Vai varat iedomāties savās mājās vai birojā lidojošu kaktusu, pulksteni ar lidojošu sfēru ciparu rādītāja vietā vai dizaina spuldzi levitējam virs naktsgaldiņa? Tie nav sapņi, bet gan īstenība. 

“Flyte” ir uzņēmumu grupa, kas izstrādā, ražo un pārdod skandināvu interjera dizaina priekšmetus, eksportējot tos teju uz visu pasauli. Ieviešot vienotu biznesa vadības sistēmu, viņi ir atklājuši talantīgus darbiniekus, kas nevis uztur esošos procesus, bet arvien domā, kā uzlabot uzņēmuma darbību un ieviest jaunus risinājumus.

Īsumā par “Flyte”

• Grupa ar 4 uzņēmumiem – Latvijā, ASV, Ķīnā, Honkongā
• Darbinieki: 11
• Darbības veids: interjera dizaina priekšmetu izstrāde, ražošana un pārdošana
• Preces realizācijas kanāli: e-komercija, sadarbības partneri un veikali
• Apgrozījums 2020: EUR 1.57 milj.
  

Pieredze ar sistēmām

• Iepriekš izmantoja: WEB bāzētas sistēmas
• Šobrīd izmanto: “Standard ERP”
• “Standard ERP” saintegrēta ar citām sistēmām, tostarp “Shopify” un noliktavām
• Izmantotie moduļi: realizācijas, piegādātāju, finanses, CRM, cenu veidošana, noliktava u.c. Šobrīd izvērtē arī ražošanas moduļa pieslēgšanu.
  

Rezultāts, ieviešot “Standard ERP”

• No 8 sistēmām pārgāja uz 1
• Visi procesi redzami un pārvaldāmi vienā sistēmā
• Mazāk manuāla darba un kļūdu – datu ievade, ko iepriekš manuāli veica 2 asistenti, tagad notiek automātiski 
• Darbiniekiem augstāka motivācija un iespēja veikt darbus, kas sniedz lielāku pievienoto vērtību 
• Ātrāka lēmumu pieņemšana, balstoties uz konsolidētiem datiem
• Mērķis – visos tirgos strādāt ar vienu sistēmu

Kopumā grupā ietilpst četri uzņēmumi, no kuriem viens strādā Latvijā, viens ir bāzēts ASV un pa vienam darbojas Ķīnā un Honkongā. Uzņēmuma galvenais birojs ir Rīgā, kur strādā teju visi uzņēmuma darbinieki un tiek vadīti visi grupas procesi – no ražošanas, mārketinga, pārdošanas līdz pat preces nonākšanai pie klienta. Šeit tiek nodrošināts arī preču serviss. 

“Flyte” ražo piecu veidu interjera dizaina produktus – gan levitējošas, gan nelevitējošas spuldzes, levitējošus puķupodus, interaktīvus sienas pulksteņus ar levitējošu sfēru rādītāja vietā un interjera priekšmetus ar nomierinošu un meditatīvu efektu, kā piemēram, levitējošas sfēras jeb “Buda ball”. Uzņēmuma vadītāja Milana Dvoranovska to sauc par 21. gadsimta “Newton’s cradle”.

Preces realizācija notiek trīs veidos – ar e-komercijas palīdzību, ar sadarbības partneru jeb distributoru palīdzību, kā arī pateicoties B2B sadarbībai ar veikaliem. Kā atzīst Milana, tas ir palīdzējis būt elastīgiem, pielāgoties pandēmijas situācijai un augt arī tās laikā. 

Visi grupas procesi redzami vienā sistēmā

Kā vienu no būtiskākajiem faktoriem, kas ļāvis uzņēmumam kļūt arvien efektīvākam, Milana Dvoranovska uzsver to, ka uzņēmums Latvijā ir pārgājis uz “Standard ERP” biznesa vadības sistēmu. Tā ir saintegrēta ar citām uzņēmuma sistēmām, tostarp “Shopify” internetveikalu un arī noliktavām. Tas ļauj redzēt un vadīt vienuviet visus uzņēmuma procesus. Viss, kas notiek e-veikalā un noliktavās, atspoguļojas “Standard ERP” sistēmā. 

