Atjaunots 05. septembris 2026

Envoice integrācija ar Excellent Books: e-rēķini un dokumentu digitalizācija

Envoice ir e-rēķinu un dokumentu digitalizācijas platforma. Šajā instrukcijā uzzināsiet, kā aktivizēt Envoice integrāciju, kādas datu plūsmas tā nodrošina, kā dokumenti nonāk Excellent programmā un kā rīkoties biežākajās problēmsituācijās.

Excellent Books un Excellent Standard ERP ir iespējams savienot ar Envoice, lai nosūtītu un saņemtu e-rēķinus, apstrādātu piegādātāju dokumentus un nosūtītu uz Envoice grāmatvedības pamatdatus.

1. Pirms sākat darbu

1. Pārbaudiet vispārīgos e-rēķinu funkcionalitātes iestatījumus Excellent Books vai Excellent Standard ERP.

2. Vienojieties ar Envoice par jūsu uzņēmumam nepieciešamajiem pakalpojumiem un saņemiet piekļuvi Envoice platformai.

2. Ko nodrošina Envoice integrācija

Excellent programmas pusē Envoice integrācija ir paredzēta trim e-rēķinu datu plūsmām:

• realizācijas e-rēķinu sūtīšanai no Excellent programmas uz Envoice;
• piegādātāju e-rēķinu un čeku saņemšanai no Envoice Excellent programmā;
• Envoice vidē esošu realizācijas rēķinu saņemšanai Excellent programmā.

Izmantojot integrāciju, iespējams arī:

• nosūtīt no Excellent uz Envoice kontus, kontaktus, objektus un objektu tipus;
• no ienākošā e-rēķina manuāli izveidot ienākošā rēķina vai avansa norēķina ierakstu;
• pēc izvēles automātiski izveidot neapstiprinātu ienākošo rēķinu;
• saņemt rēķina PDF pielikumu un vajadzības gadījumā pieprasīt to atkārtoti;
• nosūtīt atpakaļ uz Envoice Excellent programmā izveidotā ienākošā rēķina numuru.

3. Envoice integrācijas aktivizēšana

1. Kad esat ieguvuši piekļuvi e-rēķinu operatora Envoice pašapkalpošanās videi, Envoice vidē atveriet Settings > Integrations > Standard Books.

2. Uzklikšķinot uz Standard Books integrācijas ikonas, atvērsies sadaļa, kurā atrodama API atslēga (nepieciešama, lai savienotos ar Standard Books). Nokopējiet to.

3. Excellent Books programmā atveriet moduli Sistēma > Iestatījumi > E-pakalpojumu iestatījumi > sadaļā E-rēķinu aktivizēšana > laukā “E-rēķinu atslēga” ievadiet Envoice API atslēgu un obligāti saglabājiet ierakstu. Pēc saglabāšanas logs aizvērsies.

4. Atkārtoti atveriet to pašu iestatījumu un nospiediet pogu “Reģistrēt pakalpojumu”.

5. Atzīmējiet jūsu Envoice līgumam atbilstošos pakalpojumus, operatoru sarakstā izvēlieties Envoice un saglabājiet iestatījumu.

Sūtīt e-rēķinus (visi operatori) – realizācijas e-rēķinu sūtīšanai no Excellent programmas
Saņemt piegādātāju e-rēķinus (visi operatori) – piegādātāju e-rēķinu un čeku saņemšanai
Saņemt real. rēķinu no e-rēķinu platformas (Finbite, Envoice) – Envoice vidē izveidotu realizācijas rēķinu saņemšanai

Saglabājot iestatījumu, E-pakalpojumu iestatījums automātiski aizvērsies.

6. No jauna ieejiet E-pakalpojumu iestatījumā, lai pārbaudītu, ka pieslēgšana notika veiksmīgi. Par šo liecinās Sistēmas paziņojums.

4. Kā sūtīt realizācijas e-rēķinus no Excellent uz Envoice

E-rēķina nosūtīšana sākas, apstiprinot jeb iegrāmatojot realizācijas rēķinu. Neapstiprināti realizācijas rēķini kā e-rēķini netiek nosūtīti. Ja rēķins atbilst e-rēķinu nosūtīšanas nosacījumiem, programma izveido XML failu un ievieto to e-rēķinu rindā.

Detalizētus nosūtīšanas iestatījumus skatiet rakstā E-rēķinu sūtīšana un saņemšana, izmantojot e-rēķinu operatoru.

Nosūtīšanas rezultātu var pārbaudīt pēc instrukcijas Kā pārbaudīt, vai e-rēķins ir izsūtīts no programmas?

5. Kā dokumenti nonāk Envoice vidē

Dokumentus Envoice vidē var saņemt vairākos veidos:

• kā strukturētus e-rēķinus (Envoice platformai ir roamings ar Telema un UnifiedPost e-rēķinu operatoriem. Ja piegādātājam ir noslēgts līgums ar vienu no tiem, tad e-rēķinu apmaiņa ir iespējama savu starpā ar strukturēto elektronisko rēķinu palīdzību);
• augšupielādējot dokumentu no datora;

• nosūtot PDF vai attēla failu uz uzņēmumam Envoice vidē izveidoto e-pasta adresi;

• iesniedzot čeku vai citu izdevumu dokumentu Envoice mobilajā lietotnē.

