Servisa pasūtījumi

Servisa pasūtījumu modulis būtu noderīgs:

• Uzņēmumiem, kuru specializācija ir preču labošana (mēbeles, aprīkojums, iekārtas),
• Uzņēmumiem, kas nodarbojas ar preču tirdzniecību, kas paredz garantiju (pat ja labošana notiek ārpus šī uzņēmuma),
• Ražošanas uzņēmumiem (lai kontrolētu savu iekārtu labošanu vai izmantotu servisa pakalpojumus savai darbībai).

Ieguvumi izmantojot Servisa pasūtījuma moduli:
1. Iespēja apskatīt pilnu katras preces servisa vēsturi, tostarp saistītās darbības, izmantotās rezerves daļas un citu būtisku informāciju;
2. Iespēja piekļūt pilnai informācijai par klientiem un precēm, izmantojot sasaisti ar CRM moduli;
3. Uzlabota klientu apkalpošanas kvalitāte pirms un pēc pārdošanas;
4. Iespēja precizēt sniegtā pakalpojuma veidu, (piem. maksas, garantijas, uz līguma pamata vai bezmaksas);
5. Servisa pasūtījumi ir pilnībā sasaistīti ar pārējo sistēmu, tāpēc nav nepieciešams atkārtoti ievadīt informāciju. Tas palielina informācijas aprites ātrumu starp departamentiem, mazina kļūdu skaitu un palielina efektivitāti. Tādējādi grāmatvežiem ir pieejama nepieciešamā informācija, un pārdevēji var redzēt, ka rēķins par servisu ir izrakstīts, bet nav apmaksāts u.t.t. Turklāt izmantotās rezerves daļas momentāli izmaina noliktavas atlikumu;
6. Papildus modulim ir pieejams Web bāzēts rīks darba tabulu veidošanai, kas nodrošina mobilitāti situācijās, kad labošana notiek pie klienta;
7. Elastīga iestatīšana, piedāvājot dažādas darbplūsmas, lai pielāgotos lietotāju vajadzībām.

Pilnīgai programmas funkcionalitātes izmantošanai ir ieteicams izmantot shēmā parādīto pilno procesu sākot no iepirkuma veidošanas līdz preces pārdošanai.

Šajā piemērā aprakstīts saīsināts ceļš ar Pasūtījuma izveidošanu > Preču saņemšanu > Klienta rēķina izveidošanu.

1. Modulis Loģistika > Reģistri > Pasūtījumi > Veidot Jaunu pasūtījumu

2. Kad Pasūtījums izveidots, izvēlieties Veidot – preču saņemšanu

Saņemtās preces ierakstā > G sadaļā > laukā Sērijas Nr. iespējams ievadīt saņemtās preces sērijas numuru.

3. Ja prece tālāk tiek pārdota klientam, tad izrakstot rēķinu modulī Realizācija > Reģistri > Rēķini > Veidot – jauns rēķins > sadaļā D programmatūru pieprasīs ievadīt sērijas numuru, jo tas tika norādīts preci saņemot noliktavā. Atverot izvēlni zem lupas vai ar Ctrl+Enter, parādīsies sērijas numuri, kas ir tikuši ievadīti šim artikula numuram.

NB! Sadaļā “Valūtas” jābūt izvēlētam “Izmainīt noliktavas atlikumu”.

4. Ejot uz moduli Servisa pasūtījumi > Reģistri > Garantijas sēr. numuri, varat apskatīt darbību vēsturi ar visiem artikuliem, kuriem ir izmantoti garantijas sērijas numuri.

Garantijas sēr. numuru reģistrā ir atsevišķi ieraksti katram artikulam ar sērijas numuru, kuru esat pārdevuši un/vai preces, kuras esat salabojuši. Pat ja nepārdodat, bet tikai labojat iekārtas citiem uzņēmumiem vai labojat savas iekārtas uzņēmuma iekšienē, tad varat tās pievienot manuāli izmantojot “Veidot – Jauns garantijas sērijas numurs” vai tie parādīsies no servisa noliktavas ierakstiem.

