Pagājis pirmais mēnesis, kopš norēķinos ar valsts un pašvaldību iestādēm obligāti jāizmanto e-rēķini. Kā pagājušas šīs nedēļas – kāda pieredze, mācības un kas jāņem vērā? Par to sarunājamies ar e-rēķinu operatora “Unifiedpost Latvia” valdes locekli Edgaru Strazdu.
E-rēķini Latvijā ir bijuši pieejami jau vairākus gadus. Taču līdz šim tas bijis brīvprātīgs risinājums, ko izmantojuši progresīvākie uzņēmēji, kas lielu uzmanību pievērš efektivitātei un līdz ar to procesu digitalizācijai. Kopš e-rēķinu izmantošana B2G, G2G un G2B sektoros Latvijā ar likumu noteikta kā obligāta, tas, protams, pavēris citu apjomu un pieredzi.
Saruna #5 “Ko rāda pirmais mēnesis ar e-rēķiniem?”
“Excellent Latvia” valdes loceklis Elvis Kvalbergs un Edgars Strazds sarunājas:
- Kāda pieredze, mācības un secinājumi no pirmā mēneša?
- Kas ir lielākie izaicinājumi?
- Kas jāņem vērā no drošības viedokļa?
- Ko darīt ar pavadzīmēm?
- Kā sagatavoties, lai no 2026. gada visi uzņēmēji e-rēķinus spēj izmantot arī savstarpējos norēķinos?
- Kas lētāk – izmantot operatoru vai darbinieku e-rēķinu sūtīšanai un saņemšanai?
- Kādēļ Itālija un Somija ir kā trakas pēc e-rēķiniem?
Sarunā “Unifiedpost Latvia” valdes loceklis Edgars Strazds atzīst, ka pirmais mēnesis ar e-rēķiniem viņiem kā e-rēķinu operatoram ir bijis ļoti aktīvs. Galvenais uzdevums – spēt tikt galā un neizdegt. Darba lauks ir lielāks nekā būtu normālā darba gaitā. Atklājas arī jaunas nepilnības. Taču Edgars ir noskaņots optimistiski un uzsver, ka šādu lielu projektu ieviešanā sākuma posms vienmēr ir sarežģīts un praksē tiek atklātas lietas, kas visām pusēm ir jāpilnveido.
No darba intensitātes viedokļa Edgaram šis laiks atgādina eiro ieviešanu. Viņš atceras – toreiz tie, kas pamodās novembrī vai decembrī, pārmaksāja par IT pakalpojumiem kādas trīs reizes. “Darām to laicīgi un ietapīsim gan laiku, gan naudu!” aicina Edgars Strazds.
Joprojām ir jautājumi…
Viens no jautājumiem mēdz būt par to, kā uzņēmējam zināt, vai sadarbības partneris ir budžeta iestāde, proti, vai tam obligāti jāsūta e-rēķins. Šeit kā drošāko risinājumu Edgars iesaka – pavaicāt pašai iestādei, jo ne vienmēr arī budžeta iestāžu saraksti ir pilnīgi.
“Unifiedpost” nodrošina arī adrešu grāmatu, kur viņu klienti redz, kuriem no sadarbības partneriem var sūtīt e-rēķinu. Edgars Strazds atklāj, ka, pilnveidojot šo adrešu grāmatu un pievienojot arī citus e-rēķinu operatorus, “Unifiedpost” ar laiku vēlas to nodot valstij, lai visi to var izmantot ērtākiem norēķiniem.
Tāpat jautājumi mēdz būt par pavadzīmēm. Tās vēl ir papīra formā, un pārsvarā tā arī tiek izmantotas. Nepieciešams veidot rēķinu-pavadzīmi, kur viens dokuments jādrukā fiziskai saņemšanai, bet otrs kalpo kā e-rēķins. Šis ar laiku, pilnveidojot normatīvos aktus, var tikt atrisināts.
Ko labāk izmantot – operatoru vai darbinieku?
E-rēķinu sūtīšanai un saņemšanai ir iespēja izmantot vairākus kanālus – grāmatvedības programmu vai biznesa vadības sistēmu, e-rēķinu operatoru, e-adresi, e-pastu.
Edgars iesaka: šobrīd ikvienam uzņēmumam svarīgi saprast, kurus risinājumus e-rēķiniem tas izmanto vai izmantos, un izvērtēt – kuri ir perspektīvi un kuri avārijas risinājumi uz laiku.
