Grāmatveži bez digitalizācijas dzīvo ellē

Grāmatvedībā laiks maksā naudu. Tādēļ digitalizācija ļauj pelnīt, jo tā ieekonomē laiku. 90% grāmatvedības biroju Latvijā strādā divi cilvēki. Bez digitalizācijas viņi nedzīvo savu dzīvi, bet ir ellē – tā sarunā ar Elvi Kvalbergu atzīst Lienīte Caune, viena no vadošajām speciālistēm grāmatvedības ārpakalpojumu un uzņēmējdarbības vides jautājumos Latvijā, “CBB Konsultāciju birojs” partnere un valdes locekle.

“Ar digitalizāciju esam panākuši personīgās dzīves brīvību. Mēs neesam piesieti. Digitalizācija dod nenormālāko brīvību – ja tu zini, kuros laikos kas tev ir jāizdara, tad tu to izdari,” saka Lienīte Caune.
Viņa īpaši uzsver kiberdrošības higiēnas svarīgumu – lai veiktu digitalizāciju, ir jāsagatavojas, jāsaprot, kādi riski sagaida. Grāmatvežu aptaujā secināts, ka nav pietiekamas izpratnes par kiberdrošības higiēnas normām. Tādēļ Lienītei ir iecere izveidot tādu kā digitālās higiēnas “paku”, ko varētu izmantot arī visi mazie grāmatvedības biroji.

Lienīte vērš uzmanību, ka 90% grāmatvedības biroju Latvijā ir tādi, kuros strādā divi cilvēki. Parasti vienam birojam ir vismaz trīsdesmit klienti. Līdz ar to, ja nav digitalizēti kādi procesi vai procedūras, viņi “nedzīvo savu dzīvi, bet ir ellē”.

Klausies “Excellent Latvia” valdes locekļa Elvja Kvalberga sarunu ar Lienīti Cauni:

• Kas grāmatvedībā kavē digitalizāciju
• Kāpēc izgāzās mēģinājums izveidot pilnībā digitalizētu grāmatvedības biroju
• Kas grāmatvedībā vairs nav digitalizācija, bet ir nepieciešamība
• No kā jāsargās, izmantojot mākslīgo intelektu
• Kādu digitālo pamathigiēnu iesaka Lienīte Caune
• Kāda ir grāmatvedības nākotne

#19 Grāmatveži bez digitalizācijas dzīvo ellē

Runājot par to, kas kavē digitalizāciju un jauninājumu ieviešanu, Lienīte Caune uzskata, ka problēma ir bailes no nezināmā. Cilvēkam viss sākas ar galvu. “Un ja viņš to galvu nevar sakārtot, tad ir bailes. No visa bailes”. Daudzus tas attur, un viņi nolemj labāk nemēģināt, jo nezina, ar ko tas var beigties.

Lienīte iedrošina: “Jāsaprot tas, ka, ja tu lēksi tajā atvarā vai āliņģī, tad tu izpeldēsi dzīvs.” Viņa uzskata, ka risiki ir tad, ja ceļā gadās tādi cilvēki un konsultanti, kas nespēj paskaidrot.

Mēģinājums izveidot pilnībā digitalizētu grāmatvedības biroju – neveiksmīgs

Elvis Kvalbergs atklāj, ka mēģinājis izveidot tādu grāmatvedības biroju, kas būtu pilnībā digitalizēts un kur klientam nebūtu saskarsmes ar grāmatvedi. Galvenais izaicinājums bijis tas, ka klienti nav vēlējušies visas lietas veikt digitāli un pēc šāda pakalpojuma nav bijis pieprasījuma.

Lienīte Caune atsaucas uz teicienu: “Par to, kas notiek grāmatvedībā un gultā, skaļi nerunā”. Viņa piebilst, ka ikvienam klientam ir ļoti svarīgi, lai pretī būtu cilvēks, kuru viņš varētu novērtēt, cik viņš ir lojāls un kāds viņš būs sadarbībā.

