Ko nozīmē digitalizēta noliktava? Kā noliktavas programma palīdz ikdienas darbā? Aplūkojam, kāda pieredze ir mūsu klientam “Rolling”, vadošajam biroja tehnikas, preču tirdzniecības un servisa uzņēmumam Latvijā.
“Rolling” biznesa pārvaldībai izmanto uzņēmuma vadības sistēmu “Standard ERP”. Tā kalpo grāmatvedības, e-veikala, lojalitātes programmu, personāla, remontdarbu, servisa un citu procesu raitai nodrošināšanai. Un, protams, bez tās neiztiek arī noliktavā. Vairāk par darba organizāciju un to, kā palīdz “Standard ERP” programmatūras noliktavas modulis, stāsta “Rolling” noliktavas vadītājs Edgars Bukejs.
Visas rakstā minētās iespējas nodrošina arī biznesa vadības sistēma “Standard Books”.
Īsumā par “Rolling”
- Darbības veids: preču tirdzniecība, biroja tehnikas noma, biroja iekārtu serviss
- Darbinieki: > 100
- Sniedz pakalpojumus Latvijā un Igaunijā
- Apgrozījums Latvijā 2023: EUR 14 milj.
- Biznesa vadībai izmanto programmatūru “Standard ERP”
Kā uzsver Edgars Bukejs, noliktavā tiek apkalpoti klienti – preces tiek uzņemtas, atlasītas, izvietotas pa plauktiem un komplektētas klientiem. Tālāk loģistika ved līdz gala patērētājam.
“Izmantojam “Standard ERP” programmu, kura atvieglo mums darbus,” saka Edgars. “Viss ir pārskatāmi, redzami – tādas lietas kā adreses, atlikumi, partijas saņemšana, ko mums vajag redzēt. Ja citi uzņēmumi skraida ar lapām un meklē, kur, kas, kā, tad mums tas nav jādara. Mēs vienkārši, ejot ar mobilo ierīci, visu varam apskatīties un strādāt vienkārši.”
Kā palīdz noliktavas programma?
Noliktavas uzskaites programma sniedz iespēju pārvaldīt noliktavas procesus no preces pasūtījuma līdz piegādei klientam. Tā ļauj veikt krājumu uzskaiti un kontroli, pārzināt, kas, kur un cik daudz atrodas. Līdz ar to preces var pasūtīt nepieciešamajā daudzumā. Tāpat var redzēt, vai kādas preces ir jāizņem no sortimenta, kurām piemērot atlaidi u.tml. Noliktavas uzskaites programmā būs redzama visa darbam nepieciešamā informācija – adreses, preču atlikumi, partiju saņemšana u.c.
Lai darbs noliktavā būtu ērtāks, uzņēmumā “Rolling” darbiniekiem ir mobilās ierīces ar noliktavas lietotni.
“Mums ir lietotne, ar kuru strādā noliktavas darbinieki,” stāsta Edgars Bukejs. “Tajā redzama informācija par preču nosūtīšanu, klientu pasūtījumiem, precēm, kas tiek komplektētas, kā arī precēm, kas vēl jāatlasa.
Lietotnē redzamas arī preču atrašanās vietas, kā arī kur mainīti plaukti, ja preci nav bijis iespējams izvietot plānotajā vietā. Līdz ar to darbiniekiem nav ik reizi jāiet pie datora, lai iegūtu nepieciešamo informāciju.
Tāpat lietotnē redzamas arī atskaites – cik preču ir noliktavā, vai kaut kas ir “aiz plaukta”. Redzama arī preču kustība – kad pienāca, vai jau ir izvietotas plauktos vai vēl stāv pieņemšanā. Ar šo lietotni tiek veikta arī inventarizācija – preces plauktā tiek skenētas un saskaitītas pēc fakta.”
Kādēļ vajadzīga preču uzskaite
“Preču uzskaite noliktavā ir svarīga, lai var zināt, cik preču ir atlikumos, kāda ir to atrašanās vieta, lai nav jāstaigā un jāmeklē, jo no galvas visu atcerēties nevar. Vadoties pēc uzskaites programmā, arī mājaslapā esošajā internetveikalā parādās preču faktiskie atlikumi, kas ir noliktavā pieejami, un klienti var uzreiz iegādāties,” stāsta Edgars.
Pateicoties “Standard ERP” programmatūrai, tiklīdz noliktavā izmainās pieejamais preču skaits, tas automātiski atspoguļojas arī internetveikalā. Tādējādi pircējs netiek maldināts un vienmēr redz aktuālo pieejamo preču klāstu.
Ja noliktavas krājumu uzskaite nav precīza, tad preču aprite un krājumu izveide var nebūt atbilstoša pieprasījumam – krājumi var būt gan pārāk mazi, gan pārāk lieli. Tas, savukārt, uzņēmumam var radīt zaudējumus un pasliktināt klientu apkalpošanas kvalitāti. Ja redzams, ka daļa preču nav realizēta, tas vadītājiem ātri liek saprast, ka uz laiku jāiepauzē attiecīgo preču pasūtīšana no piegādātājiem.
Noliktavas programma – arī rēķiniem un pasūtījumu sagatavošanai
Edgars Bukejs stāsta, ka noliktavā ir arī daudz apkalpošanas darbu, kur noliktavas programma ir neatsverams palīgs, jo daudz procesu notiek automātiski. “Rēķinu drukāšana notiek automātiski, kurjerdienestu “DPD” un “Omniva” pasūtījumi nav jāvada datubāzē, bet, tiklīdz mums ir viņu pasūtījums, tā automātiski mums iznāk jau uzlīmes ar to logotipiem,” saka Edgars.
