Apstiprinājuma noteikumu iestatīšana un izmantošana

Darījumu paziņojumi > Reģistri > Apstiprinājuma noteikumi

Reģistrs – izvēlieties reģistru, kuram veidosiet apstip. noteikumus, piem. ienākošie rēķini
Komentārs – paskaidrojošs teksts izmantošanai apstiprinājumu noteikumu pārskata logā
Tips – apstiprinājums. Par parakstīšanu lasiet ŠEIT.

Sadaļā “Aktivitāšu tipi” ieteicams aizpildīt:

• Pieprasījuma informācija

Aktivitātes tips – aktivitātes tips, kas izveidosies, kad tiks izveidots Ienākošā rēķina apstiprinājuma pieprasījums katram apstiprinātājam
Aktivitātes nosaukums – parādīsies kā virsraksts pie apstiprinājuma aktivitātes
Uzdevuma akt. Tips – grupē visas apstiprinājuma aktivitātes, kas tiek izveidotas konkētam apstiprinājumam. Lai pārraudzītu visas aktivitātes, kas notiek viena apstip. laikā, tiks izveidots galvenais uzdevums, kas tiek nozīmēts lietotājam, kas pieprasa apstiprinājumu. Ja lietotājs A izveido apstip. pieprasījumu lietotājam B, tad A un B redz Aktivitāti ar aizpildītu lauku “Aktivitātes tips”. Lietotājs A papildus redz arī aktivitāti ar aizpildītu lauku Uzdevuma akt. Tips, kas palīdz pārraudzīt apstip. procesa progresu (savā Uzdevumu sarakstā un ierakstā).
Atgādinājumi – pēc cik dienām tiks nosūtīti atgādinātāji apstiprinātājam

• Rezultāta aktivitāšu tipi

CRM > Iestatījumi > Aktivitāšu tipi jāizveido aktivitāšu tipi pēc šāda parauga.

Šajā iestatījumā varat norādīt katrai aktivitātei atgādinājuma tipu, laiku un e-pasta gadījumā – Atgādinājuma tekstu, ko saņems apstiprinātājs.

Svarīgi katram Aktivitātes tipam norādīt Aktivitāšu klasi, kas izveidota pēc šāda parauga:

Ja lietotājam nav programmā izveidota e-pasta, tad modulī Sistēma > Reģistri > Personas > Realiz. > E-pasta adrese ir jābūt norādītai e-pasta adresei ārpus programmas. Sūtot e-pastu tiks norādīta saite uz Portālu, kur lietotājs varēs veikt tās pašas darbības.

NB! Ja izvēlaties e-pasta veida atgādinājumu, tad Darījumu paziņojumi > Iestatījumi > Darījumu paziņojumi > Epasts varat norādīt, kura lietotāja vārdā automātiskie e-pasti tiks sūtīti.

Ja šis iestatījums būs tukšs, tad programma ņems vērā norādīto lietotāju no E-pasts un konferences > Iestatījumi > E-pasta un konferenču parametri > lauks “No sistēmas”.
E-pasts un konferences > Reģistri > E-pasta rinda varat apskatīt izsūtītos e-pastus.

Apstip. ierakstus atzīmēt ar OK – ja visi apstiprinātāji ir apstiprinājuši vajadzīgās aktivitātes, tad ieraksts, par kuru tika pieprasīts apstiprinājums, tiek apstiprināts/grāmatots.
Atļaut atcelt apstiprinājuma pieprasījumus – pēc tam, kad ir nospiesta poga “Nosūtīt apstiprināšanai”, nosūtīto pieprasījumu var arī atcelt. Tā būs redzama ierakstā zem darbību izvēlnes “zobrata”.
Apstiprinājums apstiprinātājam – ja lietotājs A izveido ierakstu, kas jāapstiprina viņam pašam un lietotājam B, tad automātiski tiks izveidots apstiprinājums lietotājam A. Kad darbinieks izveido prombūtnes plānu un pieprasa apstiprinājumu, sistēma automātiski apstiprina darbinieka prombūtnes plānu. Ja atspējots, darbiniekam prombūtnes plāns ir jāapstiprina manuāli.
Kopēt piesaistnes – tiks kopēti visi pielikumi no oriģinālā ieraksta uz galveno aktivitāti (ar Uzdevuma akt. Tipu)
Automātiski apstiprināt galveno uzdevumu – apstiprināšanas galvenā aktivitāte (ar Uzdevuma akt. Tipu) tiek automātiski atzīmēta kā pabeigta pēc apstiprināšanas procesa beigām (apstiprināts/noraidīts/atcelts). Ja šī opcija nav atlasīta, galveno aktivitāte ir jāatzīmē kā pabeigta manuāli.

