Atjaunots 01. novembris 2024
Personāla dokumentu un aktivitāšu apstiprināšana un parakstīšana
Modulī Darījumu paziņojumi > Reģistri > Apstiprinājuma noteikumi > Veidot – jauns apstiprin. noteikums iespējams izveidot dažādu dokumentu veidu iestatījumus, ko tālāk var izmantot gan Standard Books, gan Excellent HR portālā.
Tālāk tekstā un video apskatīti 3 procesi apstiprinājuma/parakstīšanas noteikumu izveidošanai – Personāla dokumentiem, Aktivitātēm un Prombūtnēm.
1. Veidojot jaunu reģistru personāla dokumentiem, sadaļā “Aktivitāšu tipi” ieteicams aizpildīt:
Reģistrs – dokumenta veids
Kontakts – dokumenta apakštips
Aktivitātes tips – atverot izvēlni iespējams pievienot jaunu
Aktivitātes nosaukums
Rezultāta aktivitāšu tipi – apstiprināts, noraidīts, atcelts, pārsūtīts
2. Sadaļā Noteikumi:
jāaizpilda tikai pirmā rinda, norādot Tipu (Lietotājs) un Darbību (Viens vai Visi).
Tālāk modulī Personāls > Reģistri > Dokumenti > Veidot – jaunu ierakstu jāaizpilda lauki “Darbinieks” un “Rīkojuma tips”. Pēc saglabāšanas iespējams pieprasīt apstiprinājumu ejot caur ‘‘Zobratu”> Pieprasīt apstiprinājumu.
3. Konkrētais darbinieks savā profilā Standard Books pie Uzdevumiem redzēs apstiprinājuma pieprasījumus.
4. Sākot ar versiju 2022-10-22 v2, modulī Integrācija > Iestatījumi > Dokobit iestatījumi > lauks Dokumenta tips. Izvēltieties pdf, edoc vai asice formātu. Pdf atbalstīs tikai pdf failus, bet pārējie – jebkuru faila tipu parakstīšanai.
1. Pievienojot jaunu dokumentu, sadaļā Dokumenti jāaizpilda lauki ”Tips” un “Darbinieks” un jānospiež “Veidot”.
2. Atvērsies dokumenta pārskats, kur jāizvēlas “Nosūtīt apstiprināšanai”.
3. Apstiprinājuma pieprasījums tiks nosūtīts konkrētajam darbiniekam un viņa vadītājam. Tos var redzēt Excellent portāla sadaļā Uzdevumi, kur iespējams dokumentu apstiprināt. Pēc apstiprināšanas sadaļā Dokumenti šis dokuments būs redzams kā apstiprināts.
1. Veidojot jaunu reģistru aktivitātēm (piemēram, līguma parakstīšanai), sadaļā “Aktivitāšu tipi” ieteicams aizpildīt:
Reģistrs – dokumenta veids
Kontakts – dokumenta apakštips
Aktivitātes tips – atverot izvēlni iespējams pievienot jaunu
Aktivitātes nosaukums
Rezultāta aktivitāšu tipi – apstiprināts, noraidīts, atcelts, pārsūtīts
Pieprasīt parakstu – aktivizēt (ja vajadzīgi paraksti)
2. Sadaļā Noteikumi:
jāaizpilda tikai pirmā rinda, norādot Tipu (Lietotājs) un Darbību (Viens vai Visi).
3. Sākot ar versiju 2022-10-22 v2, modulī CRM > Iestatījumi > Aktivitāšu tipi > atzīmēt “Ļaut elektroniski parakstīt”. Ja aktivitāšu tips ar šo lauku tiek pielietots, tad parādīsies Elektroniskā paraksta izvēlne, kas uzsāks paraksta sesiju visām personām norādītām Personu laukā un atļaus tām parakstīt dokumentu.
4. . Sākot ar versiju 2022-10-22 v2, sjot uz moduli Integrācija > iestatījumi > Parakstu aktivitātes – apakšsistēmas, iespējams nodefinēt aktivitāšu tipu pie reģistra, ja vēlaties kopēt pielikumus un/vai drukāt dokumentu katrā saistītajā reģistrā.
5. Tālāk jāveido jauna aktivitāte caur Uzdevumiem vai piesaistot konkrētai kontakta kartītei.
Jāaizpilda lauks “Tips”, kur jānorāda tas pats apakštips kā iepriekšējā solī pie Kontakts un Apstiprinājuma personas – personas, kurai jāparaksta. Pielikumā jābūt dokumentam, ko parakstīt. Pēc saglabāšanas iespējams pieprasīt apstiprinājumu ejot caur ‘‘Zobratu”> Pieprasīt apstiprinājumu.
