Atjaunots 28. jūnijs 2024
Kā izveidot atgādinājumu par neapmaksātu rēķinu?
Ja klients nav samaksājis Rēķinu norādītajā termiņā, tad rodas nepieciešamība nosūtīt klientam Atgādinājumu.
Atgādinājumu vēstuļu sūtīšanas procedūras pamatā ir atskaite Neapmaksāto rēķinu pārskats (Realizācija > Atskaites > Neapmaksāto rēķinu pārskats). Tāpēc programmā tiek pielietots termins Paziņojums par neapmaksātiem rēķiniem.
Veidojot dokumenta izdruku, jāizvēlas Realizācija > Dokumenti > Paziņojums par neapmaksātiem rēķiniem.
Specifikācijas loga izvēles:
Klients – Ctrl+Enter taustiņu kombinācija atver Kontaktu reģistru. Ja nepieciešams, ievadiet šeit tā Klienta numuru, kuram vēlaties sagatavot Atgādinājumu.
Kategorija – Ctrl+Enter taustiņu kombinācija atver Klientu kategoriju izvēlni. Ja vēlaties izveidot Atgādinājumus Klientiem, kuri pieder noteiktai Kategorijai, tad norādiet šo Kategoriju šeit.
Klasifikācija – Ctrl+Enter taustiņu kombinācija atver Klienta klasifikāciju izvēlni. Ja vēlaties veidot vēstules klientiem ar noteiktu klasifikāciju. Ja ievadīsit vairākas klasifikācijas, atdalot tās ar komatiem, vēstules tiks veidotas tikai tiem klientiem, kuriem ir visas uzskaitītās klasifikācijas.
Kavētās dienas (ne vairāk kā) – Ja rēķinos vēlaties iekļaut tikai tos izrakstus, kuru nokavējums ir pārsniedzis noteiktu dienu skaitu, ievadiet šo numuru šeit. Tas nozīmē, ka jūs varat izmantot šo lauku, ja vēlaties no sarakstiem izslēgt rēķinus, kas ir tikko nokavēti.
Apmaksas datums – Ievadiet datumu, lai izveidotu pārskatus uz konkrētu datumu. Visi rēķini, kas šajā dienā bija neapmaksāti (atkarībā no zemāk izdarītās izvēles), tiks iekļauti sarakstos, savukārt rēķini un iemaksas pēc šī datuma netiks iekļauti. Rēķini tiks sagrupēti pēc izrakstīšanas datuma atbilstoši norādītajam datumam. Ja atstāsiet šo lauku tukšu, tiks izmantots pašreizējais datums.
Valoda – var nodefinēt valodu dokumenta veidlapai, kurā tiks izdrukāts dokuments. Realizācija > Dokumenti > Paziņojums par Neapmaksātiem rēķiniem > Darbību izvēlne (“Zobrats”) > Definēt dokumentu > formas definīcijas logā varat norādīt, ka katrai valodai tiks izmantotas dažādas veidlapu veidnes.
Pēc tam, kad esat izveidojis šo saikni starp veidlapu veidnēm un valodām, katru reizi, kad veidosiet Paziņojumu klientam, tiks izmantota atbilstoša klienta valodas veidne. Katram klientam ir iespējams nodefinēt valodu modulī CRM > Kontakta kartītē > sadaļā Kompānija > laukā Valoda.
Tomēr, ja Formu definicijā laukā “Valoda” neielieksiet vērtību, visiem klientiem neatkarīgi no viņu nodefinētas valodas Kontakta kartītē, tiks izmantota atbilstošā veidlapas veidne.
Ņemiet vērā, ka šis lauks nav meklēšanas filtrs. Valodas ievadīšana šeit neierobežos pārskatu veidošanu tikai klientiem ar šo valodu.
Paaugstināt atgādinājuma līmeni – Katram Rēķinam ir kods (Atgādinājuma līmenis), kas norāda, cik reizes par konkrēto rēķinu ir izveidoti Atgādinājumi. Atzīmējiet šo izvēli, ja vēlaties, lai drukājot Atgādinājumu, tiktu mainīts tā līmenis.
Izlaist paziņojumus bez rindām – Šī opcija, kas tiks izmantota pēc noklusējuma, nozīmē, ka tukši pārskati (vēstules) netiks veidoti, t.i., klienti, kuriem nav neapmaksāto rēķinu (un nav neizmantoto kredītrēķinu, ja iepriekš izvēlaties opciju “Iekļaut atvērtos kredītrēķinus”) netiks veidoti.
Vai palaižot apkalpošanu Realizācija > Rutīnas > Apkalpošana >Veidot e-pastu par klienta neapmaksātiem rēķiniem, lai izveidotu un nosūtītu Atgādinājuma e-pastu klientiem, kura pielikumā tiks saglabāts dokuments PDF formātā, kas ietver sarakstu ar visiem neapmaksāto rēķinu atlikumiem.
Atgādinājumu vēstuļu automātiska veidošana ir iespējama vienam vai vairākiem klientiem.
