Atjaunots 29. jūlijs 2025
E-rēķinu lietošana Latvijā – ar ko sākt?
Latvijā elektronisko rēķinu (e-rēķinu) izmantošana kļuva obligāta 2025. gadā. No 2025. gada 1. janvāra e-rēķini ir obligāti norēķinos ar Valsts un pašvaldību iestādēm, savukārt no 2028. gada 1. janvāra (brīvprātīgi no 2026.g.) tie būs vienīgais pieļaujamais rēķinu veids arī starp uzņēmumiem.
Normatīvais regulējums
E-rēķiniem jāatbilst:
LVS EN 16931-1:2017 – elektronisko rēķinu semantiskajam datu modelim.
PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijai – starptautiski atzītam XML formātam, kas nodrošina savietojamību un automatizētu apstrādi.
Šie rēķini ir mašīnlasāmi strukturētā XML formātā, nevis PDF vai Excel dokumenti. Tie tiek automātiski apstrādāti starp sistēmām, kas būtiski samazina manuālo darbu un kļūdu iespējamību.
Piegādes kanāli
E-rēķinus iespējams nosūtīt:
- Izmantojot e-rēķinu operatorus – Izmantojot e-rēķinu pakalpojumu sniedzēju jeb operatoru, varēsiet saņemt un nosūtīt e-rēķinus gan valsts un pašvaldību iestādēm, gan tiem sadarbības partneriem, kas ir šī operatora klienti, gan arī tiem, kas nav.
- Caur e-adresi – oficiālais Valsts nodrošinātais bezmaksas kanāls, īpaši piemērots uzņēmumiem ar nelielu rēķinu apjomu.
- Pa e-pastu – rēķinu veidošana PEPPOL formātā (XML fails), to eksportēšana, nosūtīšana pa e-pastu, importēšana grāmatvedības programmā vai ievietošana e-adresē.
Prasības uzņēmumiem
Visiem uzņēmumiem Latvijā būs jāspēj:
- Izrakstīt un pieņemt e-rēķinus atbilstoši noteiktajiem standartiem,
- Nodot e-rēķinus Valsts ieņēmumu dienestam (VID), kur tie tiks izmantoti datu analīzei un PVN deklarāciju sagatavošanai.
E-rēķinu kanāli: priekšrocības, trūkumi un izmantošana
| Kanāls | Priekšrocības | Trūkumi / Ierobežojumi | Kā izmantot Standard Books programmā? |
|---|---|---|---|
| Integrācija ar e-rēķinu operatoru | Automatizēta rēķinu apmaiņa starp uzņēmumiem (arī pārrobežu) un valsts iestādēm.
Mazāks kļūdu risks salīdzinājumā ar manuālu datu ievadi. Iespēja izvēlēties integrāciju no dažādiem e-rēķinu operatoriem. |
Nepieciešama sākotnēja konfigurācija un līgumu noslēgšana ar operatoriem.
Maksas pakalpojums. |
E-rēķinu aktivizēšana programmā.
Integrācijas aktivizēšana. |
| Izmantojot E-adresi platformā Latvia.gov.lv (B2G, B2B) | Bezmaksas oficiāls kanāls B2G un uzņēmumiem ar e-adresi.
Droša un oficiāla dokumentu apmaiņa. Var izmantot gan manuālu ievadi, gan XML failu augšupielādi. |
Nepieciešams profils e-adresē.
Nepieciešama digitālā identitāte (eID, eParaksts). Ierobežota elastība salīdzinājumā ar komerciālajiem operatoriem. Manuāla forma var būt laikietilpīga. |
XML faila eksportēšana un augšuplādēšana izmantojot e-adresi platformā Latvija.gov.lv |
| XML (PEPPOL) failu importēšana/ eksportēšana, sūtīšana caur E-pastu |
Vienkārša metode, piemērota uzņēmumiem ar nelielu rēķinu apjomu.
Universāls un standartizēts formāts, piemērots starptautiskai lietošanai. Atbalsta gan eksportu, gan importu. Automātiska XML faila ģenerēšana pēc rēķina grāmatošanas. |
Nepieciešama precīza iestatīšana programmā.
Nav automatizācijas. |
XML faila eksportēšana un nosūtīšana (XML un PDF) uz klienta e-pastu. |
Kā sagatavoties e-rēķinu apritei jūsu uzņēmumā?
Lai nodrošinātu atbilstību normatīvajiem aktiem un efektīvu dokumentu apriti, uzņēmumiem jāveic vairāki sagatavošanās soļi.
1. Izprast normatīvos aktus
2. Izvēlēties e-rēķinu piegādes kanālu
3. Sagatavot grāmatvedības sistēmu
- Pārbaudīt, vai izmantotā grāmatvedības programma (piemēram, Standard Books, Standard ERP) atbalsta e-rēķinu eksportu/importu XML formātā.
- Veikt nepieciešamos iestatījumus un testus, lai nodrošinātu pareizu datu struktūru un savienojumu ar operatoru vai e-adresi.
4. Apmācīt darbiniekus
- Nodrošināt darbiniekiem izpratni par e-rēķinu formātu, apstrādes kārtību un kļūdu novēršanu.
- Izstrādāt iekšējos procesus e-rēķinu sagatavošanai, nosūtīšanai un arhivēšanai.
5. Pārskatīt līgumus ar klientiem un piegādātājiem
- Iekļaut līgumos nosacījumus par e-rēķinu izmantošanu, formātu un piegādes kanālu.
- Vienoties par papildu informāciju, kas jāiekļauj rēķinā, ja tas paredzēts līgumā.
Biežāk uzdotie jautājumi
Vai e-rēķini ir juridiski līdzvērtīgi papīra rēķiniem?
Jā, saskaņā ar Latvijas likumdošanu e-rēķini ir pilnībā juridiski līdzvērtīgi papīra rēķiniem, ja tie atbilst noteiktajām prasībām.
Cik ilgi jāuzglabā e-rēķini?
E-rēķini jāuzglabā 5 gadus pēc taksācijas gada beigām, tāpat kā papīra rēķiniem.
Vai visi klienti var saņemt e-rēķinus?
Nav obligāti – klienti var izvēlēties e-rēķinu formātu. Tomēr valsts iestādes jau pieņem tikai e-rēķinus.
E-rēķini ir neatņemama mūsdienu uzņēmējdarbības daļa. Ar Standard Books vai Standard ERP un pareizu e-rēķinu stratēģiju jūs varat efektīvi digitalizēt savu rēķinu procesu un ietaupīt laiku, līdzekļus un samazināt datu ievades kļūdas.
Par e-rēķinu ieviešanu un to, kā tie darbojas, lasiet arī mūsu bloga rakstā “Trīs soļi e-rēķinu ieviešanai”.