ERP jeb resursu pārvaldības sistēma ļauj plānot un vadīt uzņēmuma resursus un procesus tā, lai tie būtu pēc iespējas efektīvāki. Turklāt tas notiek vienā programmatūrā. Šajā rakstā aplūkosim “Rolling” pieredzi – kā uzņēmuma vadības sistēma “Standard ERP” var palīdzēt biznesa attīstībai. 

Grāmatvedība, pārdošana, noliktava, loģistika, ražošana, serviss, projektu vadība, personālvadība, iepirkumi u.c. – katrai no šīm funkcijām nav nepieciešama atsevišķa programmatūra. To visu var vadīt vienotā ERP (no angļu valodas – Enterprise Resource Planning) sistēmā. Latvijas uzņēmums “Rolling”, kas pakalpojumus sniedz arī Igaunijas tirgū, jau gadiem izmanto biznesa vadības sistēmu “Standard ERP”, lai uzlabotu uzņēmuma procesus un veicinātu efektīvu biznesa attīstību. Šajā laikā “Standard ERP” ir tikusi pielāgota “Rolling” vajadzībām, lai ieviestu daudzas jaunas iespējas uzņēmuma darbiniekiem un klientiem. 

“Excellent Latvia” nodrošina divu veidu ERP sistēmas

Kopumā “Excellent Latvia” nodrošina divu veidu ERP programmatūras – “Standard ERP” un “Standard Books”. Viena ir piemērotāka lielākiem uzņēmumiem ar vairākiem darbības virzieniem vai biznesu arī citās valstīs. Savukārt otra – maziem un vidējiem uzņēmumiem. ERP sistēmas sastāv no dažādiem moduļiem jeb daļām, kuras ikviens uzņēmums var kombinēt un izmantot atbilstoši savām vajadzībām. 

Palūkosimies, kā ERP sistēmu izmanto “Rolling”!

Uzņēmums “Rolling” Latvijas tirgū ir jau 20 gadus. Kā stāsta tā Pārdošanas daļas vadītājs Rolands Pjasta (fotogrāfijā), tas palīdz uzņēmumiem sakārtot biroja ikdienu, lai ne par ko nav jādomā un viss būtu uz vietas ātri un ērti. Biroja tehnika un tās serviss, kārtridži, to ražošana un uzpildīšana, kancelejas, saimniecības un pārtikas preces – “Rolling” nodrošina visu, kas nepieciešamas uzņēmumiem ikdienā. Tam ir gan savi kurjeri un autoparks, gan noliktava un ražotne. Taču tas izmanto arī pakomātu un ārpakalpojuma kurjeru pakalpojumus. “Standard ERP” sistēmu “Rolling” izmanto gan Latvijā, gan Igaunijā, tādējādi redzot arī konsolidētus biznesa datus.

“Rolling” – birojs bez apstājas!

• Darbības veids: preču tirdzniecība, biroja tehnikas noma, biroja iekārtu serviss
• Darbinieki: > 100
• Sniedz pakalpojumus Latvijā un Igaunijā
• Apgrozījums Latvijā 2022: EUR 11,1 milj.
• Biznesa vadībai izmanto programmatūru “Standard ERP

Viss uzņēmums vienotā sistēmā

“Rolling” moto ir “Birojs bez apstājas!”. Rolands stāsta, ka agrāk uzņēmums strādājis ar vairākām atšķirīgām sistēmām un arī Excel programmu. Radās dažādi šķēršļi, jo vienā sistēmā bija viena informācija, citā – cita. Tā bija atšķirīga, kādreiz kāds kaut ko nebija paguvis ievadīt. Līdz ar to bija nepieciešams apkopot datus vienkopus vienā sistēmā, lai nodrošinātu klientiem operatīvu un augsta līmeņa servisu. 

“Esam atraduši sistēmu – “Standard ERP”, ko izmantojam jau vairāk nekā 10 gadus. Tur esam gan visi darbinieki, gan visas nodaļas, viss par un ap precēm un pakalpojumiem,” stāsta Rolands. Viņš atklāj – kad kāds darbinieks ievada sistēmā informāciju par klientu, preci vai pasūtījumu, to redz uzreiz visi iesaistītie darbinieki. Nav jāgaida, kamēr šī informācija nonāk līdz citai struktūrvienībai. Tas ļauj strādāt operatīvi.