• Informācija zināšanai

Uzņēmumam dažos gadījumos, nosūtot ierakstus apstiprināšanai, būs nepieciešams kāds, kurš faktiski neapstiprina, bet kuram jāzina par šo darbību.

• Sadaļa “Noteikumi”

Limits –  ja visām darbībām neatkarīgi no summas vajadzīgs apstiprinājums, tad atstājiet lauku tukšu. Ja veidosiet vairāku pakāpju apstiprināšanu, tad ievadiet tās summas augšējo robežu, kurai nepieciešams apstiprinājums. Ievadot 1000, tas nozīmēs, ka visu summu darbības mazākas vai vienādas ar 1000 ietilpst šajā kategorijā.
Tips –  “Nav” (ja līdz kādam limitam nav vajadzīgs apstiprinājums) vai “Lietotājs”.
Apstiprinātājs – norādiet vienu vai vairākas personas, kurām jāapstiprina konkrētais ieraksts.
Darbība – Ja ieraksts ir jāapstiprina visām personām no apstiprinātāju saraksta, norādiet “Visi”. Ja apstiprinājums ir jāveic vienai no norādītajām personām, tad izvēlieties “Viens”. Ja konkrētajā limitā nav vajadzīgs apstiprinājums, tad “Neviens”.
Paziņojums – izvēlieties paziņojuma veidu:

• E-pasts
• SMS izmantojot SMS integrāciju
• Brīdinājums, kas parādīsies apstiprinātājam uz ekrāna

Nākamais līmenis – izvēlieties “Nepieciešams”, ja apstiprinātājiem ar lielākiem limitiem ir jāapstiprina arī arī šī līmeņa darbība.

• Sadaļa Filtrēt

Varat norādīt, ja apstriprinājuma noteikumi attiecas uz kādu konkrētu prombūtnes veidu, objektu, utt. Personāla dokumentiem laukā Prombūtnes veids norādiet prombūtnes veidu.

1. Dodieties uz vajadzīgo Reģistru, kuram ir izveidoti apstiprinājuma noteikumi, piemēram, Piegādātāji > Piegādātāju rēķini

2. Kad ievadīta visa vajadzīgā informācija, izvēlieties “Nosūtīt apstiprināšanai”

3. Pēc tam Apstiprinājuma statuss mainīsies no “Nav pieprasīts” uz “Gaida apstiprinājumu”.
Personas, kam jāapstiprina ielasīsies Personu ikonas, kurām ir nosūtīta apstiprinājuma aktivitāte.
Saistīti ar parādīsies saistītais Apstiprinājuma uzdevums, lai var ātri piekļūt uzdevumam un to apstiprināt.

Ja apstiprinājumu ir nepieciešams atsaukt, izmantojiet Darbības > Atcelt pieprasījumu

Pēc pieprasījuma nosūtīšanas uzdevums redzams Personas Uzdevumi sadaļā, kas tika nodefinēts Darījumu paziņojumi > Reģistri > Apstiprinājuma noteikumi > sadaļā Noteikumi

Uzdevuma pārskats

Atverot uzdevumu to ir iespējams:

• Apstiprināt, lai apstiprinātu uzdevumu.
• Noraidīt, lai noraidītu uzdevumu.
• Atcelt apstiprinājumus, lai atceltu apstiprinājuma pieprasījumu.
• Labot –
  • Nosaukumu
  • Pievienot Personas zināšanai
  • Pievienot papildus tekstu aktivitātes matricā (Teksts sadaļa)
  • Pievienot Aprakstu
  • Pievienot Pielikumus
• Apskatīt saistīto ierakstu, no kura veidota apstiprinājuma aktivitāte.
• Pievienot komentāru.
• Atvērt pielikumus, ja tādi ir pievienoti.
• Kopēt saiti, lai to nosūtītu kolēģim, piemēram, caur Teams.

