Jaunumi e-rēķinu jomā; neatlieciet uz pēdējo brīdi
Vai joprojām datus no rēķiniem manuāli pārrakstāt grāmatvedības sistēmā? Tas nav jādara, ja izmantojat e-rēķinus! Lai arī e-rēķinu obligāta izmantošana starp uzņēmumiem ir pārcelta uz 2028. gadu, aicinām to neatlikt uz pēdējo brīdi un izmantot jau tagad!
No 2025. gada 1. janvāra Latvijā e-rēķini jeb strukturētie rēķini XML formātā obligāti jāizmanto sadarbībā ar valsts un pašvaldību iestādēm. Bija arī izņēmumi, ja sadarbības līgumi slēgti agrāk. Taču no 2026. gada 1. janvāra izņēmumu vairs nebūs un, sadarbojoties ar valsts un pašvaldību iestādēm, norēķiniem obligāti būs jāsūta e-rēķins.
Tāpat, ja sniedzat pakalpojumus vai pārdodat preces valsts vai pašvaldību budžeta iestādei, no 2026. gada 1. janvāra e-rēķina kopija obligāti būs jānosūta arī Valsts ieņēmumu dienestam.
Saskaņā ar patlaban spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem norēķinos starp uzņēmumiem e-rēķini būs obligāti jāizmanto no 2028. gada.
Pēdējā brīdī atmodīsies daudzi
Patlaban aptuveni puse Latvijas uzņēmumu nespēj sagatavot un nosūtīt e-rēķinus – liecina “Norstat” un uzņēmuma “ZZ Dats” 2025. gada pavasarī veikta uzņēmumu aptauja. Tas nozīmē, ka, visticamāk, būs daudz uzņēmumu, kas atmodīsies pēdējā brīdī.
Tādēļ aicinām to ieviešanu neatstāt uz pēdējo brīdi, bet sākt tos izmantot jau tagad! Līdz ar to jau tagad baudīsiet arī ieguvumus, ko tie sniedz.
E-rēķinu operatora “Unifiedpost Latvia” valdes loceklis Edgars Strazds atzīst, ka šobrīd tie uzņēmumi, kas sūta e-rēķinus valsts sektoram, ir atraduši ceļu, kā to izdarīt. Tagad līdz 2025. gada beigām būs jāatrod veids, kā e-rēķinu, kas tiek sūtīts valsts sektoram, nosūtīt arī Valsts ieņēmumu dienestam.
Viņš atzīmē, ka normatīvajos aktos šobrīd ir noteikts pienākums, ka sūtītājam ir jānodrošina, ka e-rēķina kopija nonāk Valsts ieņēmumu dienestā.
Kam gatavoties?
- Ja izmantojat e-rēķinu operatora pakalpojumus, tad e-rēķina nogādāšanu jebkuram rēķina saņēmējam un arī Valsts ieņēmumu dienestam spēs nodrošināt e-rēķinu operators. Jums par to galva nav jālauza.
Piemēram, e-rēķinu operatoram “Uniefiedpost Latvia” jau ir gatavs risinājums, kā to nodrošināt. Valsts ieņēmumu dienestam tikai jāpasaka, kur tas vēlas tos saņemt, un “Uniefiedpost Latvia” nodrošinās to nogādi.
- Ja neizmantojat e-rēķinu operatora pakalpojumus, tad e-rēķinu tā saņēmējam varat nosūtīt biznesa vadības sistēmā “Excellent Books” vai “Excellent Standard ERP” (iepriekš – “Standard Books” un “Standard ERP”) vai izmantojot portālu Latvija.lv. “Excellent” biznesa vadības sistēmās varat izveidot un nosūtīt e-rēķinus gan programmatūras ietvaros, gan saņēmējam uz e-pastu vai e-adresi.
Šajā gadījumā no 2026. gada 1. janvāra jums valsts vai pašvaldību iestādei adresēts e-rēķins būs jānosūta arī Valsts ieņēmumu dienestam. Plašāka informācija par to, kā tas notiks, vēl gaidāma no Valsts ieņēmumu dienesta. Taču, visticamāk, to būs iespējams izdarīt VID Elektroniskajā deklarēšanās sistēmā (EDS). Līdz ar to, ja neizmantojat e-rēķinu operatora pakalpojumus, tad šis būs vēl viens manuāla darba solis.