“Jāņem vērā, ka no 2026. gada e-rēķini būs jāiesniedz arī Valsts ieņēmumu dienestam,” atgādina Edgars Strazds. Tas nozīmē, ka to apstrādes procesā būs papildus darbība. Izmantojot e-rēķinu operatora pakalpojumus, operators rēķinu nodošanu VID nodrošina automātiski.
Tāpat, izmantojot e-rēķina operatora pakalpojumus, e-rēķina saņēmējam tie nav jāapstrādā un līdz ar to nav tādu kļūdu risku. Rēķins uzreiz parādās grāmatvedības sistēmā un ir gatavs apmaksai.
Viņš atzīmē: ņemot vērā arī gaidāmās Eiropas Savienības prasības līdz 2033. gadam, “šis ceļojums būs pietiekami sarežģīts. Tādēļ labāk ņemt labu sadarbības partneri un labu biznesa programmatūru.”
“Lielākais izaicinājums būs tiem, kas šobrīd rēķinus izraksta paši “Ekselī” vai “Vordā” un nav grāmatvedības vai biznesa vadības programmatūras,” saka Edgars.
E-pasts ir iespēja krāpniekiem
Edgars Strazds aicina pastiprinātu uzmanību pievērst arī drošības aspektiem.
E-pasts ir visnedrošākais veids, kā sūtīt rēķinus. Lai izvairītos no riska, ka paši negribot pārskaitāt naudu uz krāpnieka kontu, Edgars iesaka rēķina “galviņu” jeb klienta rekvizītus vienmēr veidot grāmatvedības programmatūrā un nepārrakstīt no rēķina. Ja klients ziņo par rekvizītu maiņu, pārliecināties vairākkārt, vai klients tiešām maina rekvizītus, vai arī krāpnieks uzdodas par kādu no klientiem. Latvijā ir bijuši gadījumi, kad krāpnieki uzdodas par klientu un ziņo par konta izmaiņām.
Viņš arī norāda, ka Eiropas valstīts sāk ieviest prasības, kas paredz, lai rēķinu nosūtīšanu pa e-pastu vai nu novērstu vai padarītu drošāku.
“E-pasts no drošības viedokļa ir nedrošākais veids. Jārēķinās, ka vienā brīdī šis risinājums var tikt slēgts vai var saskarties ar paaugstinātiem krāpniecības riskiem. Nīderlandē jau šobrīd ar e-parakstu jāapstiprina, ka tas ir tavs rēķins un ka IBAN konts tiešām ir īstais, uz kuru pārskaitīt naudu,” stāsta Edgars.
Sarunas dalībnieki spriež, ka var pienākt brīdis, kad paši neko negribēsim e-pastā saņemt, jo nebūs iespējams saprast, kas ir īstais e-pasts un kas krāpnieciskais.
Svarīgi ir darīt tagad
Runājot par to, kas darāms, lai no 2026. gada visi uzņēmumi būtu gatavi izmantot e-rēķinus arī savstarpējiem norēķiniem, Edgars Strazds uzsver: “Svarīgi ir darīt tagad, jo tāpat būs pietiekami daudzi, kas pamodīsies decembra vidū vai nākamgad janvārī. Bet tas resurss otrā pusē ir pietiekami ierobežots. Un tad var nākties pārmaksāt par kādām lietām, kas šobrīd standartā nemaksā neko.”
Laba grāmatvedības sistēma ir 80% no uzvaras
“Normāla grāmatvedības sistēma ir 80% no uzvaras. Ņemot vērā, ka līdz 2033. gadam nāks vēl papildus prasības no ES regulas, kur e-rēķini ir viena no lietām, ir skaidrs, ka normāls sadarbības partneris ir aboslūti nepieciešams, lai tam varētu sagatavoties. Arī mazajiem būs jāatrod risinājums un jāpielāgojas, kādā veidā tālāk strādāt,” saka “Unifiedpost Latvia” valdes loceklis.
Sarunas gaitā Elvis un Edgars ir vienisprātis, ka izmantot e-rēķinus ir arī veids, kā rūpēties par savu klientu ērtību un lietotāja pieredzi, jo ar šo risinājumu klientam kā rēķina saņēmējam ir mazāk darba. Tā varam saviem klientiem sniegt papildu ērtību un ātrāk saņemt naudu.
Kādēļ Somija un Itālija ir kā traki pēc e-rēķiniem?
Edgars stāsta, ka e-rēķinus kā vieni no pirmajiem ieviesa Itālija, lai cīnītos ar ēnu ekonomiku. Otri ir ziemeļnieki – somi, bet pilnīgi citu iemeslu dēļ. Viņi runā par “real time economy” jeb tiešsaistes ekonomiku.
