Jebkura krīze ir kā zemestrīce – visu satricina un samaisa vietām. Daži paliks apakšā, daži – uz vietas, daži – augšā. Par nepieciešamību paaugstināt uzņēmumu efektivitāti runāts daudz. Bet tieši krīze un situācija, kad ierastā prakse vairs neder, spiež meklēt jaunus ceļus, kā kļūt efektīvākiem. Šajā rakstā par to, kā biznesa vadības sistēma var uzlabot uzņēmuma efektivitāti.
Kad runājam par grāmatvedības sistēmām vai biznesa vadības sistēmām, ierasti ar tām domājam programmas, kas palīdz ātrāk un ērtāk veikt grāmatvedības darbus. Tās ietver dažādus grāmatvedības risinājumus, kas virkni darbību veic automātiski un ļauj samazināt manuāla darba apjomu – automātiski tiek veidoti grāmatojumi, veikti algu un nodokļu aprēķini u.c.
Piemēram, biznesa vadības sistēma “Standard Books”, ko piedāvā “Excellent Latvia”, ietver arī čeku un rēķinu digitalizācijas iespējas ar lietotnes “Costpocket” palīdzību. “Nofotografē” čeku, augšupielādē to lietotnē, un dati paši nonāks grāmatvedības sistēmā. Tajā būs redzams arī čeka oriģināls.
Taču biznesa vadības programmas ietver arī virkni citu funkciju, kas ļauj paaugstināt uzņēmuma efektivitāti. Aplūkosim būtiskākās no tām.
Iespēja pārredzēt visu uzņēmuma darbību vienuviet
Biznesa vadības sistēma sniedz iespēju pārredzēt visu uzņēmuma darbību – no līgumiem un rēķinu aprites, darba plānošanas un saziņas ar klientiem līdz pat preču piegādei un uzskaitei, to pieejamībai internetveikalā u.c.
Biznesa vadības sistēmās var integrēt teju visus uzņēmuma procesus – grāmatvedību, personāla dokumentus, iekšējo tiešsaistes komunikāciju, klientu attiecību vadību, noliktavas uzskaites un pārdošanas procesu vadību, projektu, servisa un ražošanas vadību, e-komercijas efektīvu pārvaldību.
Svarīgi, lai visas šīs funkcijas ir integrētas vienā programmatūrā – ja pārdošanas departaments strādā savā programmā, bet grāmatveži – savā, neizbēgami būs pārrāvumi un aizķeršanās. Darbs vienotā programmā noder gan attālinātā, gan klātienes darbā.
Tieši tādēļ, piemēram, biznesa vadības sistēma “Standard Books” ir modulāra – katrs var paņemt un salikt kopā tos moduļus, kas nepieciešami tieši viņam. Ja uzņēmums nolemj paplašināt darbību, nav nepieciešams iegādāties jaunu programmu, pietiek ar kāda jauna moduļa pievienošanu esošajai sistēmai, un tas jau būs cieši integrēts ar pārējām sistēmas daļām. Šādu sistēmu iespējams sakombinēt atbilstoši katra uzņēmuma vajadzībām. Ir risinājumi gan ražotājiem, gan tehnikas apkalpotājiem, servisa pakalpojumu sniedzējiem, tirgotājiem utt.
Sniedz biznesa rezultātu datu analīzi un ļauj pieņemt datos pamatotus lēmumus
Biznesa analītika ir viena no būtiskākajām uzņēmumu vadības sistēmu funkcijām. Tā sniedz iespēju uzņēmuma vadībai saņemt pārskatāmu datu analīzi un grafikus par biznesa rādītājiem, automātiski veidot biznesa pārskatus, atskaites. Tas ir ļoti svarīgi, lai pieņemtu datos balstītus lēmumus un saprastu, kurā virzienā uzņēmumam turpmāk attīstīties. Būtiski, ka datu atjaunošana atšķirībā no darba ar Excel tabulām šeit notiek automātiski.
Palīdz mērīt darbinieku rezultativitāti
Strādājot klātienē, vadītāji ir lietas kursā par darbinieku paveikto gan regulāri tiekoties, gan pārrunājot darbu gaitu. Bet kā pārredzēt procesus, katram fiziski atrodoties kur citur?
Strādājot attālināti, svarīgi ir orientēties uz darba rezultātu, nevis ieguldīto laiku. Definējot, kāds rezultāts katram darbiniekam ir jāsasniedz, attālināti vadīt darbu būs daudz vienkāršāk un efektīvāk. Uzņēmumu vadības sistēmas sniedz iespēju šos rezultātus mērīt. Ja uzņēmumā nav atrasts veids, kā izmērīt cilvēku rezultativitāti, attālināta biznesa vadība var būt nopietns izaicinājums. Turklāt var mērīt ne tikai atsevišķu cilvēku, bet arī komandu rezultativitāti, tādā veidā veicinot sadarbību.
Plašākas personāla pārvaldības iespējas – HR portāls
Uzņēmuma vadības sistēmā “Standard Books” esam ieviesuši arī personālvadības portālu. Tas sniedz iespēju gan reģistrēt jaunus darbiniekus un veidot darba līgumus portālā, gan plānot darba grafikus, atvaļinājumus, darba maiņas u.c.
Arī darbiniekiem ir pieejama viņiem aktuālā informācija vienuviet – par izmaksāto algu un plānoto darba grafiku, iespēja apskatīt līgumus, informāciju par prombūtni un citus dokumentus.
Savukārt grāmatveži no portāla var izdrukāt visus nepieciešamos dokumentus, tostarp uzņēmumam pielāgotos darba līgumus. Tā kā visa informācija tiek sinhronizēta ar biznesa vadības sistēmas grāmatvedības programmu, tad nav nepieciešams datus ievadīt atkārtoti. Rezultātā tiek tērēts mazāk laika datu ievadei, ir mazāk kļūdu, mazādu dažādu failu un to versiju maiņu, vairāk darbinieku patstāvības. Taču grāmatvežiem joprojām ir iespēja uzraudzīt algu aprēķina procesu.
Attīstīties nozīmē digitalizēties
Pandēmija ir apliecinājusi, ka spēja strādāt no jebkuras vietas un jebkurā laikā ir ne vien spēja būt efektīvam, bet arī iespēja strādāt. Iespēja strādāt attālināti – gan darbiniekiem, gan uzņēmuma vadībai – kļūst par normu. Visticamāk, uz palikšanu. Un digitalizācija ir neatņemama tās sastāvdaļa.
Digitalizācija ir pirmais solis, lai varētu automatizēt procesus. Tas, ko var automatizēt ikviens uzņēmums, ir datu pieejamība, apstrāde un analīze. Šādas iespējas sniedz laba biznesa vadības sistēma. Iespēja ātrāk atrast informāciju un to automātiski apstrādāt savukārt ļauj ievērojami ietaupīt vadītāju un darbinieku laiku un veltīt to darbiem, kas sniedz lielāku pievienoto vērtību. Ir pētījumi, kas liecina, ka ar biznesa vadības sistēmu palīdzību iespējams ietaupīt vismaz 30% cilvēka laika. Cilvēka laiks mūsdienās ir visdārgākais resurss.
Līdztekus paaudžu maiņa un ar to saistītais augošais klientu pieprasījums pēc ērtām pakalpojumu saņemšanas iespējām 24/7 liek pakalpojumu sniedzējiem sapurināties un saprast, ka digitalizācija ir tagadne, ka eksistēt un attīstīties nozīmē digitalizēties. Šodien noteikti tā vairs nav lieta, ko atlikt uz vēlāku laiku.