Kad visi apstiprinājumi būs saņemti:

• Apstiprinājuma statuss mainīsies uz Apstiprināts
• Ieraksta statuss mainīsies uz Apstiprināts
• Ja Apstiprinājumu noteikumos ir atzīme pie “Apstipr. Ierakstus atzīmēt ar OK”, tad ieraksts arī tiks Grāmatots/Apstiprināts (atkarībā no ieraksta veida)
• Apstiprinājuma aktivitāte nonāk Pabeigts kolonnā Uzdevumu pārskatā.

Reģistra pārskatā arī būs redzami Apstiprinājuma un Ieraksta statusi.

NB! Darbinieka kartītē obligāti jānorāda Lietotāja kodu Pers.info > laukā “Lietotāja kods”. Lai šis lauks aizpildītos automātiski, aktivizējiet Algu parametri > Iestatījumi > Veidot/atjaunot personu ierakstus.

1. Darījumu paziņojumi > Reģistri > Apstiprinājuma noteikumi > Veidot – jauns apstiprin. noteikums  > lauks Reģistrs – Personāla dokumenti.

2. Sadaļā Noteikumi:

jāaizpilda tikai pirmā rinda, norādot Tipu (Lietotājs) un Darbību (Viens). Nav vajadzīgs norādīt apstiprinātāju (ja vien jūsu uzņēmumā nav viena persona, kas papildus apstiprina visu), jo sistēmā ir pēc noklusējuma pieņemts, ka departamenta vadītājs apstiprina Personāla dokumentu ierakstus saviem darbiniekiem (skat.4.punktu).

3. Sadaļā Filtri:

Kontakts  – dokumenta apakštips

4. Tālāk modulī Personāls > Reģistri > Dokumenti > Veidot – jaunu ierakstu jāaizpilda lauki “Darbinieks” un “Rīkojuma tips”.

Lauks “Departaments” noteiks, kurš apstiprinās Personāla dokumentus.

Atverot departmenta ierakstu > lauks “Vadītājs”, redzēsiet lietotāju, kuram tiks nosūtīti šī dokumenta tipa apstiprinājumi.

Pēc saglabāšanas iespējams pieprasīt apstiprinājumu ejot caur ‘‘Zobratu”> Pieprasīt apstiprinājumu.

5. Konkrētais darbinieks savā profilā  Standard Books pie Uzdevumiem redzēs apstiprinājuma pieprasījumus.

NB! Ja vēlaties, lai atverot aktivitāti, automātiski atveras Dokumentu vadības logs, tad dodieties uz Sistēma > Iestatījumi > Dokumentu vadības pieeja un pie konkrētā lietotāja izvēlieties reģistru Aktivitātes.

Ja galvenajam ierakstam ir pielikumi, tad tos redzēsiet vai varēsiet papildus pievienot ar pogu “Augšuplādēt”.

6. Sākot ar versiju 2022-10-22 v2, modulī Integrācija > Iestatījumi > Dokobit iestatījumi > lauks Dokumenta tips. Izvēltieties pdf, edoc vai asice formātu. Pdf atbalstīs tikai pdf failus, bet pārējie – jebkuru faila tipu parakstīšanai.

1. Pievienojot jaunu dokumentu, sadaļā Dokumenti jāaizpilda lauki ”Tips” un “Darbinieks” un jānospiež “Veidot”.

2. Atvērsies dokumenta pārskats, kur jāizvēlas “Nosūtīt apstiprināšanai”.

3. Apstiprinājuma pieprasījums tiks nosūtīts konkrētajam darbiniekam un viņa vadītājam. Tos var redzēt Excellent portāla sadaļā Uzdevumi, kur iespējams dokumentu apstiprināt. Pēc apstiprināšanas sadaļā Dokumenti šis dokuments būs redzams kā apstiprināts.