Somi sirdī ir efektologi, kas rūpējas, lai darītu lietas pēc iespējas vienkāršāk, efektīvāk un tērētu mazāk resursu. Viņu vīzija, kam jau ir ļoti tuvu – ka ar darījumu saistītie dokumenti rodas vienā sistēmā, un tā sistēma ir vienīgā vieta, kur nepieciešams ievadīt kādus datus. Rēķins aiziet pie saņēmēja sistēmā un Valsts ieņēmumu dienestā, kur tas jau veido deklarāciju. “Tas ir tas, kur, cerams, mēs arī nonāksim,” cerību pauž Edgars, “Tas nozīmē, ka mums nebūs jātērē tik daudz laika dokumentu gatavošanai, PVN deklarācijas gatavošanai un tā tālāk”.
Elvis atzīmē, ka “ziemeļvalstīs grāmatvedības ārpakalpojumi ir daudz lētāki nekā pie mums, jo tur to dara pilnīgi citādi. Darba izmaksas ir augstākas, bet darbs ir efektivizēts. Ja gada pārskatu nevar sagatavot pusstundā, tad tā jau ir problēma, jo viss ir digitalizēts. Un e-rēķini ir pirmā lieta, ar ko to darīt”.
Mērķis ir – ātrāk, vienkāršāk, saprotamāk un tērējot pēc iespējas mazāk resursu. “Ceru, ka arī mums nākotnē nodokļu deklarācija būs viens klikšķis!” saka Elvis. “Cik daudz laika aizņem viena rēķina apstrāde – ievadīšana, pārbaude, apstiprināšana utt. Tas ir ļoti dārgs process. E-rēķins daudz atrisina saņemšanas pusē.”
Kas tagad jādara…
Kopsavilkumā abi sarunas dalībnieki uzskaita svarīgākās lietas, ko ņemt vērā, gatavojoties 2026. gadam:
- Tiem, kam nav grāmatvedības programmas vai biznesa vadības sistēmas un kas strādā ar e-rēķiniem, ir pēdējais laiks to ieviest
- Tiem, kam ir kāda no šīm sistēmām, bet vēl neizmanto e-rēķinus – izvēlieties e-rēķinu operatoru un sāciet ar to strādāt. Integrācijas ir, atliek tikai tās ieslēgt. Un tas nav nedz dārgi, nedz sarežģīti
- Jo ātrāk sāksiet izmantot e-rēķinus, jo ātrāk sapratīsiet, kur ir jūsu vājās vietas un vajadzības
- Tas ir sirdsmiera un izmaksu jautājums – ja pamodīsimies decembrī vai nākamā gada janvārī, ka bija taču kaut kas ar e-rēķiniem jādara, būs ļoti daudz tādu, kas mēģinās pēdējā brīdī sagrābt un kaut ko vēl izdarīt. Bet resurss, kas ir otrā pusē – vai tā ir grāmatvedības sistēma, vai operators, vai valsts – tas būs ierobežots. Un tas ir tas brīdis, kad var nākties pārmaksāt par kādām lietām, kas šobrīd standartā nemaksā neko. Marts, aprīllis, maijs ir tas laiks, kad var lēnām un mierīgi pagūt visu izdarīt.
“2026. gada 1. janvāris atnāks ātrāk nekā gribētos. Tādēļ sagatavojamies e-rēķiniem laicīgi, un ietaupīsim gan laiku, gan naudu!” aicina Elvis un Edgars.
Visu sarunu klausieties mūsu raidierakstā!
Klausieties arī citas sarunas Excellent.lv, YouTube, Spotify, Apple Podcast!
Raidierakstā “PIETURA – Digitalizācija” runājam par industrijām, izaicinājumiem, risinājumiem un interesantām detaļām digitalizācijas ceļojumā.
Digitalizācija nav galamērķis, bet ceļojums. Šī tēma ir plaša kā internets un dziļa kā okeāns. Lai palīdzētu uzņēmējiem digitalizācijas ceļā, raidierakstā iepazīsim gan veiksmes stāstus un klupšanas akmeņus, gan viedokļus un vienkārši interesantas atziņas.
#1 “Ko grāmatvedībā varam darīt citādi”
#2 “Vai Latvija var būt zaļā Dubaija?”
#3 “Kā digitalizācija palīdz mazumtirdzniecībā?”
#4 “Vai sportisti kļūst par kiborgiem?”
Iesakiet arī savu tēmu raidierakstam, rakstot uz info@excellent.lv!
