Jau pavisam drīz Latvijā obligāti būs e-rēķini. Sakumā, no 2025. gada 1. janvāra, tie būs jāizmanto norēķinos ar valsts un pašvaldību iestādēm. Bet no 2026. gada 1. janvāra tas būs vienīgais norēķinu veids arī starp Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem. Laika vairs nav daudz. Kā sagatavoties?
No jaunā gada e-rēķini būs vienīgais veids, kā saņemt samaksu no valsts un pašvaldību iestādēm par pārdotajām precēm vai sniegtajiem pakalpojumiem. Neatkarīgi no tā, vai piegādājāt vienu reizi maisu ar āboliem vai regulāri nodrošināt, piemēram, remontdarbus – jums būs nepieciešams e-rēķins.
Sākot ar 2026. gadu, jebkuram uzņēmumam (t.sk. tiem, uz kuriem attieksies obligātu strukturētu e-rēķinu izrakstīšanas atbrīvojums) būs jāspēj pieņemt e-rēķini. Turklāt tie būs jānodod arī Valsts ieņēmumu dienestam. Kā skaidro VID, tie tiks izmantoti datu analīzei un lai atvieglotu PVN deklarācijas sagatavošanu.
Svarīgi zināt, ka e-rēķini ir mašīnlasāmi rēķini strukturētā XML formātā, ko automātiski nolasa sistēmas. Tie nav PDF vai Excel formātā veidoti rēķini. XML struktūra ir noteikta Latvijas nacionālajā standartā, un tai jābūt atbilstošai PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijai.
Lai ērti varētu sekot līdzi rēķiniem un tos uztvert, biznesa vadības sistēmā “Standard Books” un “Standard ERP” papildu mašīnlasāmajam formātam programmatūrā dati būs redzami arī cilvēklasāmā veidā.
Salīdzinot ar PDF vai līdzīgu izejošo rēķinu manuālu sagatavošanu un ienākošo rēķinu apstrādi, nepieciešamais laiks darbam ar e-rēķiniem būs daudzkārt mazāks – tie nonāk uzreiz no vienas sistēmas otrā bez cilvēka starpniecības. Tas paātrina naudas plūsmu un arī ļauj sekot līdzi uzņēmuma finanšu stāvoklim reālajā laikā.
E-rēķini: kā tas būs…
No 2025. gada 1. janvāra e-rēķinus valsts un pašvaldību iestādēm varēs nosūtīt e-adresē. Bet varat vienoties arī par atšķirīgu e-rēķinu apmaiņas kanālu, piemēram, e-rēķinu operatoru.
Biznesa vadības sistēmā “Standard Books” un “Standard ERP” e-rēķinu nosūtīšanu valsts un pašvaldību iestādēm nodrošinās e-rēķinu operatori (piem., Unifiedpost, FitekIn u.c.), ar kuriem mums ir integrācija un kas attiecīgi nodrošinās visu jūsu uzņēmuma e-rēķinu apriti gan ar valsts, gan privāto sektoru. Līdz ar to jums būs vienots kanāls rēķinu nosūtīšanai un nevajadzēs tos sūtīt, izmantojot dažādas vietnes. Taču, ja vēlesities, varēsiet arī e-rēķinu operatoru neizmantot un sūtīt rēķinu PDF un XML formātā pa e-pastu. Saņēmējs tad to varēs importēt savā sistēmā vai e-adresē.
No 2026. gada 1. janvāra e-rēķinu apmaiņai starp uzņēmumiem būs pieejami vairāki veidi. Atkarībā no rēķinu apjoma uzņēmumi varēs izvēlēties sev piemērotāko:
1. E-adrese
Latvija.lv e-adreses ziņojuma e-rēķina forma ir bezmaksas risinājums, ko nodrošina valsts. Tiesa, tas vairāk piemērots tiem, kas izraksta tikai dažus rēķinus dienā, jo ietver manuālu darbu augšuplādējot un lejuplādējot.
2. Caur e-rēķinu operatoru
Izmantojot e-rēķinu pakalpojumu sniedzēju jeb operatoru, varēsiet saņemt un nosūtīt e-rēķinus gan valsts un pašvaldību iestādēm, gan tiem sadarbības partneriem, kas ir šī operatora klienti, gan arī tiem, kas nav. Tādā gadījumā tikai būs nepieciešams noskaidrot attiecīgā uzņēmuma PEPPOL tīkla numuru (līdzīgi kā tagad noskaidrojam bankas konta numuru). Turklāt šis risinājums nodrošina e-rēķinu apmaiņu arī ar uzņēmumiem citās valstīs, kas ir PEPPOL tīklā. (PEPPOL numuru varēs iegūt, reģistrējoties PEPPOL tīklā caur e-rēķinu operatoriem.)
“Excellent Latvia” grāmatvedības un biznesa vadības sistēmās “Standard Books” un “Standard ERP” ir integrācijas ar visiem Latvijā pieejamajiem e-rēķinu operatoriem. Tādējādi jums atliks vien izvēlēties, ar kuru no tiem aktivizēt sadarbību.