“Tu nevari cilvēku spiest, jo arī viņam savā galvā ir kaut kādi koridori, kaut kādas robežas, ko viņš vēl nav gatavs pārkāpt,” saka Lienīte.

Robežas ir galvā

Lienīti pārsteidzis, cik grūti bijis pārliecināt klientus lietot “CostPocket” risinājumu, kas sniedz iespēju čekus nofotografēt, un tie nonāk grāmatvedības sistēmā. Nav nepieciešams tos krāt papīra formātā, kas ar laiku izbalē un nav izmantojami.

“Katram rādījām, cik tas ir viegli. Rādījām, kā čeki laika gaitā izbalē, un tos vairs nevienam nekur nevaram parādīt. Tagad var paēst biznesa pusdienas, to čeku nofotografēt un vienkārši izmest ārā,” stāsta Lienīte Caune.

Notestēja visu sistēmu no kiberdrošības viedokļa un atklājās…

Lienīte Caune vērš uzmanību uz kiberdrošības būtiskumu: “Ja tu tam nepievērs uzmanību, tad lēkšana digitalizācijā var beigties ar asinsrites apstāšanos.”

Viņa stāsta, ka ar IT profesionāļiem savā uzņēmumā notestējuši visu sistēmu no kiberdrošības viedokļa un ieguvuši veselu sarakstu ar lietām, kas jāuzlabo. Ņēmuši sarakstu un strādājuši ar visu pēc kārtas.

Lienīte uzskata, ka profesionālajai grāmatvežu asociācijai vajadzētu vairāk nodarboties ar grāmatvedības biroju izglītošanu, jo informācijas un zināšanu par kiberdrošību un arī digitalizāciju arvien nav pietiekamas.

Grāmatvedībā daudz kas vairs nav digitalizācija, bet – nepieciešamība

Lienīte Caune atzīmē, ka daudz kas no grāmatvedībā nepieciešamā vairs nav digitalizācija, bet gan nepieciešamība. Kā vienu no piemēriem viņa min dokumentu nodošanu mākonī mapēs, nevis sūtot e-pastos.

Viņa atklāj, ka būtiska problēma ir arī tā, ka liela daļa grāmatvežu joprojām neprot strādāt ar grāmatvedības sistēmām.

Tāpat kā problēmu viņa atzīmē, ka, mainot grāmatvedi, uzņēmumi maina arī grāmatvedības sistēmu, jo grāmatveži neprot strādāt ar citām programmām.

Taču kopumā Lienīte Caune uzskata, ka, “skatoties starptautiski, mēs esam ļoti advancēti digitalizācijas jomā”. Daudz ko apstrādā mašīna, un daudz ko neviens ar rokām vairs nevada. Piemēram, ja esi vairumtirgotājs, tad manuāli nekādus datus nevada.

Elvis gan iebilst, ka, salīdzinot ar Somiju, mēs esam ļoti atpalikuši digitalizācijā.

Grāmatvedības nākotne – klientu briedums

Uz jautājumu, kurp virzās grāmatvedības jomas attīstība un ko Lienīte Caune sagaida, viņa atbild, ka sagaida klientu briedumu: “Visi runā, ka nebūs vajadzīgs nodokļu konsultants, jo uz visiem jautājumiem atbildēs mākslīgais intelekts. Jā, tikai jāuzdod jautājums pareizi!”

“Man ir bijuši divi gadījumi pēdējā laikā, kad klients saka: “Nē, tev nav taisnība, es paprasīju mākslīgajam intelektam, kā tas ir.” Es saku: “Nu, tad atsūti man to jautājumu, kuru tu uzdevi.””

Viņa uzsver, ka, lai uzdotu jautājumu mākslīgajam intelektam, ir jābūt profesionālim, jo ir svarīgi, kā jautājums tiek uzdots.

Šobrīd kā bērni rotaļājamies ar mākslīgo intelektu. Bet kādas būs sekas?

