Dokumentu parakstīšana ar Dokobit

1. Lai iestatītu Dokobit integrāciju dodieties uz moduli Integrācija > iestatījumi > Dokobit iestatījumi.

Tokens – varat saņemt Dokobit mājaslapā pēc līguma noslēgšanas
Valoda – LAT
Valsts – Latvija
Dokumenta tips – pēc izvēles pdf, doc vai asice
Teksts e-pastiem* – izvēlieties standarta tekstu, kas tiks sūtīts ārējiem parakstītājiem kopā ar saiti uz dokumenta parakstīšanas lapu
Režīms – darba, ja lietojat režīmu ar īstiem parakstiem

2. Darījumu paziņojumi > Reģistri > Apstiprinājuma noteikumi

Reģistrs – izvēlieties reģistru, kuram veidosiet parakstīšanas noteikumus, piem. Piedāvājumi. Izvēlnē būs redzami tikai tie reģistri, kuriem ir iespējams izveidot parakstīšanas noteikumus
Komentārs – paskaidrojošs teksts izmantošanai parakstīšanas noteikumu pārskata logā
Tips – parakstīšana

xxxxx

Sadaļā “Aktivitāšu tipi” ieteicams aizpildīt:

• Pieprasījuma informācija

Aktivitātes tips – aktivitātes tips, kas izveidosies, kad tiks izveidots Piedāvājuma parakstīšanas pieprasījums katram apstiprinātājam (CRM > Iestatījumi > Aktivitāšu tipi).
Aktivitātes nosaukums – parādīsies kā virsraksts pie parakstīšanas aktivitātes
Uzdevuma akt. Tips – grupē visas parakstīšanas aktivitātes, kas tiek izveidotas konkrētai parakstīšanai. Lai pārraudzītu visas aktivitātes, kas notiek vienas parakstīšanas laikā, tiks izveidots galvenais uzdevums, kas tiek nozīmēts lietotājam, kas pieprasa parakstīšanu. Ja lietotājs A izveido parakst. pieprasījumu lietotājam B, tad A un B redz Aktivitāti ar aizpildītu lauku “Aktivitātes tips”. Lietotājs A papildus redz arī aktivitāti ar aizpildītu lauku Uzdevuma akt. Tips (savā Uzdevumu sarakstā un ierakstā), kas palīdz pārraudzīt parakst. procesa progresu (CRM > Iestatījumi > Aktivitāšu tipi).
Atgādinājumi – pēc cik dienām tiks nosūtīti atgādinājumi parakstītājam

• Rezultāta aktivitāšu tipi

CRM > Iestatījumi > Aktivitāšu tipi jāizveido aktivitāšu tipi pēc šāda vai līdzīga parauga.

Šajā iestatījumā varat norādīt katrai aktivitātei atgādinājuma tipu, laiku un e-pasta gadījumā – Atgādinājuma tekstu, ko saņems apstiprinātājs.

• Drukāt dokumentu – izveido PDF failu no oriģinālā dokumenta, kas atvērsies kā Dokumentu vadība nospiežot pogu “Parakstīt” konrētajā ierakstā .
• Kopēt piesaistnes – pievieno pielikumus no oriģinālā dokumenta, kas atvērsies kā Dokumentu vadība nospiežot pogu “Parakstīt” konrētajā ierakstā .

1. Ja sadaļā Darījumu paziņojumi > Reģistri > Apstiprinājuma noteikumi ir aktivizēts tips “Parakstīšana”, un ir aizpildīti lauki Integrācija > iestatījumi > Dokobit iestatījumi, poga “Parakstīt” kļūst funkcionāla attiecīgajā reģistra ierakstā.

Noklikšķinot “Parakstīt”, tiek atvērts jauns logs “Parakstītāji”, atvērts pielikumā esošais dokuments un fonā tiek izveidota galvenā aktivitāte.

Parakstītāju logā tiek parādīta informācija par parakstītājiem (vārds un e-pasts), bet otrajā logā tiek parādīti dokumenti, kas ir pievienoti parakstīšanai (dokumentu vadība).

Lietotājs – automātiski pievienots no galvenās aktivitātes ieraksta darbplūsmas vadībā, lauka “Lietotājs”. Ja vajadzīgs to mainīt, tad to var izdarīt ierakstā. E-pasts un vārds mainīsies atbilstoši informācijai Sistēma > Reģistri > Personas.

E-pasts – no Sistēma > Reģistri > Personas > lauka “E-pasts” vai, ja izvēlēts Globālais lietotājs, tad Tehniskie parametri > Reģistri > Globālie lietotāji > lauka “E-pasts”. E-pastu var mainīt manuāli, vai, mainot Lietotāju, mainās arī e-pasts.

Vārds/Uzvārds — no Sistēma > Reģistri > Personas > lauka “Nosaukums”, vai, ja izvēlēts Globālais lietotājs, tad Tehniskie parametri > Reģistri > Globālie lietotāji > lauka “Vārds. Vārdu/Uzvārdu var mainīt manuāli, vai, ja tiek mainīts Lietotājs, mainās arī Vārds/Uzvārds.

