Darbietilpīga un detalizēta darba gadījumā ir viegli zaudēt uzmanību administratīvām un tehniskām darbībām. Lai tas nenotiktu, ir vērts pievērst uzmanību piemērotiem rīkiem, kas atbilst jūsu biznesa vajadzībām. Ir daudz universālu biznesa programmatūru risinājumu, taču ir maz tādu biznesa vadības sistēmu, kur ir gan finanšu, gan noliktavas pārvaldības, gan servisa pasūtījumu, gan CRM funkcionalitāte, kā arī daudz citu funkciju vienā sistēmā.
Igaunijas uzņēmums ”Aider” nodarbojas ar rūpniecisko iekārtu tirdzniecību un apkopi. Vairāk nekā puse no astoņu darbinieku komandas ir tehniskās apkopes meistari, kuru ikdienas darbs tiek veltīts pārdotā aprīkojuma uzturēšanai un remontam. Būtībā “Aider” galvenā darbības joma ir klientu apkalpošana – tiek pārdota un iznomāta ierīce vai mašīna, kurai nepieciešama regulāra apkope.
Nomainīja biznesa vadības sistēmu
Biznesa vadības sistēmas gadījumā uzņēmumam “Aider” ir ārkārtīgi svarīgi, lai pārskats par klienta vajadzībām būtu pieejams gan tehniķiem, gan uzņēmuma grāmatvedim un vadītājam. “Aider” izpilddirektors Henri Tabri stāsta, ka viņš nolēmis nomainīt visu uzņēmuma biznesa vadības sistēmu, jo līdz šim izmantotais “Directo” risinājums neļāva koncentrēt visas darbības zem viena jumta, un biznesa vajadzībām atbilstošas funkcijas izveide bija laikietilpīga.
“Vairāku dažādu programmu izmantošana radīja daudz papildu darba. Mēs meklējām risinājumu, ko varētu izmantot gan tehniskās apkopes meistars, gan grāmatvedis. “Excellent” sniedza piemērotu iespēju ar nepieciešamajām funkcijām programmā “Standard Books”.”
Automātiska darbplūsmas plānošana uzņēmumam “Aider” bija svarīga, lai biznesa vadības sistēma samazinātu tehniķu slodzi, nevis to palielinātu. Turklāt bija būtiski, lai tas būtu risinājums visam uzņēmumam, tostarp gan tehniķiem, gan grāmatvedim, gan izpilddirektoram.
Agrāk “Aider” tehniskās apkopes darba process bija diezgan laikietilpīgs. Katrs darba solis (piem., pasūtījuma ievadīšana, darblapas sākšana) bija jāievada programmā manuāli, kas prasīja ilgu laiku. Izmantojot “Standard Books”, iepriekšējā loģika labā nozīmē tika apgriezta otrādi. Tā tika automatizēta un padarīta ātrāka.
Darba process tagad daudz vienkāršāks
Uzņēmuma vadītājs stāsta, ka darba process tagad ir daudz vienkāršāks:
- Pa tālruni vai e-pastu saņemtu darba pasūtījumu darbinieks ievada “Standard Books”, no kura pakalpojumu sniedzējs var izveidot piedāvājumu klientam, nospiežot vienu pogu. Tas ir pamats gan pārdošanas, gan pirkšanas pasūtījumiem.
- Informācija no ievadītā pasūtījuma vienlaikus veido pamatu tehniskās apkopes meistara darblapai, kurā glabājas informācija par nepieciešamajām rezerves daļām, materiāliem un tehniķa darba laiku.
- Darblapas automātiski saņem informāciju par rezerves daļu un cita aprīkojuma pārdošanu klienta apstiprinātā secībā, kas samazina risku pasūtīt noliktavā liekas preces. Ja nepieciešamās preces nav noliktavā, biznesa vadības sistēma to norādīs darblapā, un tā tiks pasūtīta. “Standard Books” funkcionalitāte ļauj par to e-pastā paziņot klientam.
- Ja tehniķis pabeidz strādāt pie klienta, viņš vai viņa e-pastā var arī nosūtīt klientam darblapu, kas apstiprina paveikto darbu. Ar jauno “Excellent” WEB saskarni darbu iespējams apstiprināt arī meistara viedierīcē. Lai sazinātos ar klientu, katrā “Standard Books” lietošanas procesa posmā ir pieejami automatizēti e-pasta ziņojumi tieši no biznesa vadības sistēmas.