Runājot par mākslīgo intelektu, Lienīte Caune uzdod jautājumu: “Mums tas rīks šobrīd ir, bet nav nevienam skaidrs, kas mākslīgais intelekts ir juridiski Latvijas Republikas teritorijā. Vai tā ir trešā puse, vai tā nav trešā puse?” Viņa uzskata, ka tas būtu valstij jāsakārto.

Lienīte atklāj, ka esot jau pirmā tiesvedība par to, ka advokātu birojs mākslīgā intelekta rīkā ielicis sagatavotus līgumus. Klients atzinis, ka mākslīgais intelekts ir trešā persona, kā rezultātā viņam ir nopludināti dati.

“Mēs tagad tā kā bērni – mums ir iedots simts un viens rīks, un mēs spēlējamies. Līdz brīdim… Ja tu ieliec finanšu datus mākslīgā intelekta rīkā, ar ko tas beigsies? Vai es drīkstu citu datus tur likt?”

Viņa pašreizējo situāciju salīdzina ar kriptovalūtas sākumu, kad klienti biržās jau veica spekulācijas, bet likumdošanas vēl nebija, un neviens neko nevarēja pateikt.

Lienīte Caune norāda, ka viņas birojā ir aizliegts mākslīgā intelekta sistēmās augšuplādēt klientu datus, “jo neviens nav pateicis, ka drīkst”.

Mākslīgais intelekts nevar aizstāt grāmatvedi

Runājot par mākslīgā intelekta rīku izmantošanu grāmatvedībā, Lienīte Caune uzskata, ka tas var aizstāt finanšu direktoru, bet ne grāmatvedi. Mākslīgais intelekts aizstās analīzes darbu.

Viņa uzskata, ka mākslīgais intelekts var apstrādāt to, ko iespējams unificēt. Taču, tas, ko nevar unificēt, paliek cilvēka rokās. Piemēram, nolasot dokumentu vien, nav iespējams pateikt, vai tā nav krāpnieciska darbība un kā tas attiecas uz AML prasībām.

Vienlaikus viņa atzīst, ka darbā ļoti bieži izmanto mākslīgo intelektu nodokļu jautājumiem, kur nepieciešams apkopot visus iespējamos variantus. Taču uzsver, ka ir jāprot pareizi uzdot jautājumu.

Lienīte Caune prognozē, ka pēc desmit gadiem tie, kas būs ļoti augsta līmeņa profesionāļi, paliks tirgū kopā ar mašīnu, jo viņi mācēs mašīnu iejūgt. Citādi būs otrādi. “Vai nu mēs mašīnu, vai mašīnas mūs mācīs.”

Digitālā pamathigiēna, ko iesaka Lienīte Caune:

• Nesūtīt e-pastus ar pielikumiem. Tā vietā dokumentus ievietot mapītēs digitālā plauktiņā.
• Čekus digitalizēt un izmest.
• Pārbaudīt visus tuneļus, kuriem slēdzas klāt grāmatvedības birojs un klienti.
• Sistēmām uzstādīt aizsargprogrammatūras, kas pasargā ierīces no vīrusiem, spiegprogrammatūras un hakeru uzbrukumiem.

Nākamie soļi:

• Visiem internetveikaliem grāmatošana jāveic automātiski.
• Digitalizēt visu datu plūsmu. Grāmatvedim tikai jāpārskata, ko mašīna ir paveikusi, un jāpārbauda izņēmumi.

Vēlies uzzināt vairāk?
Klausies raidierakstā visu sarunu ar Lienīti Cauni!

Klausies arī citas sarunas Excellent.lv, YouTube, Spotify, Apple Podcast!

Raidierakstā “PIETURA – Digitalizācija” runājam par industrijām, izaicinājumiem, risinājumiem un interesantām detaļām digitalizācijas ceļojumā.

Iesaki arī savu tēmu raidierakstam, rakstot uz info@excellent.lv!