Vai grāmatvedības programma var aizstāt grāmatvedi?
Grāmatvedības programma var automatizēt datu ievadi, rēķinu apstrādi, bankas darījumus un atskaites, bet tā neaizstāj grāmatveža profesionālo atbildību un lēmumus. Uzņēmumam vajadzīga gan piemērota sistēma, gan cilvēks, kas pārbauda datus, izvēlas pareizo uzskaites kārtību un nodrošina atbilstību prasībām.
Ko var automatizēt grāmatvedības programma?
Atkarībā no programmas un tās iestatījumiem iespējams automatizēt:
- Rēķinu datu saņemšanu un ievadi;
- strukturētu e-rēķinu apstrādi;
- bankas izrakstu importu un maksājumu sasaisti ar rēķiniem;
- datu pārnešanu starp saistītiem uzņēmuma procesiem;
- datu apkopošanu atskaitēm.
Automatizācijas apjoms atkarīgs no izmantotajiem moduļiem un integrācijām. Pirms uzsākt darbu, jāpārbauda iestatījumi un importēto datu pareizība.
Ko joprojām dara grāmatvedis?
Grāmatvedis izvērtē darījumu būtību un piemērojamo uzskaites kārtību. Programmas aprēķini jāvērtē kopā ar dokumentiem un uzņēmuma situāciju.
Grāmatveža darbā paliek:
- Dokumentu un grāmatojumu pareizības pārbaude;
- darījumu uzskaites un nodokļu piemērošanas izvērtēšana;
- neatbilstību meklēšana un labošana;
- finanšu pārskatu sagatavošana un pārbaude;
- finanšu informācijas skaidrošana uzņēmuma vadībai.
Piemēram, programma var importēt bankas maksājumu. Ja tas attiecas uz vairākiem rēķiniem vai neskaidru darījumu, cilvēkam jāizvērtē, kā to uzskaitīt.
Kā automatizācija darbojas ikdienā?
Rēķinu apstrādē darbs var notikt 3 soļos:
1. Saņem dokumentu. Strukturēta e-rēķina dati nonāk sistēmā pa izvēlēto saņemšanas kanālu. PDF rēķinam vai čeka foto izmanto digitalizāciju, ja tā ir pieslēgta.
2. Pārbaudi datus. Grāmatvedis pārbauda summas, darījuma saturu un uzskaites informāciju. Nepieciešamos labojumus veic pirms dokumenta apstiprināšanas.
3. Izmanto pārbaudītos datus. Dokumenta informāciju izmanto uzskaitē un atskaitēs. Tā nav atkārtoti jāpārraksta katrā saistītajā procesā.
Čeka fotografēšana un strukturēta e-rēķina saņemšana ir atšķirīgas darbības. Digitalizācija nolasa attēlā redzamos datus. Strukturētā e-rēķinā dati jau ir mašīnlasāmā formātā.
Arī atskaišu iesniegšanai VID EDS vajadzīga pārbaude. Nosūta konkrētajam pienākumam sagatavotu atskaiti, izmantojot pieejamo iesniegšanas veidu.
Kā automatizācija palīdz uzņēmuma vadītājam?
Kad dati nav jāpārraksta vairākās vietās, grāmatvedim paliek vairāk laika to pārbaudei un analīzei. Vadītājs var apspriest rezultātus, negaidot atsevišķu failu apkopošanu.
Programmas izvēli nosaka uzņēmuma procesi un vajadzīgā informācija. Jāvērtē arī noliktavas uzskaite, darbinieki un sadarbība ar grāmatvedi. Rēķinu skaits viens pats nepasaka, kurš risinājums būs piemērots.
Biežāk uzdotie jautājumi
Vai grāmatvedības programma var pilnībā aizstāt grāmatvedi?
Programma var pārņemt atkārtojamus uzdevumus. Tā neaizstāj darījumu izvērtēšanu, datu pārbaudi un lēmumus par uzskaites kārtību.
Vai uzņēmuma īpašnieks drīkst kārtot grāmatvedību pats?
Grāmatvedības likuma 35. pants paredz gadījumus, kuros to drīkst darīt pats vadītājs. Viens piemērs ir kapitālsabiedrības vienīgais dalībnieks, kurš ir arī tās vienīgais valdes loceklis.
Programmas iegāde pati par sevi šādas tiesības nepiešķir. Nosacījumus pārbaudi Grāmatvedības likumā.
Vai programma pati nodrošina pareizu grāmatvedību?
Rezultāts atkarīgs no ievadītajiem datiem un iestatījumiem. Nepareizi dati var radīt nepareizu rezultātu arī tad, ja aprēķins veikts automātiski.
Ar ko sākt grāmatvedības automatizāciju?
Izvēlies vienu darbu, kurā regulāri pārraksti tos pašus datus. Kopā ar grāmatvedi pārbaudi, kā datus saņemt sistēmā un kur vajadzīga cilvēka pārbaude.
Ar ko sākt?
Ja vēlies savienot grāmatvedību ar pārdošanu un noliktavas uzskaiti, apskati Excellent Books biznesa vadības sistēmu.
Ja apkalpo vairākus klientu uzņēmumus, uzzini vairāk par grāmatvedības programmu grāmatvedības birojiem.
Salīdzini plānus un papildu izmaksas. Kopā ar grāmatvedi izvēlies vienu ikdienas procesu, kuru pārbaudīt izmēģinājumā.
