Iedomājieties, kā jūs paņemat čeku vai rēķinu un pa vienam pārrakstāt tā datus datorā…. Šajā brīdī jūs pilnīgi noteikti esat pelnījuši kādu asistentu, kas to paveiktu jūsu vietā. Kādēļ gan tas nevarētu būt robots? Jā, tāds ir – lietotne “Costpocket”! Tā ir integrēta arī biznesa vadības sistēmā “Standard Books” un “Standard ERP”.

“CostPocket” ir viena no vadošajām čeku atpazīšanas mobilajām lietotnēm. Pateicoties tās integrācijai biznesa vadības sistēmā, izmaksu dokumenti tiek ātri un ērti digitalizēti un to dati tiek automātiski importēti grāmatvedības programmā. “CostPocket” aplēses liecina, ka tādējādi iespējams ietaupīt līdz pat 63% no laika, ko veltāt izdevumu dokumentu un datu apstrādei.

Īsumā – ko dara “CostPocket” aplikācija

Tā automātiski atpazīst čekos un rēķinos ietverto informāciju. Nofotografējot vai iesūtot no e-pasta izmaksu dokumentus, lietotne tos digitalizē. Dati automātiski nonāk “Standard Books” vai “Standard ERP” biznesa vadības sistēmā, un tos nav nepieciešams manuāli ievadīt. 

Robotizētā digitalizēšana tiek veikta, izmantojot teksta atpazīšanas tehnoloģiju – OCR (optical character recognition) jeb optisko rakstzīmju atpazīšanu. Šajā procesā tiek izmantots mākslīgais intelekts.

Papildus robotizētai digitalizēšanai “CostPocket” piedāvā arī digitalizēšanu ar skenējumu pārbaudi pirms nosūtīšanas uz grāmatvedības sistēmu. Skenējumu pārbaudi divās kārtās veic “CostPocket” speciālisti. Izmantojot šo digitalizācijas veidu, dokumenti sasniedz grāmatvedības sistēmu ar 99,5% datu precizitāti.

Kas darāms, lai čeki un rēķini tiktu digitalizēti

• Papīra čekus vai rēķinus nofotografējiet, augšupielādējiet “CostPocket” lietotnē, un dati paši nonāks grāmatvedības sistēmā. 
• E-pastā saņemtus rēķinus pārsūtiet uz speciāli piešķirtu @costpocket.ee e-pasta adresi, un sistēma tos digitalizēs.

Digitalizētie rēķini nonāks piegādātāju rēķinu modulī. Savukārt čeki izveidos avansa norēķina ierakstu, kur būs pievienoti arī atbilstošie dokumenti, lai būtu vieglāk tos pārbaudīt. 

Mobilo lietotni var lejupielādēt Apple un GooglePlay. To var lietot arī interneta pārlūkprogrammā.

Čekus un rēķinus grāmatvedības programmā var iesūtīt ikviens darbinieks

Pateicoties Excellent biznesa vadības sistēmu integrācijai ar “CostPocket”, čekus un rēķinus vairs nav nepieciešams krāt un pēc tam manuāli ievadīt datus grāmatvedības sistēmā.

Ar “CostPocket” palīdzību ne tikai grāmatvedis, bet arī jebkurš cits uzņēmuma darbinieks čekus var nofotografēt un ar lietotnes palīdzību nosūtīt tieši uz “Standard Books” vai “Standard ERP” grāmatvedības programmu. Turklāt lietotnē čekus digitālā veidā iespējams arī arhivēt. Tādēļ papīra veidā tos vairs nav nepieciešams krāt un iesniegt grāmatvedim. 

Tāpat ikviens uz speciālo e-pasta adresi var nosūtīt arī rēķinus. 

Grāmatvedim atliks vien pārbaudīt un apstiprināt. Katrs digitalizētais čeks un rēķins tiek pievienots grāmatvedības programmas ieraksta pielikumā, sniedzot iespēju to arī ērti apskatīt.