“Esam uztaisījuši tā, ka “Standard ERP” sistēmā redzam visu, kas notiek ārējās sistēmās. Iepriekš mēs strādājām un visu pārvaldījām, izmantojot 4 sistēmas katrā reģionā – kopumā 8 sistēmas. Strādājot ar tik dauzām sistēmām, no vadības viedokļa tas radīja virkni problēmu. Lēmumu pieņemšana, kurai jābūt balstītai uz konsolidētiem datiem, notika stipri lēnāk, jo tam apakšā vajadzēja izvilkt datus no vairākām sistēmām un salikt kopā, kas radīja daudz kļūdu, un tas ir manuāls darbs. Līdz ar to, ja jāpieņem lēmums ātri, skatīties vienā sistēmā ir stipri, stipri vieglāk nekā 8 sistēmās,” saka Milana.

Šobrīd uzņēmums ir procesā, lai uz šo biznesa vadības sistēmu pārietu arī uzņēmums ASV. Tādējādi vienotā sistēmā būs integrēti 2 internetveikali un 3 noliktavas.

Mērķis – izvairīties no manuāla un neefektīva darba

“Mūsu plāns ir visos tirgos strādāt caur vienu sistēmu, lai vienā sistēmā redzam datus no visiem e-veikaliem, visām noliktavām un redzam gan finanšu, gan vadības atskaites konsolidēti. Tas ir galvenais mērķis, lai izvairītos no manuāla darba, neefektīva darba, kopēšanas ekseļos un optimizētu mūsu procesu. Tādēļ ejam pie vienotas sistēmas un vienotām atskaitēm. Tas palīdzēs gan grāmatvedim, gan mums kā vadībai, gan mārketinga analīzei,” saka uzņēmuma vadītāja.

Vienota sistēma palīdz darbiniekiem būt motivētiem

Milana uzsver, ka vienota sistēma arī palīdz uzņēmuma darbiniekiem būt motivētiem, jo viņu darbs nav kopēt lietas, bet pieņemt uz datiem balstītus lēmumus. 

“Iepriekš mums bija divi pilna laika asistenti, kas nodarbojās tikai ar datu kopēšanu. Man kā vadītājai bija daudz vairāk laika jāpavada komunikācijai ar šiem darbiniekiem. Jebkurš cilvēks, kuram ir motivācija kaut ko sasniegt, pēc pusgada, darot vienu un to pašu vai vadot vienus un tos pašus datus, aizies vai sāks pieļaut kļūdas savā darbā,” stāsta Milana, uzsverot, ka atvieglot un automatizēt kādus cilvēka darbus, lai saglabātu viņu komandā, ir tikai loģiski.

Kopš uzņēmums izmanto “Standard ERP” biznesa vadības sistēmu, viens no asistentiem izauga par loģistikas vadītāju, jo pārzina visu no pamata datu ievades līdz pat preces nosūtīšanai klientam, muitām u.c. Viņa pārvalda uzņēmuma inventūru visā pasaulē, optimizē noliktavas un piegādes izmaksas. “Tas šobrīd  ir ļoti svarīgs jautājums, viens no pamatu pamatiem, lai izdzīvotu un būtu veiksmīgs. Ne tikai finanses, bet arī procesu pārvaldība, īpaši loģistikas un vērtību ķēdes pārvaldība,” saka Milana.

Svarīgākais biznesa vadības sistēmai – datu analīze un spēja integrēties ar citām sistēmām

Milana Dvoranovska stāsta, ka pirms pāriešanas uz “Standard ERP” sistēmu uzņēmums “Flyte” izmantoja WEB bāzētas grāmatvedības un uzņēmumu vadības sistēmas. “Tās nekonsolidējās, nekomunicēja savā starpā. Es tās saucu par noutbukiem, kas savāc tikai informāciju, bet nekādā veidā to neapstrādā, nav lokalizēta no grāmatavedības viedokļa, nav pielietojama bez cilvēka apstrādes un ieguldījuma,” saka Milana. 

Viņa uzsver, ka “Flyte” aktīvi izmanto integrācijas. “”Standard ERP” integrācija ir kaut kas tāds, kas citās sistēmās nestrādā, jo nereti neintegrējas ar noliktavas sistēmām, kas nav konkrētajos reģionos, vai populārajiem e-veikaliem, kā piemēram “Shopify”. 

“Integrācijas valoda bija viens no galvenajiem faktoriem, ko aplūkojām, kad diskutējām ar grāmatvedi, kuru sistēmu izvēlēties. Izvēlējāmies “Standard ERP”, jo integrācijas opcijas ir pietiekami neierobežotas. Mums ir ļoti labs servisa partneris “Burti”, kas ļoti labi palīdz mums visās integrācijās un īstenot vēlmes, kā sistēmu pielāgot sev. Daudzas lietas viņi iesaka no tā, kā dara citi uzņēmumi, kā var būt labāk,” saka Milana.