Reģistrā iespējams pārskatīt artikulu pārdošanas un garantijas laiku (no Artikula kartītes lauka “Garantijas mēneši”).

Ir dažādas darbplūsmas, kuras var izmantot dažādās kombinācijās atkarībā no uzņēmuma vajadzībām. Darba plūsma izmantojot tikai Garantijas sērijas numuru ir piemērota apkopēm vai ātriem remontiem (ar vienu piegājienu). To var izmantot, ja jūsu uzņēmumā tehniķi ir uz vietas vai dodas izbraukumā pie klienta.

Piemērs. Ja preces labošana tiek vietas uz vietas uzņēmumā, kas to pārdeva. Pēc zemāk redzamās shēmas process notiks četros posmos:

1. No Garantijas sērijas numura tiks izveidota aktivitāte.

2. Pēc Aktivitātes tiks izveidots Servisa pasūtījums.

3. No Servisa pasūtījuma pēc izvēles var veidot: darba uzdevumu, darba tabulu vai piedāvājumu (par piedāvājumu vairāk nākamajā apakšsadaļā).

4. Kad darbs ir pabeigts, varam veidot rēķinu.

1. Aktivitātes veidošana ir paredzēta vairāk iekšējai komunikācijai. Kad klients atnes labojamo artikulu, tad ejot uz moduli Servisa pasūtījumi > Reģistri > Garantijas sērijas numuri, atveriet artikula ierakstu.

Izvēlieties Veidot > Darbplūsmas aktivitāti un ievadiet ziņu tehniskajam personālam.

Norādītā lietotāja darba uzdevumu sarakstā parādīsies aktivitāte. Katram tehniķim regulāri jāpārbauda savs uzdevumu pārvaldnieks, lai redzētu, kādi uzdevumi ir jāveic. 

2. Modulī Servisa pasūtījumi > Reģistri > Garantijas sērijas numuri > aktivizējiet artikulu > Veidot – Servisa pasūtījumu

Zināmā informācija ir pārnesta uz ierakstu.

Varat nomainīt lauku “Rēķina tips”, aizpildīt lauku “Standarta problēma” un lauku “Maksimālās izmaksas”, ko segs garantija.

3.1. Ar darba uzdevumu servisa pasūtījums tiek sadalīts uz vairākiem meistariem. Tiek izlemts atbildīgais katram servisa pasūtījuma darbam. Ja vajadzīgs no darba uzdevuma var arī izveidot rezerves daļu pasūtījumus piegādātājiem katram atsevišķam remontam.

3.2. Ja administrators vai tehniķis pats plāno savu darbu, tad no Servisa pasūtījuma uzreiz var veidot Darba tabulu.

Darba tabulā ievada artikulus, kurus izmanto remontam vai apkopei. Tie var būt noliktavas artikuli vai pakalpojumi (darbs).

B sadaļā > laukā “Art.tips” var norādīt artikulus, ko nosedz garantija. Vai, ja nenosedz, norādīt, ka būs jāizraksta rēķins.

Ja izmantojat noliktavas artikulu, kuram pašam ir sērijas numurs, tad to var norādīt C sadaļā > laukā “Sērijas numurs”.

NB! Ja meisters atrodas izbraukumā, tad darba tabulu veidošanai var izmantot Web vidē bāzētu rīku (vairāk skatieties video no 14 min. 30 sec.)

3.3. Darba tabulu kopskatu iespējams redzēt Servisa pasūtījumi > Atskaites > Darba tabulas ieraksti.

4. Servisa pasūtījumā atzīmējiet izvēlni “Pabeigts”. Ejiet uz Veidot > Rēķinu.

Rēķinā parādās tikai garantijā neiekļautās pozīcijas (punkts 3.2.).