Lietotājs var manuāli pievienot, mainīt un noņemt personas (iekšējos parakstītājus) un e-pasta adreses (ārējos parakstītājus).

2. Parakstītāju logā nospiežot pogu “Sākt parakstīt”, tiek izveidota galvenā aktivitāte.

3. Un parakstītāju logā norādītajiem lietotājiem tiek izveidoti apakšuzdevumi.

Apakšuzdevumā ir redzamas iespējamās parakstīšanas darbības.

4. Nospiežot “Parakstīt” Atvērsies logs, kurā redzams parakstāmais dokuments. Apakšējā daļā ir iespējams autentificēties, lai veiktu elektronisko parakstīšanu.

Kad parakstītājs paraksta dokumentu, attiecīgais apakšaktivitātes rezultāts tiek atzīmēts laukā “Rezultāts” kā Apstiprināts un norādīts kā Pabeigts.

Kad visi apakšuzdevumi ir parakstīti, galvenās aktivitātes rezultāts tiek atzīmēts laukā “Rezultāts” kā Apstiprināts un parakstīšanas iniciatoram manuāli jāatzīmē izvēles iespēja “Pabeigts”.

5. Kad parakstītājs paraksta dokumentu, atjauninātais dokuments tiek pievienots galvenās aktivitātes pielikumiem. Tas būs formā, piemēram, Piedāvājums250013.asice. Ja vēlāk tiks pievienots vēl viens paraksts, tad atjaunotais nosaukums būs Piedāvājums250013_1.asice

Dokumenta formāts atkarīgs no Integrācija > iestatījumi > Dokobit iestatījumi > lauks “Dokumenta tips”.

Dokumentus ir iespējams parakstīt arī neveidojot ierakstus kā iepriekš aprakstīts, bet izmantojot Uzdevumu sadaļu (aktivitāte > parakstīšanas sesija).

1. Navigācijas centrs > Uzdevumi > Jauns uzdevums

Tips – parakstīšanas galvenā uzdevuma veids (CRM > Iestatījumi > Aktivitāšu tipi). Tāda pati funkcija kā Darījumu paziņojumi > Reģistri > Apstiprinājuma noteikumi > lauks “Uzdevuma akt. Tips” (skat. Dokobit un parakstīšanas iestatījumi)

Lietotājs – aizpildās automātiski ar izveidotāja vārdu

Saglabājiet. Pēc saglabāšanas aktivitātes ieraksts tiek aizvērts, un lietotājam aktivitātes ieraksts ir jāatver manuāli.

2. Uzdevumā zem saspraudes pievienojiet dokumentu, ko nepieciešams parakstīt.

3. Nospiediet pogu “Parakstīt”, lai atvērtu logu Parakstītāji.

xxx

Pirmā rinda parakstītāju logā ir iepriekš aizpildīta ar uzdevuma veidotāja datiem (uzdevums > lauks “Lietotājs”). Programma aizpildīs lietotāja ieraksta vārdu un e-pasta informāciju no Sistēma > Reģistri > Personas.
Lietotājs var veikt izmaiņas, noņemt sevi un/vai pievienot papildu parakstītājus.

4. Parakstītāju logā nospiediet “Sākt parakstīt”.

xxxx

Tiek izveidota galvenā aktivitāte.

xxx

Un parakstītāju logā norādītajiem lietotājiem tiek izveidoti apakšuzdevumi.

xxx

Apakšuzdevumā ir redzamas iespējamās parakstīšanas darbības. Tiek arī nosūtīts e-pasts ārējiem parakstītājiem

xxxxx

Nospiežot “Parakstīt” Atvērsies logs, kurā redzams parakstāmais dokuments. Apakšējā daļā ir iespējams autentificēties, lai veiktu elektronisko parakstīšanu.

xxx

Kad parakstītājs paraksta dokumentu, attiecīgais apakšaktivitātes rezultāts tiek atzīmēts laukā “Rezultāts” kā Apstiprināts un norādīts kā Pabeigts.

Kad visi apakšuzdevumi ir parakstīti, galvenās aktivitātes rezultāts tiek atzīmēts laukā “Rezultāts” kā Apstiprināts un parakstīšanas iniciatoram manuāli jāatzīmē izvēles iespēja “Pabeigts”.

5. Kad parakstītājs paraksta dokumentu, atjauninātais dokuments tiek pievienots galvenās aktivitātes pielikumiem. Tas būs formā, piemēram, Piedāvājums250013.asice. Ja vēlāk tiks pievienots vēl viens paraksts, tad atjaunotais nosaukums būs Piedāvājums250013_1.asice

Dokumenta formāts atkarīgs no Integrācija > iestatījumi > Dokobit iestatījumi > lauks “Dokumenta tips”.

Kā jāaizpilda standarta tekstu?

Veidojot standarta tekstu Dokobit iestatījumam, ir divi veidi kā pievienot tajā saiti dokumenta/u parakstīšanai:

1. Izmantot ?Name? un ?Link?, piemēram, veidojot tekstu šādi

rezultātā e-pasta teksts izskatīsies šādi

2. Izmantojot sava partnera palīdzību, varat ielikt saiti zem kāda iezīmēta teksta, piemēram:

rezultātā