“Vesla” pieredzes stāsts – “Excellent Books” ārpakalpojumu grāmatvedībai

Vai grāmatvedībai nākas izmantot vairākas lietotnes? Cik klientus vari pievienot savai esošajai grāmatvedības sistēmai? Ar “Excellent Books” viss ir vienā, ātri ģenerētas atskaites un pat vari izveidot sev nepieciešamos nestandarta risinājumus! 

Tā ar savu pieredzi grāmatvedības programmas “Excellent Books” izmantošanā dalās Ilona Vasiļevska, grāmatvedības ārpakalpojumu uzņēmuma “Vesla” grāmatvede un vadītāja. Viņa atklāj, ka “Excellent Books” atvieglo grāmatvežu darbu pat par 95%.

Excellent Klientu dienā viņa dalījās ar savu pieredzi un arī knifiem, ko pielieto, izmantojot “Excellent Books”. Ieskatīsimies, kādas iespējas novērtē Ilona! 

Uzņēmuma “Vesla” novērtētās iespējas grāmatvedības programmā “Excellent Books” 

• Draudzīga saskarne un loģiska struktūra. Nav nepieciešams izmantot vairākas lietotnes – te viss ir vienā.

Ilona no savas pieredzes saka: lai arī programmatūrai ir daudz moduļu, tā ir uzbūvēta loģiski, “tu saproti, kur atrodies un ko dari. Interfeiss lietotājam ļoti draudzīgs, salīdzinot ar citām programmatūrām, ko izmanto lielie uzņēmumi. Nav nepieciešams izmantot vairākas aplikācijas, te viss ir vienā”.

• Ātrums un iespēja papildināt programmatūrā esošos dokumentu veidus, kā arī izveidot nestandarta risinājumus.

Kā vienu no “Excellent Books” stiprajām pusēm Ilona Vasiļevska atzīmē ātrumu: “Atskaites tiek ģenerētas ļoti ātri un ir pieejams plašs atskaišu klāsts.” 

Tāpat viņa novērtē iespēju, ka papildus jau gatavajiem atskaišu veidiem katrs var sev izveidot arī jaunu. Programmatūrā ir “ļoti daudz dokumentu, kurus var mainīt un veidot no jauna. Tā ir ļoti laba iespēja!” 

Viņa atklāj piemēru no dzīves, ka bijis nepieciešams dokumentos ietvert tādus detalizētus datus par precēm, kas iepriekš nebija iespējams – apjomus, kubikmetrus, svaru. Kādam klientam bijusi atskaite ar 6 – 7 līmeņu preču grupām, un to visu vajadzējis dabūt finanšu atskaitēs ar bruto peļņu par katru preču grupu. “Tas ir iespējams! Tas ir vareni!” priecājas Ilona, ka viss izdevies kā nepieciešams.

“Dažreiz gadās, ka ir nepieciešams kāds nestandarta risinājums. Tad palīdz, ja saproti, kā sistēmā strādā informācijas plūsma. Tad vari izdomāt kaut ko savādāk un sasniegt sev vēlamo rezultātu, jo ne vienmēr strandarta risinājums tam ir domāts,” atklāj Ilona.

Kā piemēru viņa atklāj situāciju darbā ar skolu, kur viņa pati atrada nestandarta risinājumu: “Skolai izmantojam norēķinus pēc līgumiem. Un skolai mainījās cena. Gribējām visus jaunos līgumus ar jaunajiem numuriem esošajiem un jaunajiem klientiem izsūtīt ar vienu klikšķi.” Tā kā norēķini ir atbilstoši līgumiem, viņai nešķita efektīvi vairāk nekā 300 līgumus pa vienam rakstīt manuāli. 

“Es domāju, domāju, ko sūtām tā masveidā. Līgumu kā dokumenta formu!” Un tādā veidā ar vienu klikšķi izdevās nosūtīt līgumu visiem vairāk nekā 300 klientiem. “Vienīgais, kas tur bija – sūtījuma aprakstā bija minēts nevis ka tas ir līgums, bet rēķins, bet to mēs atrisinājām ar pavadvēstuli. Un viss atrisināts – līgumi smuki nāca atpakaļ elektroniski parakstīti,” ar gandarījumu par risinājumu dalās Ilona Vasiļevska.

