Plānots, ka no 2025. gada e-rēķinu izmantošana uzņēmumiem būs obligāta. Lai arī daudzi tos jau šobrīd izmanto, tomēr lielākajai daļai Latvijas uzņēmumu priekšā ir pārejas process. Aplūkosim trīs soļus, kā sākt izmantot e-rēķinus pēc iespējas vienkāršāk.

1.solis – pārbaudīt, vai jūsu grāmatvedības sistēma atbalsta e-rēķinu izmantošanu

Pirmais solis ir pārbaudīt, vai jūsu uzņēmumā izmantotā grāmatvedības vai biznesa vadības sistēma atbalsta e-rēķinu izmantošanu. 

Ja pašreizējā sistēma e-rēķinu izmantošanas iespēju nesniedz vai arī vēl neesat ieviesuši grāmatvedības programmu, noteikti ir vērts izvērtēt iespēju izvēlēties tādu grāmatvedības vai biznesa vadības sistēmu, kas līdztekus citām uzņēmumam nepieciešamām funkcijām atbalsta arī e-rēķinu izmantošanu.

Piemēram, biznesa vadības sistēmā “Standard Books” un “Standard ERP” e-rēķinu funkcija jau ir ietverta komplektā un tiek nodrošināta, pateicoties integrācijai ar e-rēķinu operatoru “Unifiedpost”. To saņemsiet kopā ar tādām uzņēmumam svarīgām funkcijām, kā algu aprēķins, avansa norēķini, personāla, grāmatvedības, pārdošanas vadība, kases, loģistikas, noliktavas un ražošanas pārvaldība, klientu vadība, resursu plānošana un daudz citu moduļu biznesa vadībai un analīzei.

2.solis – noslēgt līgumu ar e-rēķinu operatoru

E-rēķinu operatora sistēma nodrošina iespēju pārskatīt ienākošos un izejošos rēķinus, izrakstīt un nosūtīt tos, kā arī pārvaldīt to administrēšanu. E-rēķinu operatori ir vairāki. Viens no populārākajiem Latvijā ir “Unifiedpost”. Lieliem uzņēmumiem noderīga var būt integrācija ar “Telema”, kas nodrošina e-rēķinu apriti EDI sistēmā.

Ja jūsu grāmatvedības vai biznesa vadības sistēma atbalsta e-rēķinu izmantošanu (proti, tai jau ir gatava integrācija ar e-rēķinu operatoru), jums atliks vien noslēgt līgumu ar attiecīgo e-rēķinu operatoru.

Piemēram, programmatūru “Standard Books” un “Standard ERP” gadījumā integrācija ir ietverta gan ar “Unifiedpost”, gan “Telema”. Noslēdzot līgumu ar “Unifiedpost”, varēsiet aktivizēt programmatūru e-rēķinu nosūtīšanai un saņemšanai.

Ja jūsu esošā sistēma neatbalsta e-rēķinu izmantošanu un citu grāmatvedības vai biznesa vadības programmu šobrīd nevēlaties ieviest, var izmantot e-rēķinu operatoru piedāvātos risinājumus. Piemēram, “Unifiedpost” dokumentu administrēšanas un rēķinu izrakstīšanas platformu “Banqup”, kas nodrošina pārskatu par visiem ienākošajiem un izejošajiem rēķiniem.

Programmatūrā “Standard Books” un “Standard ERP” ir nodrošināta integrācija arī ar “Banqup”.

3.solis – e-rēķinu izmantošanu paredzēt līgumos ar klientiem un sadarbības partneriem

Iespēju izmantot e-rēķinus nepieciešams paredzēt arī līgumos ar klientiem un sadarbības partneriem. To droši dariet jau laikus, jo tas ļaus izmantot e-rēķinus gan šobrīd, gan nebūs nepieciešams pārslēgt līgumus, ja e-rēķinus sāksiet izmantot vēlāk.

Jaunajos līgumos jau uzreiz varat paredzēt e-rēķinu izmantošanas iespēju. Savukārt attiecībā uz iepriekš noslēgtajiem līgumiem ir vērtīgi noskaidrot, kuri sadarbības partneri būtu gatavi un labprāt izmantotu šo iespēju jau tagad.

Biznesa vadības programmā “Standard Books” un “Standard ERP” arī klienta kartiņā iespējams atzīmēt, vai šim klientam var sūtīt e-rēķinus.

Kā darbojas e-rēķini

E-rēķini ir viens no risinājumiem, kas būtiski samazina uzņēmuma administratīvo slogu un padara raitāku naudas plūsmu. Tas samazina darba apjomu, kļūdu īpatsvaru un ietaupa gan laiku, gan finanšu līdzekļus, ko ikdienā veltāt rēķinu apstrādei un izsūtīšanai. Īpaši vērtīgi tas ir uzņēmumiem, kuri katru dienu izsūta desmitiem un simtiem rēķinu. 

Ja jūsu uzņēmuma un piegādātāja izmantotās programmas izmanto vienu e-rēķinu operatoru, e-rēķini nonāk uzreiz no vienas sistēmas otrā. Tas ir tikai laika jautājums, lai šāda iespēja tiktu nodrošināta arī starp dažādiem e-rēķinu operatoriem.

Programmatūrā “Standard Books” un “Standard ERP” ienākošie e-rēķini nonāk e-rēķinu reģistrā, kur atbildīgie darbinieki var pārbaudīt, vai viss ir atbilstoši. Un, ja viss kārtībā, tad rēķins tiek novirzīts piegādātāju reģistrā uz apmaksu. Ja kādam rēķinam, kas ir par lielāku summu, nepieciešams apstiprinājums, arī to var nodrošināt biznesa programmatūrā un Excellent portālā.

E-rēķini ir iespēja atbrīvoties no papīra un PDF rēķiniem grāmatvedībā, rēķinu drukāšanas un izsūtīšanas pa pastu vai e-pastu, izejošo un ienākošo rēķinu manuālas apstrādes. Tāpat tas sniedz uzņēmumam iespēju gūt pārskatu par finanšu stāvokli reālajā laikā, tostarp ērti pārraudzīt maksātājus un nemaksātājus. 

Aicinām droši sazināties ar mums – palīdzēsim ērti pāriet uz e-rēķinu izmantošanu!