Rolands iezīmē būtiskākos ieguvumus darbiniekiem un klientiem, ko uzņēmumam “Rolling” palīdz nodrošināt “Standard ERP” sistēma.

Galvenie ieguvumi darbiniekiem:

• Atskaites par darāmajiem darbiem – dod iespēju laikus veikt uzdevumus. Piemēram, iepirkumu jomā redzams, kādas preces nepieciešams laikus pasūtīt, lai preces būtu uz vietas. Servisa meistari sistēmā redz, kāda apkope vai remonts nepieciešams ierīcei; kurjeri – kās jāpiegādā vai jāpaņem no klientiem; noliktavas darbinieki – kas jāiepako utt.

• Klientu apmierinātības mērījumi un atsauksmes – to redzam sistēmā. Klients atsauksmi var ievadīt internetveikalā, kas darbojas uz “Standard ERP” bāzes. Tādējādi tā uzreiz ir redzama arī uzņēmuma CRM profilā.
• Saņemot klienta zvanu, iespēja uzreiz viņu atpazīt. Programmatūru “Standard ERP” esam savienojuši arī ar Zvanu centrāli. Tādējādi mēs uzreiz redzam, vai zvana esošs vai jauns klients un viņu atpazīstam. Tādā veidā mēs ātrāk varam sniegt atbildes uz klientu jautājumiem. ERP sistēma parāda informāciju par klientu, un nav jāvelta papildu laiks, lai to atrastu.
• Darbinieki sistēmā var sekot līdzi gan savam atalgojumam, uzkrātajām atvaļinājuma dienām, gan pasūtīt pusdienas, redzēt īpašās darbinieku cenas precēm un tās iegādāties. Tas viss notiek vienā sistēmā. 
• Darbinieki var sekot līdzi saviem rezultātiem un KPI, ko mērām. Mēs esam atklāts uzņēmums un dalāmies ar kolektīvu gan ar informāciju par apgrozījumu, gan peļņas rādītājiem un mērķiem, to, kā mums iet. Tas palīdz operatīvāk strādāt un sniegt vēl kvalitatīvāku servisu mūsu klientiem, laikus pamanot lietas, kas jāuzlabo.

Galvenie ieguvumi klientiem:

• Mājaslapā www.rolling.lv iespēja redzēt reālus preču atlikumus. Klientam ir svarīgi zināt – ja es šodien pasūtu, tad rīt saņemšu. Mūsu biznesa solījums ir – pasūti šodien un saņem rīt. Tādēļ sistēma ir ļoti svarīga, lai spētu to nodrošināt. Pateicoties tai, mēs varam nodrošināt augsta līmeņa servisu arī klientiem, kas izmanto biroja tehnikas apkopes un remontus, lai pakalpojumi būtu operatīvi. 

Tā kā “Rolling” e-veikals darbojas uz “Standard ERP” bāzes, preču atlikumi tiešām klientiem un darbiniekiem ir redzami reāllaikā, nevis ar laika nobīdi, kā tas būtu, ja sinhronizētu divas atsevišķas sistēmas – e-veikalu un noliktavas sistēmu.

• E-veikalā pie precēm redzamas arī saistītās un aizvietojošās preces – tas ir ļoti ērti. Tās redz ne tikai pircēji, bet arī uzņēmuma pārdošanas speciālisti, meistari un iepircēji noliktavas sistēmā, kas ir ļoti noderīgi darbā ar klientiem. 
• Sadaļa “Manas cenas” un “Mani favorīti”, kur klientiem ir pieejama informācija par īpašu cenu un viņam nepieciešamākajām precēm. 

Būtiski, ka visa uzņēmuma darbības pamatā ir viena sistēma “Standard ERP” – tas ļauj nodrošināt, ka katram klientam paredzētās cenas būs vienādas neatkarīgi no tā, kurā kanālā viņš veiks pasūtījumu. 

