Arvien biežāk grāmatveži uztraucas, ka viedās datorprogrammas, ievadot visu nepieciešamo informāciju pareizajās vietās, atņem tiem darbu. Tajā pašā laikā mazie uzņēmumi cer tieši uz to, ka, pateicoties novatoriskai programmatūrai, vairs nevajadzēs algot grāmatvedi. To, kā tad īsti ir, skaidro biznesa programmatūru izstrādāšanas uzņēmuma “Excellent Business Solutions Eesti” AS konsultante Kristīna Nurmsalu.
Kristīna Nurmsalu norāda, ka vispirms būtu jālauž uzskats, ka grāmatvedis galvenokārt ir datu ievadītājs. Tie grāmatveži, kuriem šāda veida darbs joprojām vēl ir jādara, pateicoties mūsdienu grāmatvedības programmām, var ievērojami samazināt savu līdzšinējo darba apjomu. Tas tomēr nenozīmē, ka grāmatvežiem vairs nebūs darba. Nurmsalu apliecina, ka, pateicoties grāmatvedības programmām, grāmatvežu darbs kļūst atbilstošāks grāmatvedības būtībai – apkopotie dati ļauj grāmatvežiem daudz vienkāršākā veidā veikt uzņēmumam nepieciešamo analīzi, sastādīt prognozes, kā arī nodarboties ar likumdošanā noteikto grāmatvedības normu izpildi.
Mazo uzņēmumu vidū noteikti ir daudz tādu uzņēmumu, kuri, domājot par līdzekļu taupīšanu, cer, ka programma būtiski atvieglos uzņēmuma darbību un izdarīs visu grāmatveža vietā. “Savā ziņā tas atbilst patiesībai, un tieši tā arī darbojas. Kad ir veikti īstie iestatījumi un dati ir ievadīti pareizi, tos ar nelielu piepūli ir iespējams iesniegt Valsts ieņēmumu dienestam. Šie uzņēmumi datu ievadīšanas uzdevumu ir atstājuši programmas ziņā un grāmatvedi izmanto tikai atskaišu sastādīšanai,” skaidro Nurmsalu.
Pēdējo gadu svarīgākie notikumi grāmatvedības jomā
Kristīna Nurmsalu skaidro, ka viens no lielākajiem soļiem biznesa programmatūru attīstībā pēdējos gados noteikti ir e-rēķinu izveide, automātiska avansa norēķinu čeku ievadīšana un bankā veikto maksājumu importēšana programmā. “Tehnoloģija, kas automātiski pārveido čeka fotoattēlu par e-rēķinu, pirms pieciem gadiem šķita pilnīgi sveša, taču šobrīd to izmanto vairums lielo uzņēmumu. Padomājiet, cik tas ir ērti, ja darbiniekiem vairs nav jānāk ar katru čeku pie grāmatveža, kuram tie manuāli jāievada programmā,” Nurmsalu min piemēru.
Viņa uzskata, ka grāmatvedības darbu būtiski paātrina arī piegādātāju e-rēķinu pārvēršana pirkuma rēķinos. Grāmatvedim rēķini nav vairs pašam jāizveido, tie ir tikai jāpārbauda un jāapstiprina. “Problēmas nesagādā arī tas, ja pārdošanas rēķini ir izveidoti citā vidē, jo saskarne starp dažādām programmām mūsdienās ir dabiska jebkuras biznesa programmatūras sastāvdaļa – nav nepieciešams piegādātāju rēķinus ievadīt manuāli, tie tiek pārsūtīti automātiski, piemēram ar API risinājuma palīdzību vai e-rēķina veidā,” skaidro Nurmsalu. “Ja visi nepieciešamie dati tiek automātiski pārsūtīti Valsts ieņēmumu dienestam un programma pati ziņo par iespējamām kļūdām, tad tiek ietaupīts daudz vērtīga darba laika,” apstiprina konsultante.