• Pilns klāsts no CRM līdz pārdošanas rēķinam. Un visu var labot.

“Programmai ir pluss – pilns klāsts no piedāvājuma, CRM līdz preču pārdošanas rēķinam. Man patīk, ka visu var labot,” saka Ilona. 

• Grāmatvedības programmai var pievienot lielu klientu skaitu.

Viņa novērtē, ka programmatūrai “Excellent Books” var pievienot lielu uzņēmumu skaitu, kam tiek sniegti grāmatvedības pakalpojumi: “Kā ārpakalpojumu grāmatvedim man patīk, ka ir diezgan liels kompāniju skaits, ko var pieņemt apkalpošanā.”

• Viegli eksportēt un importēt datus no “Excel”.

“Visi grāmatveži zina, ka bez “Excel” mēs nekur, un ar “Excel” ir ļoti vienkārši visu integrēt un eksportēt. Super!” uzsver Ilona.

• Lielisks atbalsts darbā ar programmatūru.

“Kas man ļoti patīk – “Excellent” komanda sniedz perfektu atbalstu. Man liekas, viņi vienmēr atblastīs klientu, kurš grib kļūt efektīvāks un gudrāks,” savā pieredzē dalās Ilona Vasiļevska.

• Pieejami gan video, gan rakstveida apmācību materiāli.

“Patīk, ka ir dažādi apmācību materiāli – gan video materiāli, gan dažādi tekstu materiāli. Iemācījos, kā “Algas” strādā, kā strādāt ar jaunām dokumentu formām, SMS sūtīšanu ar atgādinājumiem klientiem par neampaksātiem rēķiniem,” ar gandarījumu stāsta Ilona. 

Viņa min piemēru ar skolu, kas rēķinus klientiem – fiziskām personām izsūta uz e-pastiem. Taču ne visi skatās savus e-pastus. Tādēļ Ilona nolēmusi izmantot jaunu veidu, ko sniedz “Excellent Books” – sūtīt atgādinājuma īsziņas uz tālruni par rēķinu apmaksu. Ilona saka, ka tas strādā un iesaka arī citiem izmantot šādu risinājumu.

Izaicinājumi

Runājot par izaicinājumiem, Ilona Vasiļevska uzskata, ka  galvenais izaicinājums ir pārliecināt klientu pāriet no kādas citas programmatūras uz “Excellent Books”, jo cilvēki ir konservatīvi. 

Nākamias izaicinājums – apmācīt strādāt, jo ne katrs ir gatavs mācīties. “Cilvēki domā – ja esi piekritis strādāt ar programmatūru, tad viss strādās pats no sevis. Ne katrs gatavs mācīties. Bet ar to cīnāmies,” ar smaidu saka Ilona.

Vēl viens izaicinājums – ja ir liels dokumentu apjoms, kā izvairīties no kļūdām. Ilona saka: vadot datus no papīra dokumentiem, protams, ir drukas kļūdas, cilvēciskās kļūdas. “Tas viss traucē darbu un tam var būt arī ļoti liela nozīme, īpaši grāmatvedībā un vadības grāmatvedībā.” Bet viņa uzsver, ka tam ir risinājums – digitalizācija.

Ilona ir cilvēks, kuram patīk apgūt jaunas iespējas un izmantot tās darbā. Viņa atzīst, ka arī tas ir izaicinājums – spēt sekot līdzi jauninājumiem. Biznesa vadības sistēmai “Excellent Books” attīstoties, tiek pievienotas arvien jaunas funkcijas. “Neskatoties uz to, ka programmu zinu ļoti labi, ir tik daudz jauninājumu un tik daudz jaunu funkciju, par kurām vēl mācīties un mācīties,” saka Ilona. 

Noskaties Ilonas prezentācijas video no Excellent Klientu dienas!

Ja Ilonas pieredzes stāsts Tevi uzrunāja un vēlies izmantot “Excellent Books” arī savā uzņēmumā, piesakies izmēģinājumam!