“Tāpat, kad prece tiek uzņemta, tā uzreiz neparādās noliktavas atlikumos, bet starpnoliktavā. Kad tā tiek izvietota, tiek iegrāmatota saņemšana, un tad parādās noliktavas atlikumā. Tad komplektētājs zina, ka prece ir plauktā, nav jāmeklē pieņemšanā vai kaut kur citur,” stāsta “Rolling” noliktavas vadītājs.
Palīdz pārdošanai
Edgars Bukejs stāsta – kad noliktavā pienāk preču krava, programmatūrā “mēs ieliekam, cik ilgā laikā aptuveni to uzņemsim. Līdz ar to pārdevējs var redzēt aptuveno laiku, kad tā būs pieejama noliktavā”.
“Mēs esam pieraduši pie “Standard ERP”. Tā ir lokana. Patīk, ka var viskaut ko pieprogrammēt. Vienmēr tiek izdomāti risinājumi. Mēs daudzo gadu laikā esam papildinājuši jau tik daudz reižu, ka nevar vairs atcerēties visu,” saka Edgars.
Labi organizēts darbs noliktavā ļauj veiksmīgi darboties visam uzņēmumam
Noliktavai ir liela nozīme uzņēmuma kopējā darbībā. Tā ir saistīta ar visiem preču realizācijas kanāliem – fizisko tirdzniecību (piemēram, veikalu), e-veikalu, digitālajiem tirgus plačiem. Ražošanas uzņēmumiem – arī ar ražotni. Tā nodrošina ražošanas izejmateriālus īstajā laikā un apjomā, un arī uzņem un uzglabā gatavo produkciju. Tāpat svarīgi, lai noliktavas uzskaites programma būtu sasaistīta arī ar grāmatvedības sistēmu. Tādējādi gan finanšu, gan preču dati atbilst viens otram, un darbiniekiem tie nav manuāli jāievada no vienas sistēmas otrā.
Labi organizēts darbs noliktavā un nevainojama informācijas plūsma, ko nodrošina noliktavas programma, ļauj veiksmīgi darboties visām šīm struktūrvienībām, samazina administratīvo slogu, padara ikdienas darbu raitāku un vienkāršāku.
Kādas vēl iespējas darbam noliktavā sniedz biznesa vadības sistēma “Standard ERP” un “Standard Books”
- Iespēja sekot līdzi precēm dažādos dalījumos
Ļoti svarīga mēdz būt iespēja sekot līdzi precēm sadalījumā pa partijām, sērijas numuriem, derīguma termiņiem, izmēra u.c. Tas ir noderīgi, ja jums ir preces ar unikālu sērijas numuru. Tādējādi varat pārvaldīt arī garantijas servisa procesu – kuram modelim kādi servisa darbi un kad veikti, kad prece iepirkta u.c. Veidojas sērijas numura vēsture.
Var sekot līdzi arī pēc preces partijas un to derīguma termiņa – tas palīdz pārvaldīt preču noietu atbilstoši derīguma termiņam vai garantijas laikam. Biznesa vadības sistēmā “Standard Books” un “Standard ERP” ir iespēja preces segmentēt arī pa variācijām – piemēram, apģērbu pēc krāsas, izmēra u.c. Tas palīdz vienuviet redzēt, cik daudz kāda veida preces ir noliktavā un ko nepieciešams pasūtīt papildus.
- Noliktavas lietotne ikdienas darbam
Biznesa vadības sistēmu var papildināt arī ar noliktavas lietotni. Lietotni darbinieki var izmantot viedtālruņos vai speciālās darba vajdzībām paredzētās mobilajās ierīcēs.
Ierīcē ir redzama visa darbam nepieciešamā informācija – klientu pasūtījumi, preces, kas tiek komplektētas, to atrašanās vietas, preces, kas vēl būs jākomplektē, kas ir ceļā uz nosūtīšanu u.tml. Šādi iespējams redzēt atrašanās vietas arī tām precēm, kam ir mainīti plaukti. Mobilās ierīces pluss ir tas, ka darbiniekam, lai iegūtu informāciju, nav ik reizi jādodas pie datora.
Ja programmatūrai ir pieslēgta biznesa inteliģence, tad no mobilās ierīces var pārvaldīt arī noliktavu kopumā.
Arī inventarizācija ir veicama ar mobilās ierīces palīdzību – preces saskaita un noskenē. Dati automātiski nonāks programmatūrā.
- Automātiski grāmatojumi un rēķini
Biznesa vadības sistēmā “Standard Books” un “Standard ERP” rēķinus par klientiem nosūtītajām precēm iespējams izveidot arī automātiski, nav katram manuāli jādrukā. Tāpat programmatūrā iespējams izveidot priekšapmaksas jeb avansa rēķinu.
- Iespēja segmentēt noliktavas
Noliktavas uzskaites programmatūrā iespējams segmentēt arī pašas noliktavas atbilstoši to funkcijām.
Noliktavas var būt dažādas, un vienam uzņēmumam pat vairākas – viena garantijas remontdarbu materiāliem, otra – mazumtirdzniecībai, atsevišķa – vairumtirdzniecībai u.tml. Var būt arī virtuāla noliktava ar preču artikuliem, kur pasūtījumi tiek pieņemti, bet fiziski preces tiek glabātas pie piegādātājiem. Ar visiem šiem noliktavu veidiem ir ērti strādāt un tie var pastāvēt līdztekus, ja noliktavu dati ir digitalizēti un tās tiek pārvaldītas noliktavas uzskaites sistēmā.