• Pasūtījumu pārskatāmība klienta profilā – pasūtījumu vēsture, maksājumu vēsture, pasūtījuma statuss. To visu klients savā profilā var redzēt un izsekot visam pasūtījuma izpildes ciklam. 
• Klientu profilā pieejamas atskaites – kādās adresēs, kādos periodos kādi pasūtījumi ir veikti. Klienti to ļoti augstu novērtē, jo nav jātērē savs laiks lieki zvanot un vaicājot pēc šādas informācijas.  
• “Standard ERP” palīdz nodrošināt lojalitātes programmas. Mums ir “Rolling lati”, ko klienti uzkrāj un var izmantot rēķinu apmaksai vai iegādāties kaut ko garšīgu kolēģu iepriecināšanai. ERP sistēma palīdz katrai precei automātiski sarēķināt “Rolling latus”, cik klients saņem atpakaļ par katru pirkumu. Savu uzkrājumu viņš redz arī sadaļā “Mans profils”. 
• “Standard ERP” palīdz nodrošināt akcijas. Piemēram: iepērcies par 99 eiro un dāvanā saņem lielu popkorna somu! ERP sistēma palīdz šādu akciju nodrošināt. Klientam sagatavojot pirkumu grozu savā profilā,  ERP sistēma automātiski saprot, ka klients ir kvalificējies akcijai. Klientam e-veikala ekrānā automātiski uzlec “pop-up” logs ar informāciju, ka esi saņēmis dāvanā popkorna somu. Šādas akcijas bijušas arī ar “Pica Lulū”, torti “Cielaviņa” un citas, kas mums ikdienā palīdz iepriecināt klientus. 
• Palīdz nodrošināt arī produktu akcijas – rūpējamies, lai regulāri katru mēnesi būtu plašs preču klāsts, ko klients iegādājoties, var saņemt papildus dāvānā vēl kaut ko foršu bez maksas.

Iespēja vadībai un darbiniekiem sekot līdzi biznesa rādītājiem

“Man kā uzņēmuma vadītājai ļoti svarīgi ir biznesa rādītāji. Šie dati vienuviet ir apkopoti “Standard ERP”. Balstoties uz šiem datiem, mums ir iespēja plānot projektus un  ieraudzīt iespējas. “Rolling” uzņēmuma misija ir birojs bez apstājas. Tas nozīmē gan klientiem ērtāku iepirkšanos, gan iespēju uzņēmumā nodaļām savstarpēji sadarboties,” stāsta “Rolling” izpilddirektore Ginta Biseniece (fotogrāfijā – pa labi).

ERP sistēma – platforma ierosinājumiem un uzlabojumiem

“Rolling” ERP sistēmu izmanto arī kā vienotu platformu nepieciešamo uzlabojumu apkopošanai un īstenošanai.

Ginta stāsta – ja darbinieki vai vadītāji saredz kādus nepieciešamos uzlabojumus, šie ierosinājumi tiek iesniegti ERP sistēmā, apkopoti un kopā ar uzņēmuma īpašnieku tie tiek izvērtēti. Tālāk ierosinājumi tiek sadalīti pa prioritātēm, un tiek veidotas projektu grupas, kurās tiek iesaistīti arī nepieciešamie darbinieki. Tādā veidā “Rolling” uzlabo savus procesus, padarot tos arī klientiem ērtākus. 

ERP sistēma tiek izmantota arī personāla jomā. Sistēmā tiek piefiksētas pārrunas ar darbiniekiem – par ko vadītājs un darbinieks ir vienojies, termiņi. Attiecīgi sistēmā ir iespējams arī sekot līdzi, kā notiek izpilde, kāda kvalitāte un kādi ir nepieciešamie uzlabojumi. “Standard ERP ir iespēja dot atbildības – ne tikai vadītājs un darbinieks redz informāciju par darbu gaitu, bet arī vadītāja vadītājs. Līdz ar to arī uzņēmuma vadība var sekot līdzi,” saka Ginta Biseniece.

Efektīvam kurjera darbam un tehnikas servisam

Lai piegāde klientiem būtu pēc iespējas ērtāka un arī efektīvāka, “Rolling” ir izveidojuši kurjera lietotni, kas ir sasaistīta ar “Standard ERP” sistēmu. Tajā pieejama visa kurjeru darbam nepieciešamā informācija – kuriem klientiem kas ir vajadzīgs, kā arī maršruti. 