Pēc Kristīnas Nurmsalu sacītā, ir notikušas izmaiņas arī datu saglabāšanā. Ja agrāk grāmatvedības dati tika glabāti uz papīra plauktā vai zibatmiņā, tad šobrīd informācija tiek glabāta mākoņu serveros, visiem datiem tiek nodrošināta pilnīga drošība un tie tiek vairākkārtīgi dublēti. “”Excellent” glabā savu klientu šifrētos datus vairāku valstu serveros, kas nodrošina dublētu aizsardzību. Papildus tam, ka mākoņu serveru tehnoloģija ir droša, tā ir arī ievērojami lētāka – personīgo serveru parks būtu jāatjauno ik pēc pāris gadiem, kas vienam uzņēmumam prasītu ievērojamus izdevumus,” skaidro Nurmsalu.
Pateicoties labai programmatūrai, uzņēmuma darbība ir pārskatāmāka
Nurmsalu atzīst, ka grāmatveži, kuri līdz šim aktīvi nodarbojās ar datu ievadīšanu, tagad var pievērsties svarīgākām lietām. Viņiem ir redzams uzņēmuma apgrozījums, zaudējumi un peļņa konkrētajā brīdī, viņi var uzņēmuma vadībai sniegt pārskatus par notiekošo un palīdzēt izdarīt ar finansēm saistītus secinājumus par uzņēmuma ikdienas darbību. “Ja vēl pirms pieciem gadiem pati uzņēmuma vadība biznesa programmatūru nekad neizmantoja un nemācēja likt lietā tur atspoguļotos skaitļus, tad šobrīd pieejamās programmas sniedz tik daudz noderīgas aktuālās informācijas, ka arī vadītāji ir sākuši izmantot biznesa programmatūru,” savu prieku pauž Nurmsalu.
“Uzņēmēju un grāmatvežu dzīvi atvieglo tas, ka biznesa programmatūra vienmēr atbilst jaunākajām prasībām – mainoties likumdošanai, izstrādātājs pēc iespējas ātrāk veic attiecīgās izmaiņas arī programmā,” piebilst konsultante.
“Excellent Business Solutions Eesti” AS ir mākonī balstīto biznesa programmatūru “Standard Books” un ”Standard ERP” izstrādātājs Igaunijā, kuru Latvijā pārstāv tās meitas uzņēmums “Excellent Latvia”. Biznesa programmatūru gadījumā uzņēmumam ir svarīgi, lai tās būtu instalējamas, gatavas tūlītējai lietošanai, lai tām būtu vienkārša uzbūve un lai visi lietotāju dati tiktu dublēti un glabāti drošos mākoņu serveros.
“Laba programma ir veidota kā gatavs produkts un ir piemērota arī lietotājiem ar mazākām grāmatvedības zināšanām. Tas, vai uzņēmumam ikdienas darbībā ir nepieciešama biznesa programmatūra, ir atkarīgs no uzņēmuma lieluma un darbības jomas. Ja jums ikdienā ir jāizraksta daudz rēķinu, tad ir vērts ieguldīt tehnoloģijā, lai ietaupītu savu laiku, ļaujot automatizācijai vienkāršot ikdienas darbu. Bet, ja jums mēnesī ir jāapstrādā tikai 3-4 rēķini, tad šim nolūkam atsevišķa programma nebūs nepieciešama,” Nurmsalu sniedz padomu.
Pēc Kristīnas Nurmsalu domām, no grāmatvedības vai biznesa programmatūras nav jābaidās, jo mūsdienu programmatūras ir lietotājiem draudzīgas un vienkārši lietojamas. “Grāmatvedība, pirmkārt, ir darbība, kas prasa domāšanu, bet tā ir saistīta arī ar daudzām tādām darbībām, kas domāšanu neprasa un kuru veikšanu ir iespējams deleģēt tehnoloģijai. Rezultātā tiek ietaupīts laiks, nauda un paveras lielāka iespēja koncentrēties uz prioritātēm,” viņa secina.