3. Individuāla vienošanās starp uzņēmumiem
Šis risinājums var noderēt, ja jums uzņēmuma programmatūrā ir iespēja veidot rēķinus PEPPOL formātā (XML fails). Tad tos var sūtīt attiecīgi tālāk pa e-pastu, importēt un eksportēt grāmatvedības programmā vai ievietot e-adresē.
“Standard Books” un “Standard ERP” klientiem būs pieejami e-rēķinu operatoru pakalpojumi, kas nodrošinās e-rēķinu plūsmu caur vienotu kanālu. Līdztekus būs iespēja tos sūtīt arī pa e-pastu, pievienojot XML un nepieciešamības gadījumā arī PDF pielikumu, un uz e-adresi.
Tāpat mūsu klientiem ir vēl viena iespēja – sūtīt e-rēķinus caur EDI pakalpojumu sniedzējiem (piem., Edisoft un Telema).
Ko darīt…
Ja e-rēķinus vēl neizmantojat, tad ir pēdējais laiks sagatavoties. Tāpat pēc iespējas laicīgāk vērts apzināt, kuriem jūsu klientiem vai sadarbības partneriem no 2025. gada 1. janvāra obligāti būs jāizmanto e-rēķini. Tas palīdzēs saprast, kas darāms un cik daudz laika ir jūsu rīcībā.
Cik gatavi esat?
Lai būtu ērtāk saprast, kādu soļus tagad spert, esam aprakstījuši trīs situācijas un ieteikumus, kā sagatavoties. Paskatieties, kura atbilst jums!
1. Ja vēl neizmantojat grāmatvedības sistēmu vai izmantojat tādu, kurā nav iespējams nosūtīt vai saņemt e-rēķinus.
Šajā gadījumā nepieciešams pāriet uz tādu grāmatvedības sistēmu, kas atbalsta e-rēķinu izmantošanu. Tās ieviešanai un apmācībām būtu jārēķinās ar vairākiem mēnešiem, lielākiem uzņēmumiem pat gadu. Mūsu pieredze rāda, ka raitāk šis process norit uzņēmumos, kuros ir sakārtoti un skaidri iekšējie procesi.
Biznesa vadības sistēma “Standard Books” un “Standard ERP” var būt jums piemērota izvēle, jo ietver gan grāmatvedības, gan citus uzņēmuma darbībai nepieciešamus moduļus, kā piemēram, pārdošanas vadību, e-komerciju, noliktavas un loģistikas pārvaldību u.c. Turklāt pilnībā nodrošinām arī iespēju izmantot e-rēķinus un arī čeku digitlaizāciju, jo mums ir integrācijas ar visiem Latvijā pieejamajiem e-rēķinu operatoriem. Mūsu sistēmā ir iespēja rēķinus XML un PDF formātā sūtīt arī pa e-pastu un augšuplādēt grāmatvedības programmā vai e-adresē.
2. Ja izmantojat grāmatvedības sistēmu, kas atbalsta e-rēķinus, bet tos vēl neizmantojat.
Šajā gadījumā nepieciešams izvēlēties e-rēķinu operatoru, ar kuru attiecīgajai grāmatvedības sistēmai ir integrācija, noslēgt ar to sadarbības līgumu un veikt apmācību e-rēķinu izmantošanai. To var paveikt pat dažās dienās. Piemēram, programmatūrās “Standard Books” un “Standard ERP” ir integrācija ar virkni e-rēķinu operatoru – “Unifiedpost”, “Telema”, “Finbite”, “Envoice”, “Banqup”, “Edisoft”. Atliek vien izvēlēties jums piemērotāko operatoru, noslēgt līgumu un aktivizēt pakalpojumu. Otrs veids mūsu sistēmā ir rēķinus XML un PDF formātā sūtīt pa e-pastu un augšuplādēt grāmatvedības programmā vai e-adresē.
3. Ja jūsu uzņēmums jau izmanto e-rēķinus
Šajā gadījumā būtu vērts izvērtēt, vai ar esošo e-rēķinu operatoru pietiek. Vislabāk ir izmantot tādu pakalpojumu sniedzēju, kas nodrošina e-rēķinu pakalpojumu pēc iespējas lielākam jūsu klientu un sadarbības partneru skaitam. Var būt arī situācija, ka nepieciešams pieslēgt vairākus e-rēķinu operatorus.
Biznesa vadības sitēmā “Standard Books” un “Standard ERP” ir integrācijas ar visiem Latvijā pieejamajiem e-rēķinu operatoriem. Izmantojot e-rēķinu operatoru “Unifiedpost”, mūsu klienti varēs pārbaudīt, kuri darījumu partneri lieto “Unifiedpost” pakalpojumu. Līdz ar to sadarbība būs vēl raitāka.
Biznesa vadības sitēmās “Standard Books” un “Standard ERP” esam parūpējušies, lai izmantot e-rēķinus jums būtu maksimāli ērti un vienkārši. Pateicoties integrācijām ar e-rēķinu operatoriem, ikvienam sadarbības partnerim varēsiet nosūtīt rēķinu no vienas sistēmas, un līdztekus mašīnlasāmajam formātam būs iespēja redzēt dokumentu arī cilvēklasāmā formātā.
Lai kurā no iepriekš raksturotajām situācijām ir jūsu uzņēmums, droši sazinieties ar mums – palīdzēsim ieviest e-rēķinus!
