Vai vēlaties efektīvu darbinieku, kurš neslimo un strādā arī brīvdienās? Uzņēmuma “Kosters” vadītājs atzīst, ka tieši šāds darbinieks ir biznesa vadības programma “Standard Books”. Ar to daudzus procesus izdevies automatizēt. Rezultātā darba apjoms samazinājies pat par 70%! Un komandai vieglāk strādāt.
SIA “Kosters” ir mazumtirdzniecības un vairumtirdzniecības uzņēmums, kas piedāvā aprīkojumu kokapstrādes, metālapstrādes un būvniecības darbu veikšanai. Uzņēmums īpaši lepojas ar augstas kvalitātes un plaša sortimenta profesionāliem slīpēšanas un abrazīviem materiāliem. Tāpat veikalā pieejami profesionālie rokas elektroinstrumeti, naglotāji un skavotāji, kā arī darba apģērbi, aizsargbrilles, elpošanas aizsarglīdzekļi u.c. “Kosters” nodrošina arī pēcpārdošanas servisu un apkalpošanu.
“Kosters” moto – sniegt klientam pievienoto vērtību. Kā saka uzņēmuma vadītājs un īpašnieks Juris Juhņevičs, “klienti, strādājot ar mums, iegūst papildu darba laiku, tīrāku darba vidi, mazāk putekļu, palielinātu darba ražību un citu resursu ekonomiju”.
Īsumā par “Kosters”
- Darbības veids: kokapstrādes, metālapstrādes, būvniecības aprīkojuma tirdzniecība
- Darbinieki: 2
- Preces realizācijas kanāli: e-veikals, veikals
- Apgrozījums 2021: EUR 586 tūkst.
Izmanto šādus uzņēmuma vadības programmas “Standard Books” moduļus:
- Finanses
- Loģistika un noliktava
- Pārdošanas vadība
- Realizācijas rēķini
- Piegādātāju rēķini
- CRM jeb klientu attiecību pārvaldība
- Uzdevumu vadība
Kad ar iepriekšējo grāmatvedības programmu nepietiek
“Kosters” vadītājs Juris Juhņevičs stāsta, ka, uzņēmumam augot, jutuši, ka ar iepriekšējo grāmatvedības programmu vairs netiek galā. “Tādā situācijā ir divas iespējas – vai nu palielināt cilvēku skaitu, kas apstrādā visu informāciju, vai arī darbus automatizēt un digitalizēt.”
“Tā kā uzņēmums ir ļoti mazs – tikai divi darbinieki -, bet darba apjoms tāds pats kā lielākiem uzņēmumiem, jo apkalpojam vairākus simtus klientu, meklējām risinājumu, kur dažādie darba procesi var tikt pēc iespējas vairāk automatizēti un paātrināti, lai savu darbu padrītu efektīvāku,” saka Juris.
Viņš atzīst, ka vairākus gadus meklējis tirgū savam uzņēmumam piemērotāko biznesa vadības programmu, līdz nonāca pie “Standard Books”. “Mums bija svarīgi, lai biznesa programma ekonomē mūsu laiku. Un svarīga bija arī pieņemama cena gan pašai programmai, gan arī tās ieviešanai.”
Raitāks klientu pasūtījumu apstrādes process
Juris Juhņevičs stāsta, ka uzņēmuma vadības programma “Standard Books” jau no pirmajiem lietošanas mēnešiem palīdzējusi paātrināt un uzlabot klientu apakalpošanu – piedāvājumu izveidošanu, pasūtījumu pieņemšanu, rēķinu izrakstīšanu, kontroli par rēķinu apmaksu.
Klientu apkalpošanas process, ko agrāk darījuši ilgi un vairākiem soļiem, tagad ir daudz īsāks un var paveikt ļoti ātri uz vienas darba virsmas. Agrāk bijis vispirms jāsagatavo klientam piedāvājums, tad klients veicis pasūtījumu, tad uzņēmums rakstījis rēķinu, skatījies noliktavas atlikumu, tad pasūtījis preces no sava piegādātāja.
“Tagad informācija prakstiski jāievada vienu reizi. Piemēram, izveidojot klientam piedāvājumu. Kad klients to apstiprina, no tā paša dokumenta izveidojam pasūtījumu, tad priekšapmaksas rēķinu un tad pavadzīmi un pamatrēķinu. Tas ievērojami atvieglo klientu apkalpošanu,” saka Juris.
“Iepriekš daudz tika izmantotas dažādas “Excel” tabulas. Tagad no pasūtījuma saņemšanas brīža līdz izpildei patērētais laiks ir krietni samazinājies un visi biznesa procesi notiek ātrāk,” viņš piebilst.
Vieglāk sekot līdzi noliktavas atlikumiem
Juris atzīst, ka patlaban ieguldītais darbs, salīdzinot ar to, kā tas tika veikts agrāk, ir samazinājies vismaz par 70%.
“Ar to, kā agrāk notika, nevar nemaz salīdzināt! Ļoti ātri viss notiek. Iepirkumus no piegādātājiem vieglāk veikt, vieglāk sekot līdzi noliktavas atlikumiem. Ja prece iet uz beigām vai ir beigusies, tad to uzreiz laicīgi var redzēt biznesa programmatūrā un jau rezervēt pie piegādātāja. Tas ir ļoti būtiski, jo nav tā, ka trūkst prece, kad jau atnāk klienta pasūtījums,” pieredzē dalās Juris Juhņevičs.
Mākoņrisinājums – iespēja pieņemt pasūtījumu vai sagatavot piedāvājumu no jebkuras vietas
“Kosters” vadītājs kā priekšrocību min arī to, ka uzņēmuma vadības programma “Standard Books” ir mākoņrisinājums. “Tā kā esmu ļoti mobils un braucu pie klientiem, tad pie klienta jau varu pieņemt pasūtījumu vai uzrakstīt piedāvājumu. Vajadzīgs tikai internets. Tas atvieglo darbu.”