Specifikācijas loga izvēles:
Klients – Ja nepieciešams, šeit ievadiet tā klienta numuru (vai klientu kopumu), kuram vēlaties veidot vēstules.
Kategorija – Ja vēlaties veidot vēstules klientiem, kas pieder konkrētai klientu kategorijai, šeit norādiet šo kategoriju
Klasifikācija – Šajā laukā ievadiet klasifikācijas kodu, ja vēlaties veidot vēstules klientiem ar noteiktu klasifikāciju. Ja ievadīsit vairākas klasifikācijas, atdalot tās ar komatiem, vēstules tiks veidotas tikai tiem klientiem, kuriem ir visas uzskaitītās klasifikācijas.
Kavētās dienas (ne vairāk kā) – Ja rēķinos vēlaties iekļaut tikai tos izrakstus, kuru nokavējums ir pārsniedzis noteiktu dienu skaitu, ievadiet šo numuru šeit. Tas nozīmē, ka jūs varat izmantot šo lauku, ja vēlaties no sarakstiem izslēgt rēķinus, kas ir tikko nokavēti.
Min.bilance – Ja vēlaties veidot izrakstus klientiem, kuru atlikums ir lielāks par noteiktu skaitli – norādiet šo skaitli šeit.
Min. rēķinu skaits – Ja vēlaties veidot izrakstus tikai tiem klientiem, kuriem esat izrakstījis vismaz noteiktu skaitu rēķinu – ievadiet šo numuru šeit.
Uz datumu – Ievadiet datumu, lai izveidotu pārskatus uz konkrētu datumu. Visi rēķini, kas šajā dienā bija neapmaksāti (atkarībā no zemāk izdarītās izvēles), tiks iekļauti sarakstos, savukārt rēķini un iemaksas pēc šī datuma netiks iekļauti. Rēķini tiks sagrupēti pēc izrakstīšanas datuma atbilstoši norādītajam datumam. Ja atstāsiet šo lauku tukšu, tiks izmantots pašreizējais datums.
Papildu izmaksas – Norādiet šeit visas izmaksas, kuras vēlaties iekasēt par katra paziņojuma veidošanu. Tas tiks veidots kā atsevišķs attēls izrakstā, ja veidlapas veidnē būsiet iekļāvuši lauku “Papildu izmaksas” un laukus “Summa” un “Summa + procenti”. Šīs papildu izmaksas netiks norakstītas pārskatā norādītajos rēķinos.
Valoda – var nodefinēt valodu dokumenta veidlapai, kura tiks pielikta Atgādinājuma e-pasta pielikumā (Arhīvā).
Realizācija > Dokumenti > Paziņojums par Neapmaksātiem rēķiniem > Darbību izvēlne (“Zobrats”) > Definēt dokumentu > formas definīcijas logā varat norādīt, ka katrai valodai tiks izmantotas dažādas veidlapu veidnes.
Pēc tam, kad esat izveidojis šo saikni starp veidlapu veidnēm un valodām, katru reizi, kad veidosiet Paziņojumu klientam, tiks izmantota atbilstoša klienta valodas veidne. Katram klientam ir iespējams nodefinēt valodu modulī CRM > Kontakta kartītē > sadaļā Kompānija > laukā Valoda.
Tomēr, ja Formu definīcijā laukā “Valoda” neieliksiet vērtību, visiem klientiem neatkarīgi no viņu nodefinētas valodas Kontakta kartītē, tiks izmantota atbilstošā veidlapas veidne.
Ņemiet vērā, ka šis lauks nav meklēšanas filtrs. Valodas ievadīšana šeit neierobežos pārskatu veidošanu tikai klientiem ar šo valodu.
Iekļaut atvērtos kredītrēķinus – Atzīmējiet šo izvēles rūtiņu, ja vēlaties izrakstos iekļaut kredītrēķinus, kuri vēl nav piešķirti konkrētiem rēķiniem.
Izlaist paziņojumus bez rindām – Šī opcija, kas tiks izmantota pēc noklusējuma, nozīmēs, ka tukši pārskati (vēstules) netiks veidoti, t.i., klienti, kuriem nav neapmaksāto rēķinu (un nav neizmantoto kredītrēķinu, ja iepriekš atlasāt opciju “Iekļaut atvērtos kredītrēķinus”) netiks veidoti.
Sūtīt e-pastu automātiski – Šī opcija ļauj izveidot e-pastu un automātiski to nosūtīt klientam
Palielināt atgādinājumu līmeni – Katrā rēķinā ir kods (atgādinājuma līmenis, kas redzams sadaļā “Cenu lapa”), kas norāda, cik reižu tas ir ticis atgādināts un iekļauts klienta neapmaksāto rēķinu žurnālā.
Atlasiet šo opciju, ja vēlaties, lai katrā rēķinā tiktu palielināts atgādinājuma līmenis, kad tiek veidots paziņojums. Pat ja izvēlaties šo opciju, Atgādinājumu līmeņi tiks palielināti tikai tad, ja lauks “Uz datumu” ir tukšs vai pašreizējais datums un ja klienta kontakta kartītes ierakstā sadaļā “Nosacījumi” ir atķeksēta izvēles rūtiņa “Atgādinājumi”. Atgādinājuma līmeņi netiks paaugstināti arī rēķinos, par kuriem vēl nav jāmaksā (t.i., ja maksājuma termiņš ir veidošanas dienā vai nākotnē).