Uzņēmuma ieguvumi no dokumentu digitalizācijas

• Laika ietaupījums. Pateicoties biznesa vadības sistēmu “Standard Books” un “Standard ERP” integrācijai ar “CostPocket”, jūs ievērojami ietaupāt laiku, ko veltītu datu manuālai ievadīšanai, un varat to atvēlēt darbiem, kas sniedz lielāku pievienoto vērtību.

“Dokumentu digitalizācija mazina monotona un vienmuļa darba īpatsvaru grāmatvežu ikdienā. Manuāla datu ievade patērē ne tikai laika, bet arī cilvēka emocionālos resursus. Process ir vienmuļš, ilgstošs un prasa koncentrēšanos, lai nepieļautu kļūdas, pārrakstot datus no papīra datora sistēmā. Patērējot laiku un emocionālos resursus manuālai datu ievadei, atliek mazāk resursu darbu izpildei ar augstāku pievienoto vērtību. Ilgtermiņā tas var novest pie izdegšanas, stresa un vispārīgas dzīves kvalitātes un pašsajūtas pasliktināšanās,” saka Kaspars Gaļimovs, “CostPocket” vadītājs Latvijā.

• Ērta un savlaicīga dokumentu iesniegšana. Ar “CostPocket” grāmatvedība savlaicīgi var saņemt dokumentus uzreiz sistēmā, jo ikviens darbinieks tos var nofotografēt un iesniegt uzreiz pēc pirkuma iegādes. Tāpat tos ērti var sakrāt digitālā veidā, un nevar nozaudēt.
• Pārskatāma dokumentu uzskaite un pārvaldība. Uzņēmuma vadības sistēmās “Standard Books” un “Standard ERP” visi digitālā veidā iesniegtie norēķinu dokumenti ir ērti pieejami – pie katra ieraksta saspraudē attēla vai PDF datnes formātā. Jums būs izveidojies savs rēķinu un čeku digitālais birojs – dokumenti vairs nebūs jāuzglabā drukātā veidā mapēs.

Papildu ieguvumi grāmatvedības ārpakalpojumu sniedzējiem

Pateicoties “Standard Books” un “Standard ERP” integrācijai ar “CostPocket”, arī grāmatvedības ārpakalpojumu biroju klienti var iesūtīt visus attaisnojošos dokumentus digitālā veidā, izmantojot iepriekš minēto e-pasta adresi vai mobilo lietotni. Tie uzreiz nonāks biroja biznesa vadības sistēmā.

Vairs nav nepieciešams meklēt klientu atsūtītos dokumentus starp iesūtītajiem e-pastiem un veidot papildu dokumentu mapes, tos lejuplādēt, augšuplādēt un veikt cita veida dokumentu apstrādes darbu, kas ikdienā var aizņemt ievērojamu daļu jūsu darba laika.

Papīra mapju vietā digitālais dokumentu arhīvs

Kopš 2018. gada Latvijā saimniecisko darījumu attaisnojošos dokumentus var glabāt elektroniskā veidā, nekrājot daudzos papīru mapju plauktus. Čeku un rēķinu digitalizācija ļauj jums pilnvērtīgāk izmantot šo iespēju un atbrīvoties no čeku un rēķinu kaudzēm.

Par dokumentu elektroniskās aprites kārtību un noteikumiem, kas jāievēro, varat uzzināt pie Valsts ieņēmumu dienesta konsultanta.

Vairāk par grāmatvedības optimizēšanu ar “CostPocket” – mūsu vebināra video

Lai uzzinātu vairāk par Excellent biznesa vadības sistēmu integrāciju ar “CostPocket”, kā to izmantot un kā tā var palīdzēt jūsu grāmatvedības procesu optimizēšanai, aicinām noskatīties “Excellent Latvia” un “CostPocket” kopīgi rīkotā vebināra ierakstu.

Skatieties vebināra video

“Excellent Latvia” integrāciju ar “CostPocket” saviem klientiem nodrošina bez maksas. Ar informāciju par “CostPocket” pakalpojumu izmaksām aicinām iepazīties tā mājaslapā.

Ja rodas jautājumi, vēlaties uzzināt vairāk par “CostPocket” un “Standard Books” vai “Standard ERP” integrācijas un izmantošanas iespējām, kā arī pieteikties sistēmas izmēģinājumam – droši sazinieties ar mums!