Iesniedzot Atvaļinājuma pieteikumu (Prombūtnes plānu) Excellent portālā, šo aktivitāti ir iespējams nosūtīt apstiprināšanai atbildīgajai personai, kura saņems pieteikumu un varēs to apstiprināt vai noraidīt.

Programmas sagatavošana:

1.Aktivitāšu tipu un klases iestatīšana

CRM > Iestatījumi > Aktivitāšu tipi jāizveido aktivitāšu tipi pēc šāda parauga:

Aktivitāšu tipiem A2-A5 obligāti ir jāpievieno Klase APPR, kuru jāizveido pēc šada parauga:

2. Prombūtnes veida iestatīšana

Pēc aktivitāšu tipu un klašu izveidošanas ir nepieciešams definēt Prombūtnes veidu, kuram tiks veidoti apstiprinājuma noteikumi. ATV prombūtnes veids ir iekļauts Etalona datos.

Personāls > Iestatījumi > Prombūtnes veids pārbauda sekojošo informāciju:

• Dokumenta tips – izvēlas no saraksta, ar kādu dokumenta tipu tiks veidots personāla dokuments šim prombūtnes veidam. Visi tipi apskatāmi Personāls > Iestatījumi > Dokumentu tipi.
• Krāsa maiņu grafikā – no saraksta izvēlas krāsu, kādā vēlaties redzēt attiecīgo prombūtnes veidu Excellent Portāla Prombūtņu kalendārā (pieejams no versijas 8.5 2025-06-26, build 9132)
• Atzīme “Veidot dokumentu no apstiprināta prombūtnes plāna” – atzīmēt, lai automātiski tiktu ģenerēts dokuments prombūtnes apstiprinājuma gadījumā. Sistēma automātiski izveidos Dokumentu un ievietos Dokumenta tipu, ko definējāt pirmajā solī.

3. Apstiprinājumu noteikumu izveidošana

Lai Prombūtnes plāniem aktivizētu apstiprinājumu plūsmu, ir nepieciešams izveidot apstiprinājumu noteikumu ierakstu. Modulī Darījumu paziņojumi > Reģistri > Apstiprin. noteikumi > Veidot. Šeit jāaizpilda sekojošā informācija:

• Reģistrs – “Plānotās prombūtnes”
• Komentārs – paskaidrojošs teksts izmantošanai apstiprinājumu noteikumu pārskata logā
• Pieprasījuma informācija
  • Aktivitātes tips – A1
  • Aktivitātes nosaukums – “Prombūtnes plāns apstiprināšanai” – šis nosaukums parādīsies apstiprinājuma uzdevuma virsrakstā
  • Uzdevuma akt. tips – GALV
• Rezultāta aktivitāšu tipi –
  • Apstiprināts – A2
  • Noraidīts – A3
  • Atcelts – A4
  • Pārsūtīts – A5
• Matricas laukā
  • Tips – Lietotājs
  • Apstiprinātājs – atstāj tukšu. Prombūtnes plāniem automātiski apstiprinātāji ir darbinieks un viņa tiešais vadītājs
  • Darbība – “Viens”
  • Paziņ. – “E-pasts”
  • Nāk. līmenis – “Nav nepieciešams”
• Sadaļā Filtrēt ievieto
  • Prombūtnes veids – ATV (veids, kuru iestatījāt otrajā solī)

Pēc nepieciešamības ievieto atzīmes pie:

• Apstipr. ierakstus atzīmēt ar OK – kad prombūtnes plāna apstiprināšanas process ir beidzies (apstiprinātāji ir apstiprinājuši plānu), ieraksta statuss automātiski mainās uz “Apstiprināts”.
• Atļaut atcelt apstiprin. pieprasījumus – Pēc noklikšķināšanas uz “Pieprasīt apstiprinājumu” varat arī atcelt nosūtīto pieprasījumu. Prombūtnes plāns atgriežas apstiprinājuma statusā “Nav pieprasīts”, un ieraksta statuss ir “Izveidots”.
• Apstiprinājums apstiprinājumam – Kad pieprasītājs izveido prombūtnes plānu un nosūta apstiprinājumam, sistēma automātiski apstiprina prombūtnes plānu no pieprasītāja puses
• Kopēt piesaistnes – Ja prombūtnes plāna ierakstam ir pielikumi, tie tiek kopēti apstiprināšanas uzdevuma ierakstā.
• Automātiski apstipr. galveno uzdevumu – kad prombūtnes plāna apstiprināšanas process ir beidzies, galvenais uzdevums tiek automātiski apstiprināts.

4. Departamentu izveide un piesaiste darbinieku Līgumiem

Prombūtnes veidu apstiprinājumi balstās uz Departamentiem, tādēļ ir nepieciešams izveidot departamentu ierakstus un pievienot tos darbinieku Līgumos.

Modulī Personāls > Reģistri > Departamenti > Veidot > aizpilda sekojošos laukus:

• Kods – departamenta saīsinājuma kods
• Nosaukums – departamenta garais nosaukums
• Vadītāji – no saraksta izvēlas Darbinieka ierakstu, kurš ir šī departamenta vadītājs

Departaments jāpievieno Algas > Reģistri > Līgumi > laukā Departaments. 

Piemērs, Dana Mana ir nodarbināta Departamentā RIGA, kura vadītājs ir Viktors Krauza. Šādā gadījumā prombūtnes apstiprinājumi, ko nosūtīs Dana Mana nonāks pie darbinieces tiešā vadītāja Viktora.

Viena departamenta darbinieki redzēs viens otra Prombūtnes plānus Excellent Portālā. Departamenta vadītājs redzēs sava departamenta kolēģu prombūtnes plānus un sava pārvaldītā departamenta darbinieku prombūtnes plānus.

5. Darbinieku kartiņu pārbaude

Lasiet ŠEIT par prasībām attiecībā uz Darbinieka kartītes, Personas un Globālā lietotāja ieraksta nepieciešamību atkarībā no izmantotās programmas versijas.

Prombūtnes plāna izveides un apstiprināšanas plūsma no versijas 8.5 2025-06-26, build 9132. Par darba plūsmu vecākai versijai lasiet zemāk.

Sadaļā Cilvēkresursu vadība > Prombūtnes noklikšķiniet uz pogas „Jauna prombūtne”. Tiks izveidots prombūtnes plāns, kas būs pieejams sistēmā modulī Personāls > Reģistri > Prombūtnes plāni.

Atveroties jaunam logam nepieciešams aizpildīt informāciju par Plānoto prombūtni:

• Tips – atvaļinājuma gadījumā ATV
• Sākuma datums – prombūtnes sākuma datums
• Beigu datums – prombūtnes beigu datums
• Komentārs – pievienot jebkādu informāciju. Komentāra saturs ievietosies arī Prombūtnes ieraksta komentārs laukā.
• Pielikumi – iespējams pievienot pielikumu dažādos formātos – jpeg, doc, pdf, xlsx

NB! Darbiniekam veidojot Plānoto prombūtni Līgums sadaļā automātiski ielasīsies darbinieka līguma numurs. Departamenta vadītājam šeit būs iespēja izvēlēties savu vai savu padoto līguma numuru. Personai, ar Excellent Portāls > administrators/grāmatvedis > Pilns tiesībām ir iespēja izvēlēties jebkuru kompānijā aktīvo līgumu.

Pēc ieraksta saglabāšanas, lai prombūtnes plānu nosūtītu apstiprināšanai, spiest Darbības > Nosūtīt apstiprināšanai.

Šajā brīdī ieraksta statuss mainās no “Nav pieprasīts” uz “Gaida apstiprinājumus” un ierakstu vairs nav iespējams labot.

Ja nepieciešams veikt labojumus, pieprasījums vispirms ir jāatceļ, klikšķinot Darbības > Atcelt pieprasījumu.

