Skaisti produktu foto – ir! Video – ir! Apraksti – ir! Norēķināties var! Tā…pie lietotāja pieredzes uzlabošanas strādājam… Bet kā ar biznesa vadības sistēmu, kas savienotu e-veikalu ar noliktavu, grāmatvedību un citām sistēmām?

Līdz ar pandēmiju teju ikviens sevi cienošs tirgotājs ir atvēris internetveikalu, plāno to atvērt vai sadarbojas ar kādu no esošajām e-veikalu platformām. Bieži tiek runāts par to, cik svarīgi e-veikalā ir gādāt par kvalitatīvām produktu fotogrāfijām, video un aprakstiem, kā arī ērtām norēķinu iespējām klientiem. Taču tikpat būtiski klientu servisam un efektīvam darbam ir atcerēties arī par biznesa vadības sistēmu, kas e-veikalu savienotu ar citām uzņēmuma sistēmām.

Video par “Flyte” pieredzi

Aicinām noskatīties video, kurā Latvijā bāzētā skandināvu interjera dizaina priekšmetu izstrādes, ražošanas un tirdzniecības uzņēmuma “Flyte” vadītāja Milana Dvoranovska dalās ar savu pieredzi par to, kā viņu e-komercija strādāja pirms un pēc vienotas biznesa vadības sistēmas “Standard ERP” ieviešanas. Atkarībā no uzņēmuma vajadzībām līdzīgu risinājumu sniedz arī biznesa vadības sistēma “Standard Books”.

Uzņēmumā “Flyte” biznesa vadības sistēma “Standard ERP” ir saintegrēta ar citām uzņēmuma sistēmām, tostarp “Shopify” internetveikalu, noliktavām, grāmatvedības sistēmu u.c. Tas ļauj vienuviet redzēt un vadīt visus uzņēmuma procesus. Viss, kas notiek e-veikalā un noliktavās, atspoguļojas “Standard ERP” sistēmā. 

No 8 sistēmām uz vienu

Tā kā “Flyte” strādā vairākās valstīs, iepriekš tas uzņēmuma procesus pārvaldīja, izmantojot 4 biznesa programmatūras katrā reģionā – kopumā 8 sistēmas. Strādājot ar tik daudz biznesa sistēmām, uzņēmumam bija nepieciešami divi pilna laika asistenti, kas nodarbojās ar datu manuālu ievadīšanu no vienas sistēmas citā.

“Strādājot ar tik dauzām sistēmām, no vadības viedokļa tas radīja virkni problēmu. Lēmumu pieņemšana, kurai jābūt balstītai uz konsolidētiem datiem, notika stipri lēnāk, jo tam apakšā vajadzēja izvilkt datus no vairākām saistēmām un salikt kopā, kas radīja daudz kļūdu, un tas ir manuāls darbs. Līdz ar to, ja jāpieņem lēmums ātri, skatīties vienā sistēmā ir stipri, stipri vieglāk nekā 8 sistēmās,” saka “Flyte” vadītāja Milana Dvoranovska.

Turklāt tās bija WEB bāzētas grāmatvedības un uzņēmumu vadības sistēmas. “Tās nekonsolidējās, nekomunicēja savā starpā. Es tās saucu par noutbukiem, kas savāc tikai informāciju, bet nekādā veidā to neapstrādā, nav lokalizēta no grāmatavedības viedokļa, nav pielietojama bez cilvēka apstrādes un ieguldījuma,” saka Milana. 

Viņa stāsta, ka, izmantojot darbā vienotu biznesa vadības sistēmu, visu uzņēmumu var aplūkot kā vienotu procesu – “sākot ar pasūtījuma saņemšanu e-veikalā un beidzot ar numuru sūtījuma izsekošanai, ko saņem klients un mēs”.

Kā mainījies internetveikala process ar “Standard ERP” sistēmu?

Pirms tam tie bija dažādi procesi. “Kad ienāca pasūtījums e-veikalā mums nācās katru dienu esportēt “Excel” ar informāciju par produktu un piegādes adresēm utt. To “Excel” nācās labot uz tādu formātu ar vairākiem artikuliem, ko mūsu noliktavu sistēma saprastu. Tā kā pasūtītāju katru dienu daudz, tas aizņēma daudz laika, lai pasūtījums nonāktu noliktavu sistēmā. Paralēli bija finanšu process, kur to pašu pasūtījumu bija jāievada grāmatvedības sistēmā. Un tur nāca palīgā mūsu asistēnts, kurš katru dienu manuāli pārvadīja katru pasūtījumu, katru klientu, vai viņš bija Āzijā, vai Krievijā vai Eiropā. Viņam nācās vadīt manuāli katru vārdu un uzvārdu, adresi, telefonu, visu informāciju par pasūtītajiem produktiem un iegrāmatot to. 

Tagad tas notiek kā viens process – ienāk pasūtījums mūsu e-veikalā, automātiski notiek sinhronizācija ar mūsu “Standard ERP” sistēmu, un pasūtījumi parādās “Standard ERP” sistēmā. Cilvēks iesaistās un pārbauda tikai tos gadījumus, kad “Shopify” ziņo par kādiem riska faktoriem. Pārējos gadījumos informācija automātiski aiziet līdz noliktavai. “Standard ERP” apstrādā pasūtījumus, caur API nodod informāciju noliktavas sistēmai, tā nodod uz apstrādi, kurjers paņem preci no noliktavas, iedod pasūtījuma izsekošanas numuru, un mūsu sistēmā parādās un iegrāmatojas nosūtīšana,” stāsta “Flyte” vadītāja.

Kādēļ izvēlējās “Standard ERP”?

Milana Dvoranovska stāsta, ka “Standard ERP” uzņēmums izvēlējās gan tādēļ, ka šai biznesa vadības sistēmai ir pietiekami neierobežotas integrācijas iespējas ar citām sistēmām, gan arī tādēļ, ka tajā var maksāt tikai par tiem moduļiem un funkcionalitāti, ko uzņēmums tiešām izmanto. 

Galvenās “Standard ERP” priekšrocības, ko Milana novērtē:

• Darbinieku motivācija un laika neizšķiešana, kas rezultējas labākā un efektīvākā darbā
• Finanses: uzturēt 8 sistēmas ir stipri dārgāk nekā uzturēt vienu. Pat ja sākumā izsktās, ka kāda no tām ir lētāka, tas tā nav. Turklāt klāt jāskaita arī darbinieku papildus patērēto laiku. Divi pilna laika asistenti mums vairs uzņēmumā nav vajadzīgi. Viņi var veikt darbu, kas sniedz lielāku pievienoto vērtību
• Procesu optimizācija – tas ir tas, kas liek man smaidīt, ja redzu, ka var izdarīt labāk

Vairāk par uzņēmumu “Flyte”, tā pieredzi procesu uzlabošanā un automatizācijā lasiet rakstā “Uzņēmums “Flyte”: Kad darbinieki domā, ko un kā uzlabot”