Apkalpošanas rezultātā epastu pastkastītē tiek izveidots e-pasts vienam vai vairākiem klientiem ar neapmaksāto rēķinu atskaiti pielikumā.
1. Lai klientam būtu iespējams nosūtīt Atgādinājumu, klienta kartītē Nosacījumu sadaļā ir jāatzīmē izvēle “Atgādinājumi”.
Ja šāda atzīme ir izdarīta tāda klienta kartītē, kuram ir rēķini, par kuriem nevēlaties nosūtīt paziņojumu, tad konkrētā rēķina ierakstā Nosūtīšanas nosacījumu sadaļā atzīmējiet izvēli “Bez atgādinājuma”.
2. Lai nosūtot klientam Atgādinājuma e-pastu tajā automātiski tiek pievienots standarta teksts, ir nepieciešams veikt sekojošas darbības:
- modulī CRM > Reģistri > Standarta teksti, jāizveido teksta šablonu. Vairāk lasiet Kā jāaizpilda standarta tekstu reģistrs?
Piemēram
- modulī E-pasts un konferences > Iestatījumi > E-pasts teksti, jāizveido jaunu ierakstu – e-pasta teksts.
Reģistrs
Šajā laukā no piedāvāta saraksta, izmantojot Paste special / cmd+Enter, izvēlieties no saraksta reģistru, kuram jāpiemēro e-pasta teksta ieraksts. Konkrēti šajā gadījumā pielietosim Neapmaksāto rēķinu pārskatu.
Virsraksts
Ievadiet īso tekstu, kuru programma turpmāk ievietos katra e-pasta laukā Tēma.
Piemēram
Teksts sākumā
Izmantojot Paste special / cmd+Enter, izvēlieties īpašo tekstu no moduļa CRM > Reģistri > Standarta teksti
Šajā ierakstā būs teksts, kas tiks iekopēts E-pasta galvenā pamatteksta sākumā. Atkarībā no reģistra un no tā, vai izmantojat zemāk esošo opciju “Neievietot oriģinālā ieraksta detaļas e-pasta tekstā”, teksts tiks parādīts pirms Artikulu saraksta. Šajā standarta teksta ierakstā nav jāpievieno teksta beigas.
Teksts beigas
Izmantojot Paste special / cmd+Enter, izvēlieties īpašo tekstu no moduļa CRM > Reģistri > Standarta teksti
Šī ieraksta teksts tiks iekopēts E-pasta galvenā pamatteksta beigās. Atkarībā no reģistra un no tā, vai izmantojat zemāk esošo opciju “Neievietot oriģinālā ieraksta detaļas e-pasta tekstā”, teksts tiks parādīts pēc Artikulu saraksta un pēc jebkura cita no ieraksta ņemta teksta, piemēram, Maksājuma noteikumiem.
Lai atvieglotu procesu, ir iespējams laukā “Teksts sākumā” ievietot vienīgo teksta šablonu, kuru pielietosiet visiem Atgādinājuma vēstuļu sūtīšanai. Piemēram,
Neievietot oriģinālā ieraksta detaļas e-pasta tekstā
Sūtot individuālu ierakstu pa e-pastu (piemēram, Piedāvājums, Pasūtījums, Klientu pasūtījums vai Rēķins) pēc noklusējuma detalizēta informācija tiks iekļauta e-pasta galvenajā daļā un e-pastam tiks pievienota arī ieraksta PDF versija. Atķeksējiet šo opciju, ja nevēlaties, lai katra ieraksta informācija tiktu iekļauta E-pasta galvenajā daļā.
Izmantojiet tabulu, kas aizņem lielāko loga daļu, lai ievadītu virsraksta, sākuma teksta un beigās teksta tulkojumus dažādās valodās. Pirmajā kolonnā norādiet valodu, ja nepieciešams, izmantojot “Paste Special”, un otrajā kolonnā ievadiet atbilstošo virsraksta tulkojumu. Trešajā un ceturtajā kolonnā izmantojiet “Paste Special”, lai norādītu standarta teksta ierakstus (no moduļa CRM > Reģistri >Standarta teksti), kas satur attiecīgos sākumā un beigās teksta tulkojumus.
Tulkojums, kas tiks izmantots konkrētā e-pastā, būs atkarīgs no sūtāmā ieraksta valodas (Piedāvājums, Pasūtījums, Klientu pasūtījums vai Rēķins) vai gadījumā, kad tiks izmantota paziņojuma/atskaites formas, no klienta vai piegādātāja valodas, kas tiek norādīta kontakta kartītē. Ja ierakstā nav valodas vai ir norādīta valoda, kurai nav tulkojuma, tiks izmantoti virsraksts, teksta sākums un teksta beigās, kas norādīts laukā virs tabulas.