Viss uzņēmums kā vienots process

Milana stāsta, ka, izmantojot darbā vienotu sistēmu, arī visu uzņēmumu var aplūkot kā vienotu procesu: “Esmu no tiem cilvēkiem, kas procesus skata kā vienotu sistēmu. Neskatos atsevišķi darbību ar e-veikalu un darbības ar noliktavām.”

Pirms tam tie bijuši dažādi procesi. “Kad ienāca pasūtījums e-veikalā mums nācās katru dienu esportēt “Excel” ar informāciju par produktu un piegādes adresēm utt. To “Excel” nācās labot uz tādu formātu ar vairākiem artikuliem, ko mūsu noliktavu sistēma saprastu. Tā kā pasūtītāju katru dienu daudz, tas aizņēma daudz laika, lai pasūtījums nonāktu noliktavu sistēmā. Paralēli bija finanšu process, kur to pašu pasūtījumu bija jāievada grāmatvedības sistēmā. Un tur nāca palīgā mūsu asistents, kurš katru dienu manuāli pārvadīja katru pasūtījumu, katru klientu, vai viņš bija Āzijā, vai Krievijā vai Eiropā. Viņam nācās vadīt manuāli katru vārdu un uzvārdu, adresi, telefonu, visu informāciju par pasūtītajiem produktiem un iegrāmatot to. 

Tagad tas notiek kā viens process – ienāk pasūtījums mūsu e-veikalā, automātiski notiek sinhronizācija ar mūsu “Standard ERP” sistēmu, un pasūtījumi parādās “Standard ERP” sistēmā. Cilvēks iesaistās un pārbauda tikai tos gadījumus, kad “Shopify” ziņo par kādiem riska faktoriem. Pārējos gadījumos informācija automātiski aiziet līdz noliktavai. “Standard ERP” apstrādā pasūtījumus, caur API nodod informāciju noliktavas sistēmai, tā nodod uz apstrādi, kurjers paņem preci no noliktavas, iedod pasūtījuma izsekošanas numuru, un mūsu sistēmā parādās un iegrāmatojas nosūtīšana,” stāsta “Flyte” vadītāja.

Ar “Standard ERP” strādā visi darbinieki

Ar biznesa vadības sistēmu ikdienā strādā visi uzņēmuma darbinieki. Vienīgais, kurš ikdienā nelietojot, bet saņemot atskaites, ir firmas īpašnieks. “Es kā uzņēmuma vadītāja, grāmatvede, grāmatvedes asistente, ražošanas vadītājs, veicot pasūtījumu ražotājiem, loģistikas vadītāja, pārbaudot nosūtījumus un optimizējot noliktavas atlikumus, mārketinga vadītājs, kurš atbild par e-veikalu, pārbauda un analizē e-veikala un ERP analītiku, KPI – visi šie cilvēki ikdienā lieto biznesa vadības sistēmu. Arī pārdevēji izmanto – liek piedāvājumus, no tiem veido pasūtījumus,” stāsta Milana. 

“Lai veiktu e-komerciju un B2B pasūtījumus, mums vairs nav jāiesaista vēl viens cilvēks, kurš nokomuicē ar noliktavu, izraksta rēķinu u.c. To var izdarīt pārdevējs. Grāmatvede tikai savelk banku.”

Īsāks ceļš līdz klientam

Milana atzīst, ka, līdz ar vienotas biznesa vadības sistēmas ieviešanu, ir saīsinājies arī produkta ceļš pie klienta – no pasūtījuma veikšanas līdz produkta saņemšanai. 

“Pats klients vabūt to tik ļoti neizjūt, jo vienmēr esam centušies 2-3 dienu laikā nogādāt pasūtījumu Eiropā un līdz nedēļai, ja tas ir ārpus Eiropas. Bet tas noteikti noņem ļoti lielu stresa slogu no darbiniekiem, lai to paveiktu. Manuāli apstādāt pasūtījumus un nodrošināt 3 dienu piegādi klientiem – tas ir ļoti liels stress vairākiem darbiniekiem. Un, manuprāt, nevajadzīgs stress, ja to var automatizēt un izdarīt ar sistēmas palīdzību.”