Ieguvumi no biznesa vadības programmas “Standard Books”
Juris Juhņevičs darbā ar “Standard Books” īpaši novērtē, ka darbus var paveikt ātrāk:
- Ātrāk var dabūt informāciju par klientiem
- Ātrāk tiek apstrādāti klientu pieprasījumi
- Vieglāk var izsekot klientu pasūtījumu izpildei
- Var izsekot avansa rēķinu apmaksai un iegūt datus par neatmaksātiem rēķiniem
- Operatīvi var iegūt datus par pārdošanas rezultātiem
- Var gūt atskaiti par klientu statusu
- Var iegūt preces artikula vēsturi, atskaiti
- Vieglāk veikt iepirkumus
- Iespēja ērti un laicīgi sekot līdzi noliktavas atlikumiem
- iespēja izveidot un nosūtīt piedāvājumus pa e-pastu no “Standard Books” programmatūras
- Ļoti vienkārši var izveidot budžetu, saliekot uz nākamo gadu savus plānus, un operatīvi sekot līdzi tā izpildei
- Pateicoties mākoņrisinājumam, var strādāt no jebkuras vietas. Tas ir svarīgi, lai informācija programmatūrā tiktu ievadīta operatīvi
- “Standard Books” nodrošina savietošanu ar ārējām sistēmām. “Tagad veicam sagatavošanas darbus, lai preču noliktavas dati un cenas tiktu automātiski atspoguļotas arī mūsu internetveikalā Koveikals.lv .”
Sadarbībā ar “Excellent Latvia” Juris Juhņevičs īpaši novērtē, ka ir ātrs un kvalitatīvs atbalsts un saprotamas atbildes situācijās, kad rodas jautājumi.
E-veikals, datu analītika, grāmatvedības ārpakalpojums – virzieni nākamajiem uzlabojumiem
Arī nākamie efektivitātes uzlabošanas darbi Jurim Juhņevičam jau ir skaidri.
- E-veikala integrācija ar “Standard Books”
“Gatavojam datus, lai varētu sasaistīt uzņēmuma vadības programmu “Standard Books” ar internetveikalu. Līdz ar to nākotnē mums atkritīs divas atsevišķas darba virsmas. Šobrīd e-veikalā tiek veidots atsevišķs rēķins, un tad mēs veidojam jaunu rēķinu “Standard Books” realizācijas modulī. Bet vēlāk būs tā, ka, ienākot pasūtījumam e-veikalā, rēķins jau automātiski tiks izveidots “Standard Books” programmatūrā. Arī visi dati no klienta pasūtījuma automātiski tiks izveidoti “Standard Books” programmā. Tas izslēgs vēl vienu papildu darba posmu,” stāsta Juris.
- Automātiskas atskaites ar “Flex.bi”
“Plānojam izmantot “Flex.bi” datu analītiku, kas pieejama biznesa programmatūrā “Standard Books”. Iepriekš daudz “ekseļus” esmu uztaisījis. Tas patērēja visas brīvdienas nedēļas nogalē, lai pārkopētu datus uz “ekseli”. Ar “Flex.bi” tas tiks izdarīts momentāni – es varu izveidot sev interesējošās atskaites, un tās tiks automatiski ģenerētas.”
- “Standard Books” pieslēgs arī ārpakalpojuma grāmatvedības uzņēmumam
““Standard Books” izmantos arī mūsu grāmatvedības ārpakalpojuma uzņēmums. Tādējādi ar finanšu un algas moduļiem operatīvi varēs nodrošināt grāmatvedības darbu. Tas mums samazinās izmaksas un būs lielāka darba efektivitāte.”
“Kosters” biznesa vadības programmu ieviesa pašu spēkiem
Biznesa vadības programmu “Standard Books” uzņēmums “Kosters” ieviesa pašu spēkiem. “Tika veikts liels mājasdarbs, pašapmācība. Skatījāmies “Excellent Latvia” mājaslapā apmācību video, izmēģinājām demo versiju. Programmu sākām izmantot pakāpeniski, sākot ar loģistiku, realizāciju, piegādātājiem un pārdošanas vadību. Tā kā es jau iepriekš biju strādājis ar programmatūrām, “Standard Books” mums bija ļoti labi saprotama un viegli ieviešama,” saka uzņēmuma “Kosters” vadītājs.
Elastīga uzņēmuma vadības programma – nākotnes vajadzībām
“Skatoties nākotnē, ja mans uzņēmums augs vēl staujāk, pilnīgi neko jaunu nevajadzēs: ja pienāks klāt vēl viens, divi, desmit vai divdesmit darbinieki vai pārdošanas apjoms un klientu skaits palielināsies, to, kas ir programmatūrā “Standard Books”, varēs izmantot arī turpmāk,” saka Juris.
Viņš atzīst: “Piedaloties e-semināros un skatoties apmācību video par jaunumiem, mēs jau tagad varam plānot, kādus papildu rīkus nākotnē pievienosim.”
Juris Juhņevičs iesaka
“Izmantojot “Standard Books”, es jau šajā īsajā laikā esmu sapratis, ka ir vērts digitalizēt un automatizēt uzņēmuma procesus. “Standard Books” es neuztveru kā programmu, bet novērtēju kā ļoti jaudīgu papildu darbinieku, kurš savu darbu izdara ātri un precīzi! Nākotnē to ir iespēja noslogot vēl ar citiem darbiem, un viņam par to nebūs nekādu pretenziju.”
Skatieties “Kosters” vadītāja pieredzes stāstu video!