Gadījumos, ja garantija nesedz visu remontu (un nav zināms, vai klients piekrīt segt vajadzīgos izdevumus), tad varam no Servisa pasūtījuma veidot Piedāvājumu, lai klientu informētu par prognozētajām izmaksām.

1. Modulī Servisa pasūtījumi > Reģistri > Servisa pasūtījumi > Veidot – jaunu servisa pasūtījumu

Laukā “Rēķina tips” jābūt izvēlētam jāizraksta rēķinu.

2. Kad tiek saņemts cenu piedāvājums no iekšējā tehniķa vai ārpakalpojuma remonta uzņēmuma, varat veidot Piedāvājumu.

3. Kad piedāvājumā ievadītas paredzētās izmaksas, varat nosūtīt klientam e-pastu caur Veidot – E-pastu.

4. Pēc Piedāvājuma apstiprināšanas, varat nomainīt Piedāvājuma statusu uz “Apstiprināts” un Veidot – Darba tabulu (skat. iepriekšējās sadaļas punktu 3.2).

Ja tiek izmantots modulis Norēķini pēc līgumiem, tad apkopes pakalpojumi tiek rezervēti periodiski (piemēram, ik pēc diviem vai sešiem mēnešiem) un parasti notiek pie klienta. Parasti notiek Servisa līgumu veidošana saskaņā ar noslēgto Līgumu. Pēc tam, atkarībā no uzņēmuma vajadzībām, varat izmantot jebkuru no iespējamām darba plūsmām: A) veidot Aktivitāti > Garantijas sērijas numuru > Servisa pasūtījumu, B) no Aktivitātes > Servisa pasūtījumu.

Daži no svarīgiem iestatījumiem, lai Servisa pasūtījumu modulis darbotos kā iepriekš aprakstīts.

1. Servisa pasūtījumi > Iestatījumi > Noliktavas parametri > Atjaunot reģistrētu garantijas sērijas nr. Ja pārdodat preci ar garantiju, tad izveidojot Realizācijas rēķinu, izmantotais sērijas numurs tiek pievienots garantijas sērijas numuriem Servisa pasūtījumu modulī. No pārdošanas brīža sākas Garantijas laika atskaite.

2. Servisa pasūtījumi > Iestatījumi > Kontējuma sastādīšana Servisa pasūtījumiem
Darba tabulas objekts uz rēķina – ja izmantojat objektus analītikai, tad to iespējams norādīt uz rēķina (piem.projekts)
Darba tabulas maina noliktavas atlikumu – tiklīdz kāda rezerves daļa tiek izmantota darba tabulā, tad prece tiek noņemta no noliktavas uzskaites. Šo ieteicams aktivizēt.
Atļaut tikai vienu galveno artikulu servisa pasūtījumā – ja ir vairāki artikuli, kurus jālabo, tad katram būs savs Servisa pasūtījums.

3. Servisa pasūtījumi > Iestatījumi > Klienta statusa atskaites info > 3. sadaļā varat izvēlēties, ka klienta statusa atskaitē redzēsiet Servisa pasūtījumu informāciju.

4. Servisa pasūtījumi > Iestatījumi > Numuru sērijas

5. Artikula kartīte > Tips > Noliktavas (vai Servisa – pakalpojumiem, kā remonts); Sērijas numurs > Vienības; Specifikācija > Garantijas mēneši

6. Loģistika > Iestatījumi > Sērijas numuru uzskaite > Veidot lielu daudzumu sērijas numuru automātiski, varat automātiski ģenerēt sērijas numurus precēm, kas ienāk noliktavā. Tas attiecas uz rēķiniem un preču saņemšanu.

7. Servisa pasūtījumi > Iestatīumi > Standarta defekti – informācija tehniķim, kas saņem saplīsušo preci, kā arī norāda problēmu, kas dokumenta izdrukā būs redzama klientam.