunieši ir auguši citā pasaulē, viņi ir pieraduši, ka visas durvis ir vaļā, tāpēc atrast darbinieku, kurš, piemēram, tikai klikšķinās datorā, apstiprinot pasūtījumus, drīz būs sarežģīti.