“Ja sūtat e-rēķinus caur Latvija.lv, tad grāmatvedības sistēmā sagatavoto e-rēķinu lejuplādē, saglabā, tad augšuplādē Latvija.lv. No 1. janvāra, kad būs jāsūta arī uz VID, tad vēl būt jāiet EDS un jāaugšuplādē tur. Tad tas viss jau ir daudz laikietilpīgāk un darbietilpīgāk. Lētāk un ātrāk ir izmantot e-rēķinu operatora pakalpojumus, kas nodrošinās visu nepieciešamo e-rēķina aizgādāšanas procesu,” saka “Excellent Latvia” valdes lockelis Elvis Kvalbergs.
Foto: Edgars Strazds sarunā ar Elvi Kvalbergu Excellent Klientu dienā 2025
Izmēģiniet e-rēķinus jau tagad
Ja savā uzņēmumā vēl neizmantojat e-rēķinus, izmēģiniet tos jau tagad! Biznesa vadības sistēmas “Excellent Books” un “Excellent Standard ERP” ir sagatavotas tā, lai jums e-rēķinu izmantošana būtu maksimālsi ērta.
Atkarībā no rēķinu apjoma jūsu uzņēmumā varat izvēlēties – vai e-rēķinu sagatavošanai un nosūtīšanai izmantot e-rēķinu operatora pakalpojumus vai arī to darīsiet paši, izmantojot “Excellent Books” un “Excellent Standard ERP” gatavo risinājumu vai Latvija.lv e-rēķinu formu.
Jebkurā gadījumā ikdienā izmantot e-rēķinus ir daudz ātrāk un vienkāršāk nekā gatavot rēķinus Excel un PDF dokumentos un pēc tam manuāli pārrakstīt rēķinu datus grāmatvedības programmā. Savadot sistēmā rēķina laukus, tas XML formātā izveidojas automātiski, un automātiski visi dati ielasās arī rēķina saņemēja grāmatvedības sistēmā.
Izmēģiniet tagad un esiet gatavi e-rēķiniem!
Vairāk par to, kā izveidot un nogādāt e-rēķinus, lasiet vienā no mūsu iepriekšējiem bloga rakstiem.
Galvenās e-rēķinu priekšrocības
- Ātrums
Rēķina dati uzreiz nonāk saņēmēja grāmatvedības sistēmā, un to var ātrāk apmaksāt. Uzlabojas rēķinu piegādes un naudas aprites ātrums.
- Mazāk kļūdu
E-rēķina dati automātiski nonāk saņēmēja grāmatvedības sistēmā. Nav nepieciešams pārrakstīt datus no papīra vai PDF rēķina un ievadīt sistēmā. Līdz ar to mazāk pārrakstīšanas kļūdu.
- Būtiski samazina krāpniecības riskus
Jums nav jāsaņem rēķini e-pastā vai citos saziņas kanālos, kur tos var nosūtīt krāpnieki. E-rēķini automātiski nonāk no vienas grāmatvedības sistēmas otrā.
Ko izvēlaties – manuālo vai automātisko ātrumkārbu?
E-rēķini tāpat kā auto gaida jūsu izvēli. Kā saka Edgars Strazds, “e-rēķinu ienākšana ir līdzīgi kā ar automātiskajām ātrukārbām. Kad tās parādījās, daudzi teica – “kam tas vajadzīgs”, “mēs taču mākam ar manuālajām, tas efektīvāk” utt. Bet tas process ir neizbēgams. Tā ir ērtība un progress, kas sniedz papildu pievieoto vērtību.”
Elvis Kvalbergs papildina, ka ar manuālo ātrumkārbu daudzi vairs nemāk braukt, jo tas vienkārši vairs nav vajadzīgs. Viņš vērš uzmanību, ka arī darba devējiem jārēķinās, ka var atnākt jauns darbinieks, kurš jau sākotnēji pieņems, ka, iegrāmatojot rēķinu, viss jau ir noticis un ka viņam par to vairs nav jāuztraucas.
Klausieties sarunu ar Edgaru Strazdu par e-rēķiniem “Excellent Latvia” Klientu dienā 2025. gada septembrī!
Par to, kādēļ e-rēķinus vērts izmantot jau tagad, vairāk klausieties arī podkāsta “PIETURA – Digitalizācija” sarunā ar Edgaru Strazdu “Ko rāda pirmais mēnesis ar e-rēķiniem?”.