“Standard ERP” sistēmā pieejamā informācija tiek izmantota arī tehnikas servisam. “Esam solījuši klientiem, ka reaģēsim ātri un kvalitatīvi,” saka Ginta. “Standard ERP” sistēma palīdz uzņēmumam šo solījumu īstenot dzīvē. Servisa meistars tajā redz pasūtījumus. Savukārt servisa vadītājam šī informācija ļauj plānot, kā efektīvāk nodrošināt servisa pakalpojumus.

Piemēram, ja servisa pasūtījums ir kādā no reģionu pilsētām, servisa vadītājs caur ERP sistēmu nodod ziņu arī citiem pārdevējiem konkrētajā pilsētā un maršrutā uz to – varbūt ir kādi klienti, kuriem būtu nepieciešama tehnikas apkope. Līdz ar to pārdevēji jau var aktīvi zvanīt klientiem un piedāvāt – “Mūsu meistars ir ceļā, varbūt jums vajag palīdzēt”.

Savlaicīgiem iepirkumiem

Ginta Biseniece atzīst, ka, pateicoties ERP iespējām, darba efektivitāti būtiski uzlabojusi arī Iepirkumu nodaļa. Tā piemēram, ar vienu atskaiti ir iespēja sekot līdzi, kādi ir atlikumi noliktavās. “Artikulu kartiņās ir ievietoti minimālie un maksimālie pasūtījumi. Ar vienu atskaiti cilvēki redz, ko nepieciešams pasūtīt – ja atlikumi tuvojas minimumam, tad jāveic pasūtījums,” stāsta Ginta.

Vēl viena priekšrocība – ja pārdošanas speciālisti gaida kādas konkrētas preces iegādi, viņi sistēmā saņem ziņu, ja prece ir pasūtīta vai ja nomainīts plānotais piegādes datums vai ja prece ir saņemta un var sūtīt klientam. Līdz ar to pārdošanas speciālisti ir informēti par preces statusu un var pilnvērtīgi informēt arī klientus.

Biznesa attīstībai – savstarpēji integrētas sistēmas

“Rolling” izpilddirekore atzīst, ka viena no lietām “Standard ERP”, kas palīdz gan vadītājiem, gan darbiniekiem, ir tas, ka šo sistēmu iespējams integrēt ar citām sistēmām un lietotnēm. Tas ļauj īstenot nākotnes projektus. 

Pateicoties “Standard ERP” integrācijai ar datu analītikas rīku “flex.bi”, uzņēmums “Rolling” ir izveidojis iekšējo darbinieku informēšanas sistēmu par uzņēmuma biznesa rādītājiem. Struktūrvienību darba telpās un katra stāva gaiteņos ir izvietoti TV ekrāni, kuros gan vadītāji, gan darbinieki var redzēt galvenos uzņēmuma un nodaļu biznesa rādītājus, kā arī datus par mērķu izpildi. Tādējādi ikviens darbinieks ir informēts par biznesa rezultātiem un to, kā nodaļām veicas. 

“Līdz ar to ikviens ir iesaistīts un ieinteresēts, lai uzņēmumam ietu pēc iespējas labāk,” saka Ginta. Uzņēmuma vadība ir definējusi, kurus biznesa datus darbiniekiem ir svarīgi zināt, cik bieži un ar kādu regularitāti šiem rādītājiem nepieciešams atspoguļoties. Dati uz ekrāniem atjaunojas automātiski.

Kuri darbinieki ikdienā izmanto ERP sistēmu?

“Rolling” izpilddirektore Ginta Biseniece saka, ka ERP sistēmu ikdienā savā darbā izmanto visi darbinieki. Būtiskākais darbarīks tā ir vadītājiem, pārdošanas nodaļai, iepirkumiem, noliktavai, loģistikai. “Bet tā var saukt daudz,” saka Ginta. Piemēram, ERP sistēmu izmanto arī pavārītes darbinieku ēdināšanai. Caur to darbinieki veic pusdienu pasūtījumus: pavārītes saliek ēdienkarti katrai dienai uz priekšu, un darbinieki šajā sistēmā pasūta ēdienu. 

ERP programma ļauj dažādos uzņēmuma procesus apvienot zem viena jumta, sniedzot iespēju uzņēmuma struktūrvienībām strādāt vienā sistēmā.