Lai arī dokumentu aprite mūsdienās lielākoties norit elektroniski un dati tiek apstrādāti datorā, tomēr joprojām daudzos uzņēmumos ir virkne darbu, kas tiek veikti manuāli. Šos procesus ir iespējams vienkāršot un automatizēt!
Iepazīstinām ar grāmatvedības ārpakalpojuma uzņēmuma “Rerum” pārdošanas vadītāja Matīsa Vaišļas un būvniecības uzņēmuma “Monum” galvenā grāmatveža Artūra Butes ieteikumiem, ko primāri digitalizēt biznesa procesos, lai strādātu efektīvāk. Abi uzņēmumi izmanto biznesa vadības sistēmu “Standard ERP”.
Trīs ieteikumi biznesa procesu digitalizācijai
- Automatizējiet procesus, kuriem veltāt pārāk daudz laika.
- Digitalizējiet procesus, kuros kādu informāciju vai dokumentus gatavojat datorā, drukājat un tad atkal datus no papīra vadāt datorā. Tas ir nevajadzīgs darbu loks.
- Atskaites nav nepieciešams gatavot manuāli. Biznesa inteliģences rīki to var paveikt automātiski.
Automatizējiet darbus, kas aizņem pārāk daudz laika
“Vienmēr ir lietas, ko var uzlabot. Vēlējāmies automatizēt avansa norēķinus, bet, paskatoties, cik daudz mums to avansa norēķinu ir, secinājām, ka tas vēl nav nepieciešams. Automatizēt primāri nepieciešams tos procesus, kam veltām daudz laika. Mūsu gadījumā tā bija noliktava – redzējām, ka veltām pārāk daudz laika, lai nonāktu līdz rēķinam. Tur tad arī pievērsām uzmanību, veicām uzlabojumus un jaunas programmu integrācijas, kas paātrināja procesu, lai darbinieki ir laimīgi un vadība saņemtu vajadzīgo rezultātu,” pieredzē dalās grāmatvedības ārpakalpojuma uzņēmuma “Rerum” pārdošanas vadītājs Matīss Vaišļa.
Elektroniska dokumentu aprite vienkāršo darbu un ietaupa laiku
Matīss Vaišļa dalās pieredzē par dokumentu apriti: “Pirms covid-19 pandēmijas mēs uzņēmumā rēķinus saņēmām e-pastā, izprintējām, parakstījām, tad ieskenējām un papīru likvidējām grauzējā. Tad pa e-pastu sūtījām rēķinu Lietuvas kolēģiem. Viņi lejuplādēja un vadīja datus grāmatvedības programmā. Kad atnāca kovids, sapratām, ka ne visiem ir printeri vai skeneri un ka kaut kas jāmaina. Tagad viss notiek sistēmā bez printēšanas. Tas ir viens e-pasts, viens klikšķis, un dati jau ir sistēmā un bankā. Tas aizņem 1 minūti – tik, cik iepriekš prasīja tikai izprintēt dokumentu!”
Viņš arī piebilst: “Lai sagatavotu pilnvērtīgu pārdošanas atskaiti, bez biznesa inteliģences rīka to nevar izdarīt 5 minūtēs. Bet veltīt tam laiku, nozīmē jau zaudēt kaut ko savā konkurētspējā.”
Uzņēmums “Monum” rēķinu digitalizācijas rīku “Fitekin”, kas ir integrēts biznesa vadības sistēmā “Standard ERP”, bija ieviesis jau pirms covid-19 pandēmijas.
Stāsta uzņēmuma galvenais grāmatvedis Artūrs Bute: “Mēs ļoti veiksmīgi paspējām ieviest piegādātāju rēķinu digitalizācijas un aprites rīku pirms pandēmijas. Iepriekš mums bija izstrādāta finanšu procedūra, kā saņemam rēķinus, kā reģistrējam, vīzējam. Šo visu pārcēlām elektroniskajā vidē, un process palika daudz ātrāks, vienkāršāks un pārskatāmāks.
Tu neesi piesaistīts vairs konkrētai fiziskai vietai – birojam. Var strādāt jebkur, arī attālināti. Sākoties pandēmijai, mums nekādā veidā grāmatvedības informācijas aprite netika ierobežota. Arī esot ceļā, mobilajā lietotnē var apstiprināt rēķinus. Process uzlabojas, paaugstinās konkurēstpēja un informācijas aprite. Ietaupās papīrs, printeris, mapes. Kļūstam arī dabai draudzīgāki!”
Vienkāršot un digitalizēt iespējams teju visus uzņēmuma procesus
Attīstoties tehnoloģijām, vienkāršot un automatizēt iespējams datu apmaiņu un apkopošanu teju ikvienā uzņēmuma procesā. Tas palīdzēs paveikt darbus ātrāk un efektīvāk. Šim nolūkam nav nepieciešams meklēt daudz dažādu programmatūru un risinājumu. Svarīgākais ir izvēlēties vienu pamata biznesa vadības sistēmu, kas nodrošinātu gan jūsu uzņēmuma patreizējās vajadzības, gan iekļautu vai varētu integrēt jaunus risinājumus nākotnes vajadzībām.
Uzņēmuma vadības sistēma “Standard Books” un “Standard ERP” ir elastīgas biznesa programmatūras, kas nodrošina teju visu uzņēmuma biznesa procesu digitalizāciju, sākot no maziem un vidējiem līdz pat lieliem un starptautiskiem uzņēmumiem:
- Finanses un grāmatvedība
- Noliktava un loģistika
- E-komercija
- Pārdošana un mārketings
- Piegādes serviss
- Ražošana
- Servisa pasūtījumi
- Dokumentu aprite jeb digitālais birojs mākonī
- Projektu vadība
- Konsolidācija un atskaites
- CRM jeb klientu attiecību pārvaldība
- Algu aprēķini un Personāla pašapaklpošanās portāls
Vai domājat, ko digitalizēt un automatizēt savā uzņēmumā? Sazinieties ar mums!