- Visas darbības tiek automātiski atspoguļotas “Aider” kontos, kur katra mēneša beigās iespējams visiem klientiem izrakstīt konsolidētus rēķinus. Arī šeit visa informācija no apstiprinātajiem piedāvājumiem un darblapām nāk automātiski.
“Risinājums, ko sniedza “Excellent”, uzlaboja mūsu ikdienas darba procesu, novēršot nepieciešamību manuāli pārsūtīt datus no klientu apkalpošanas pasūtījuma uz darblapu,” par uzņēmuma vadības sistēmas galvenajām priekšrocībām stāsta H. Tabri. “Standard Books” pasūtījuma veidlapā ievadītā informācija servisa tehniķu gadījumā tiek automātiski pārsūtīta uz darblapu, kurā parādīta informācija par produktu, kā arī rezerves daļas, to krājumi un apkopes darbiem patērētais laiks
Piemērota biznesa vadības sistēma nodrošina arī apmierinātus klientus
Tā ir ērta arī klientam. “Pasūtot tehniskās apkopes darbus, klientam ir jāpasaka tikai savas ierīces sērijas numurs. To ievadot, mēs varam redzēt visu darbam nepieciešamo informāciju – piemērotas rezerves daļas, pēdējos apkopes darbus un citu. Tas arī sniedz informāciju tehniķim darba plānošanai – ja krājumā ir norādīts, ka ir jāpasūta rezerves daļas, mēs varam no “Standard Books” pa e-pastu paziņot klientam, ka gaidām rezerves daļas. Turklāt, pateicoties ierīces sērijas numuram, mēs zinām, vai uz apkopes darbiem attiecas garantijas darbi.” Tehniķiem ir pastāvīgs darba procesa pārskats, kas ir zināms arī klientam.
Tas ļauj tehniskās apkopes darbiniekiem pabeigt visu klientu apkalpošanas procesu ar “Standard Books”. Kad darbs pie klienta ir pabeigts, tehniķi var viņam uzreiz nosūtīt arī veikto darbu kopsavilkumu. “Standard Books” novērsa nepieciešamību pēc papīra formāta atskaites un grāmatvedības darbiem, izmantojot papildu datu importēšanu un eksportēšanu.
Konkurences priekšrocības tehniskās apkopes pakalpojumu jomā
“Pašreizējā biznesa vadības sistēma palielina mūsu komandas locekļu neatkarību, nodrošina ātrumu un tajā pašā laikā kvalitāti. Visus trīs bieži ir grūti sasniegt, taču, pateicoties pareizai biznesa vadības sistēmas pakalpojumu sniedzēja izvēlei, mēs to lielā mērā esam izdarījuši sev un saviem klientiem. Pateicoties “Standard Books”, mums vairs nav nepieciešami papīra formāta pārskati vai regulāras klātienes tikšanās. Visam varam sekot “Standard Books” atskaitēs,” saka Henri Tabri.
Uzņēmumam “Aider” ir svarīgi, lai uzņēmuma vadības sistēma ir atbilstoša biznesa vajadzībām. Tā, lai pamatdarbība un grāmatvedība būtu apvienota vienuviet. Ja tehniķi uzreiz darba vietā var sniegt pārskatu par klientam paveikto darbu, grāmatvedība joprojām tiek veikta, izmantojot grāmatvedības sistēmu. Arī to “Standard Books” ir ērti atrisinājis – pietiek ar dažiem klikšķiem programmatūrā, lai visiem klientiem nosūtītu rēķinus. Šī ir funkcija, kas ievērojami atvieglo darbu.
Risinājums tika ieviests sadarbībā ar “Excellent” komandu, kas vēlējās izprast uzņēmuma “Aider” vajadzības un biznesu. “”Excellent” komanda ir domājusi kopā ar mums kopš programmas maiņas brīža. Teicami saprata mūsu vajadzības un piedāvāja risinājumu, kas nāk par labu ikvienam uzņēmumam, kas saistīts ar iekārtu pārdošanu un apkopi. Šodien mēs varam teikt, ka mums ir uzņēmuma vajadzībām atbilstoša biznesa vadības sistēma, kas ietaupa ikdienas laiku un padara darbu efektīvāku,” atzīst “Aider” vadītājs.