Caur Veidot – ārējos parakstītājus iespējams pievienot papildus personas, kurām nav lietotāja profila Standard Books.
6. Konkrētais darbinieks savā profilā Standard Books pie Uzdevumiem redzēs apstiprinājuma pieprasījumus. Nospiežot “Apstiprināt” atvērsies atvērsies jauns logs, kur izmantojot Dokobit pieslēgumu iespējams parakstīt dokumentu elektroniski.
1. Pievienojot jaunu dokumentu, sadaļā Dokumenti jāaizpilda lauki ”Tips” un “Darbinieks” un jānospiež “Veidot”. Darbinieks ir aktivitātes izveidotājs.
2. Atverot ierakstu iespējams pievienot apstiprinātājus (darbiniekus) un ārējos apstiprinātājus.
3. Nospiežot “Nosūtīt apstiprināšanai”, pie Uzdevumiem parādīsies jauns ieraksts visām norādītajām personām. Atverot ierakstu un izvēloties “Parakstīt” atvērsies jauns logs, kur izmantojot Dokobit pieslēgumu iespējams parakstīt dokumentu elektroniski.
Iesniedzot Atvaļinājuma pieteikumu (Prombūtnes plānu) programmā vai Excellent portālā, šo aktivitāti ir iespējams nosūtīt apstiprināšanai atbildīgai personai, kura saņems pieteikumu un varēs to apstiprināt vai noraidīt.
Programmas sagatavošana:
1. CRM > Iestatījumi > Aktivitāšu tipi jāizveido aktivitāšu tipi pēc šāda vai līdzīga parauga.
2. Epasts un konferences > Iestatījumi > E-pasta SMTP serveris jābūt aizpildītai SMTP adresei un portam.
Lietotāja adrese – darbosies kā nosūtīšanas noklusējuma adrese, ja 3.punktā, lauks “Ārējā e-pasta adrese” būs tukšs.
3. Epasts un konferences > Iestatījumi > Pastkastes pārlūks jābūt izveidotai konferencei Paziņojumi.
Klase – Konference
Hierarhija – 0
Ārējā e-pasta adrese – jābūt norādītai e-pasta adresei, no kuras paziņojumi tiks sūtīti.
Atbildēt no konferences – aktīvs
4. Epasts un konferences > Iestatījumi > E-pasta un konferenču parametri > lauks “No sistēmas” jābūt norādītai 3. punktā izveidotajai konferencei.
5. Ja lietojat versiju vecāku par 8.5-2024-01-27-3480, tad Lokālie uzstādījumi > Iestatījumi > Terminālis > Aktivitātes logs ar apstiprināšanu – aktivizēt
Šī darbība aktivizēs pogas pie aktivitāšu ierakstiem, kur būs iespēja reaģēt uz pieprasījumu.
Apstiprinājumu izveidošana
1. Modulī Darījumu paziņojumi > Reģistri > Apstiprinājuma noteikumi > Veidot – jauns apstiprināšanas noteikumu reģistram Plānotas prombūtnes, ar Kontaktu – ATV (atvaļinājums).
Veidojot jaunu reģistru personāla dokumentiem, sadaļā “Aktivitāšu tipi” ieteicams aizpildīt:
Reģistrs – dokumenta veids
Kontakts – dokumenta apakštips
Aktivitātes tips – atverot izvēlni iespējams pievienot jaunu
Aktivitātes nosaukums – paziņojums, kas būs redzams e-pastā
Rezultāta aktivitāšu tipi – apstiprināts, noraidīts, atcelts, pārsūtīts (skat. programmas sagatavošana 1.punkts)
Sadaļā Noteikumi:
jāaizpilda tikai pirmā rinda, norādot Tipu (Lietotājs), Darbību (Viens vai Visi), Paziņojums (E-pasts).
2. Jāpārbauda Darbinieku kartītes.
Lai izmantotu portālu katram darbiniekam ir jābūt izveidotai Darbinieka kartītei un Personas vai Globālajam lietotājam.
Šajā piemērā Valdis Briedis ir vadītājs, kuram ir kontakta kartīte kā globālajam lietotājam, personai un darbiniekam.