Prombūtnes plāna izveides un apstiprināšanas plūsma līdz versijai 8.5 2025-06-26, build 9132

Darbinieks dodas uz Cilvēkresursu vadība > Prombūtnes plāni > Izveidot jaunu.

Kad informācija ir ievadīta, nospiediet “Veidot”.

Atveras ieraksts, kuru var pārbaudīt pirms iesniegšanas un pievienot komentāru.

Nospiediet “Nosūtiet apstiprināšanai” un pieprasījums būs redzams konkrētā darbinieka vadītājam.

Prombūtnes plāna apstiprināšanas plūsma sākot no versijas 8.5 2025-06-26, build 9132. Par darba plūsmu vecākai versijai lasiet zemāk.

Vadītājs atverot savu Uzdevumi sadaļu kolonnā Darīt redzēs apstiprinājumu uzdevumus, kuriem ir nepieciešami apstiprinājumi.

Uzdevumus, kurus ir nepieciešams apstiprināt var atpazīt Cilvēkresursu vadība > Prombūtnes > kalendārā pēc Smilšu pulksteņa ikonas:

Uzklikšķinot uz strīpainā ieraksta > Vairāk info, var atvērt saistīto apstiprinājuma uzdevumu (zilas krāsas teksts), kas atrodas zem Saistīti ar. 

Atvērsies uzdevuma priekšskatījums, no kura vadītājs varēs Apstiprināt/Noraidīt uzdevumu vai atcelt apstiprinājumus.

Pēc uzdevuma apstiprināšanas uzdevuma apstiprinājumu statuss kļūst no “Gaida apstiprinājumu” uz “Apstiprināts” un šajā brīdī personas ar sekojošām tiesībām var:

• Excellent Portāls – rādīt Prombūtnes – Pilns >  Veidot Prombūtni
• Excellent Portāls – rādīt Dokumentus – Pilns >  Veidot dokumentu
• Excellent Portāls – rādīt Uzdevumus – Pilns >  Jauns uzdevums

Pēc Veidot Prombūtni darbības Plānotā prombūtne kļūst par Prombūtnes ierakstu (ieraksta krāsa kalendārā mainās no strīpainas uz pilnu):

Saite uz Plānoto prombūtni būs pieejama no Prombūtnes ieraksta. No Prombūtnes ieraksta to ir iespējams apstiprināt, lai tā tiktu iekļauta algu aprēķinos.

Prombūtnes plāna apstiprināšanas plūsma līdz versijai 8.5 2025-06-26, build 9132.

Vadītājs atverot portālu pie Uzdevumiem var redzēt uzdevumu sarakstu ar statusiem.(kolonnā Apstiprināts: V – , ja uzdevums bija apstiprināts, Smilšu pulkstenis – uzdevums gaida apstiprināšanu; tukšums – uzdevums nebija nosūtīts apstiprināšanai).

Atverot tikko izveidoto prombūtnes pieprasījumu, nospiediet “Apstiprināt”, ja vēlaties apstiprināt.

Ja vadītājs vēlas apskatīties papildus informāciju, tad viņš var piespiest pogu “Atvērt ierakstu”.

Portālā atvērsies Prombūtnes plāna ieraksts, kurā ir iespēja arī pārbaudīt prombūtnes plānus arī pārējiem darbiniekiem, uzspiežot pogu “Radīt plānu”.

Pēc kopējā prombūtnes plāna apskatīšanas, vadītājs, nospiežot pogu “Aizvērt”, var atgriezties Prombūtnes plāna ierakstā.

Šajā logā nospiežot pogu “Apstiprinājumi” (kas atspoguļo visas personas, kam jāapstiprina šo darbību), varat nospiest pogu “Apstiprināt”.

Veicot šo darbību ieraksta Statuss nomainīsies uz Apstiprināts.

Uzdevums tiks noslēgts pilnībā, kad visas puses (visas personas) veiks apstiprināšanu. Tas pazudīs no uzdevumu saraksta. Ja būs nepieciešams atrast apstiprināto uzdevumu, tad sadaļā Uzdevumi būs jāizvēlas “Radīt visus”.