Par elektroniskajiem rēķiniem tiek runāts gadiem ilgi. Aktuālāka šī tēma ir kļuvusi kopš 2019. gada 18. aprīļa, kad stājās spēkā prasība, ka publiskajam sektoram ir jāpieņem e-rēķini. Taču koronavīrusa pandēmijas radītā nepieciešamība darbu veikt attālināti ir īpaši palielinājusi uzņēmēju interesi par e-rēķinu izmantošanu. 

Kas tad īsti ir e-rēķins?

Vispirms ir svarīgi saprast, kas ir e-rēķins. E-pastā nosūtīts rēķins nav e-rēķins, un PDF formāta rēķins nav vienlīdzīgs ar XML formāta rēķinu, jo abi šie formāti piedāvā ļoti atšķirīgas iespējas.

PDF formāta rēķini būtībā ir datora ekrānā aplūkojamas papīra lapas. Savukārt e-rēķins ir digitāls rēķins, kas tiek nosūtīts no vienas informācijas sistēmas uz citu, piemēram, no viena uzņēmuma biznesa vadības programmas uz cita uzņēmuma programmatūru vai arī uz privātpersonas internetbanku. 

E-rēķinus var izmantot visi uzņēmumi

Visa pasaule virzās uz e-rēķinu pusi, jo tādējādi norēķināšanās kļūst vienkāršāka, un tas samazina darba apjomu, kas nepieciešams gan izejošo, gan saņemto rēķinu apstrādei.

E-rēķini ir domāti visiem uzņēmumiem – ar to palīdzību ietaupīt laiku un samazināt darbu var gan mazie, gan arī lielie uzņēmumi. Tā ir universāli pievilcīga iespēja – jo vienkāršāka un ātrāka ir rēķinu nosūtīšana, pieņemšana un apmaksa, jo raitāk rit uzņēmumu darbs, savstarpējā saziņa un sadarbība. Un ne mazāk svarīgi – uzlabojas arī naudas plūsma, jo rēķini nevar noklīst sūtīšanas procesā un ātrāk nonāk maksāšanas rindā.

Ar e-rēķiniem darbs rit raitāk

Vislielākā e-rēķinu priekšrocība ir tā, ka rēķina nosūtīšana un saņemšana neprasa papildu darbu, jo informācijas sistēmas to paveic cilvēka vietā. Turklāt uzņēmumiem ir iespēja reālajā laikā redzēt pārskatu par finanšu darbībām. Tā kā e-rēķinu gadījumā rēķini nav manuāli jāievada dažādās sistēmās, tad pastāv arī daudz mazāka iespēja pieļaut kļūdas datu ievadīšanas laikā.

Rēķina nosūtītājam e-rēķina gadījumā nav jāuztraucas, vai rēķins tiešām tika nosūtīts un vai tas ir saņemts, jo rēķinu kustība sistēmā ir labi pārredzama. Savukārt samaksas veikšana notiek vien ar pāris klikšķiem. 

Kā notiek e-rēķinu nosūtīšana?

Lai būtu iespējams nosūtīt e-rēķinus, ir jānoslēdz līgums ar e-rēķinu operatoru. Latvijā ir vairāki operatori. Ir iespējams izvēlēties, vai rēķins jānosūta e-rēķina veidā uz grāmatvedības programmu, uz e-pasta adresi vai papīra formātā pa pastu.

Lai nosūtītu e-rēķinu, programmatūrā jāizveido rēķins, kurš ar operatora starpniecību nonāk otra uzņēmuma programmatūrā. Rēķina saņēmējs to var ar vienu pogas spiedienu nodot tālāk apmaksai. Biznesa vadības sistēmu nodrošinātāju uzdevums ir nepārtraukti uzlabot lietotāju pieredzi, lai e-rēķinu nosūtīšana un pieņemšana noritētu pēc iespējas vienkāršāk un ērtāk. Tāpat mērķis ir nodrošināt plašu operatoru tīklu, lai klients varētu izvēlēties tieši sev vispiemērotāko pakalpojuma sniedzēju.

Operatoru izvēle

Latvijā darbojas vairāki operatori – “Telema”, “Unifiedpost” (iepriekš “Fitek”), “Omniva” u.c. Uzņēmuma vadības sistēmas “Standard Books” attīstītāji savā darbā rēķinās ar klientu vēlmēm un kā sākotnējo ir izvēlējušies integrāciju ar “Fitek” un “FitekIn”, ko piedāvā Unifiedpost. Taču, ja mūsu klienti to vēlēsies, strādāsim arī ar citiem operatoriem.

Iestati un lieto

Kad ir noslēgts līgums, tad ir jāiestata biznesa programmatūra e-rēķinu nosūtīšanai un saņemšanai. “Standard Books” biznesa vadības programma ar unikālu aktivizēšanas atslēgu tiek sasaistīta ar e-rēķinu operatoru, kas nodrošina e-rēķinu nosūtīšanu un saņemšanu.

E-rēķinu lielākie plusi

• E-rēķini samazina darba apjomu, ietaupot finanšu līdzekļus un ļaujot laiku izmantot lietderīgāk
• Novērš cilvēciska rakstura kļūdas
• E-rēķini sniedz uzņēmumam iespēju gūt pārskatu par finanšu stāvokli reālajā laikā, tostarp ērti pārraudzīt maksātājus un nemaksātājus
• Ievērojami samazinās izmaksas. Rēķinu drukāšanai un izsūtīšanai pa pastu vai pat e-pastu un saņemšanai, apstrādei ir lielākas izmaksas
• Ievērojami samazinās krāpšanas risks, jo sistēma nolasa datus no biznesa vadības programmas un spēj arī analizēt, vai sadarbība ir notikusi

E-rēķini būtiski atvieglo uzņēmēja un grāmatveža dzīvi, samazinot darba apjomu un nodrošinot nevainojamu rēķinu kustību. Jo īpaši tas ir vērtīgi tiem uzņēmumiem, kuri katru dienu izsūta desmitiem un simtiem rēķinu. E-rēķinu gadījumā patiesībā ir ļoti grūti atrast racionālu iemeslu, kādēļ to ieviešanu atlikt uz vēlāku laiku.

Ja vēl apdomājat, vai izmantot e-rēķinus, vai arī ja jūsu esošā grāmatvedības programma nepiedāvā iespēju tos izmantot, aicinām droši sazināties ar mums! Palīdzēsim saprast, kādu pirmo soli spert.