- Visās kārtītēs ir norādīta e-pasta adrese
- Darbinieka kartītē obligāti jānorāda Personas kodu Pers.info > laukā “Lietotāja kods”. Tas galvenokārt ir saistīts ar Portālu, lai darbinieks varētu darboties portālā
NB! Ja darbiniekam programmā ir arī Globālais lietotājs, tad jāpārbauda, lai Globālā lietotāja ieraksts tiktu veidots uz Personas ieraksta bāzes un Darbinieka kartītē Pers.info > laukā “Lietotāja kods” var arī pielietot Globāla lietotāja kodu. Bet korektāk būtu izmantot Personas kodu.
Zigmunds Bērziņš strādā Valda Brieža pakļautībā.
- Visās kārtītēs ir norādīta e-pasta adrese
- Tā kā Darbinieka ieraksts ir ar citu kodu, tad Pers.info > laukā “Lietotāja kods” tiek norādīts Personas kods
3. Algas > Reģistri > Līgumi
- Abas personas strādā vienā departamentā, tāpēc abiem ir norādīta Darbinieku grupa ADM, kur Valdis Briedis ir vadītājs.
Prombūtnes pieprasījums:
1. Personāls > Reģistri > Prombūtnes plāni
Izveidojiet jaunu pieprasījumu aizpildot nepieciešamos laukus. Kad tas izdarīts, varat izvēlēties “Pieprasīt apstiprinājumu”, lai vadītājs saņemtu uzdevumu apstiprināt prombūtni.
2. Pēc šīs darbības Apstirpinājuma statuss nomainās uz “Procesā”. Un pielikumā ir redzamas aktivitātes, kas izveidojas gan darbiniekam, gan vadītājam.
3. E-pasts un konferences > Reģistri > E-pasta rinda var pārbaudīt, vai e-pasts ir izsūtīts uz ārējo e-pastu.
Ja darbiniekam (Personai) tika izveidots iekšējais e-pasts, kuru var redzēt E-pasts un konferences >Iestatījumi > Pastkastītes pārlūks, tad šo e-pastu mēs neredzēsim reģistrā E-pasta rinda. To darbinieks saņems savā programmas iebūvēta Pastkastītē, kas atrodas Navigācijas centrā.
Bet pašu Paziņojuma izsūtīšanas ierakstus gan ārējām e-pasta lietotājam, gan iekšēja pastkastītes lietotājam ir iespējams pārbaudīt Navigācijas centrs > Konferences > Paziņojumi.
Pieņemot, ka ir iestatīti tie paši noteikumi, kas aprakstīti iepriekšējā sadaļā par Standard Books, prombūtņu plānu iesniegšana portālā notiek sekojoši:
1. Darbinieks dodas uz Cilvēkresursu vadība > Prombūtnes plāni > Izveidot jaunu.
Kad informācija ir ievadīta, nospiediet “Veidot”.
2. Atveras ieraksts, kuru var pārbaudīt pirms iesniegšanas un pievienot komentāru.
Nospiediet “Nosūtiet apstiprināšanai” un pieprasījums būs redzams konkrētā darbinieka vadītājam.
3. Vadītājs atverot portālu pie Uzdevumiem var redzēt uzdevumu sarakstu ar statusiem.(kolonnā Apstiprināts: V – , ja uzdevums bija apstiprināts, Smilšu pulkstenis – uzdevums gaida apstiprināšanu; tukšums – uzdevums nebija nosūtīts apstiprināšanai).
4. Atverot tikko izveidoto prombūtnes pieprasījumu, nospiediet “Apstiprināt”, ja vēlaties apstiprināt.
5. Ja vadītājs vēlas apskatīties papildus informāciju, tad viņš var piespiest pogu “Atvērt ierakstu”.
Portālā atvērsies Prombūtnes plāna ieraksts, kurā ir iespēja arī pārbaudīt prombūtnes plānus arī pārējiem darbiniekiem, uzspiežot pogu “Radīt plānu”.
6. Pēc kopējā prombūtnes plāna apskatīšanas, vadītājs, nospiežot pogu “Aizvērt”, var atgriezties Prombūtnes plāna ierakstā.
Šajā logā nospiežot pogu “Apstiprinājumi” (kas atspoguļo visas personas, kam jāapstiprina šo darbību), varat nospiest pogu “Apstiprināt”.
Veicot šo darbību ieraksta Statuss nomainīsies uz Apstiprināts.
Uzdevums tiks noslēgts pilnībā, kad visas puses (visas personas) veiks apstiprināšanu. Tas pazudīs no uzdevumu saraksta. Ja būs nepieciešams atrast apstiprināto uzdevumu, tad sadaļā Uzdevumi būs jāizvēlas “Radīt visus”.