Dokumentu iesniegšanas iespējas ir atkarīgas no uzņēmuma izvēlētā Envoice plāna un aktivizētajiem pakalpojumiem.

Envoice vidē dokumentus var digitalizēt, papildināt ar grāmatvedības informāciju un virzīt apstiprināšanai. Lai apstrādātais dokuments tiktu nosūtīts uz Excellent programmu, tas Envoice vidē ir jāpublicē.

6. Kā notiek apstrāde Envoice platformā

No Envoice platformas uz Excellent Books ir iespējams nosūtīt Ienākošos rēķinus un čekus.

Neatkarīgi no tā, kādā veidā dokumenti tika saņemti Envoice platformā, tie visi nonāks Piegādātājos > Darba zonā (Purchases > Workspace). Tur dokumenti tiks digitalizēti un tos būs iespēja papildināt ar citu informāciju (konti, objekti, komentāri, līgumi utt.).

Pēc dokumenta papildu apstrādes Envoice platformā, tas jāapstiprina (Approve)

un jānopublicē (Publish). Tikai publicēts dokuments tiek nosūtīts uz Excellent programmu.

Visu reģistrēto dokumentu statusu var apskatīt Piegādātāji > Arhīvs (Purchases > Archive).

Tur redzama informācija par dokumentu apstiprināšanu un nosūtīšanu uz Excellent Books.

7. Kā programma saņem piegādātāju e-rēķinus no Envoice

Visi no Envoice saņemtie dokumenti vispirms nonāk modulī Piegādātāji > Reģistri > Ienākošie e-rēķini

Excellent Books automātiski neatpazīst Envoice dokumenta veidu un pēc tā neizvēlas, kādu grāmatvedības ierakstu izveidot. No ienākošā e-rēķina lietotājs var manuāli izveidot ienākošo rēķinu vai avansa norēķinu.

Ienākošā e-rēķina ierakstā tiek saņemta Envoice nosūtītā rēķina informācija. Ja kopā ar dokumentu ir pieejams rēķina PDF fails, tas tiek pievienots ieraksta Arhīvam zem saspraudes ikonas.

No ienākošā e-rēķina manuāli var izveidot:

• ienākošā rēķina ierakstu;
• avansa norēķina ierakstu.

Ja vēlaties, lai no saņemtā e-rēķina automātiski tiktu izveidots ienākošais rēķins:

1. Atveriet Sistēma > Iestatījumi > E-pakalpojumu iestatījumi.
2. Sadaļā “E-rēķini” atzīmējiet “Veidot automātiski Ienākošo rēķinu no e-rēķina ieraksta”.

Ja šī izvēle ir atzīmēta, programma automātiski apstiprina ienākošā e-rēķina ierakstu un izveido neapstiprinātu ienākošo rēķinu. Ja ieraksta izveide neizdodas, ienākošais rēķins netiek izveidots un ienākošā e-rēķina ierakstā tiek parādīts kļūdas paziņojums.

Šis iestatījums automātiski izveido tikai ienākošo rēķinu. Avansa norēķina ieraksts no saņemtā e-rēķina jāizveido manuāli.

8. Kādi pamatdati tiek sūtīti uz Envoice

Pamatdatu apmaiņa ir vienvirziena: no Excellent programmas uz Envoice. Uz Envoice tiek nosūtīti šādi pamatdati:

PVN kodu pamatdatu nosūtīšana ir pieejama FitekIN integrācijā, bet ne Envoice integrācijā.

Kontus, objektus un kontaktus vienmēr uzturiet programmas pusē.

Ja modulī Sistēma > Iestatījumi > E-pakalpojumu iestatījumi > sadaļā E-rēķini ir atzīmēts “Sūtīt pamatdatus uz e-rēķinu portālu”, programma pēc grafika pārbauda, vai reģistros ir jauni vai mainīti ieraksti, un nosūta tos uz Envoice. Noklusējuma intervāls ir 400 sekundes, un to var mainīt modulī Sistēma > Iestatījumi > E-rēķinu apstrādes intervāli.

NB! Netiek sūtītas kontu un objektu kartītes ar atzīmi “Slēgts”, kā arī tie kontakti, kuriem sadaļā “Kompānija” nav atzīmēts tips “Uzņēmums”.

9. Kā pārsūtīt visus pamatdatus vai izdzēst tos Envoice vidē

Pirmajā iestatīšanas reizē vai tad, kad dati abās sistēmās vairs nesakrīt, pamatdatus var pārsūtīt uzreiz, negaidot nākamo intervālu. To dara ar apkalpošanas darbību modulī Sistēma > Rutīnas > Apkalpošana > Sūtīt pamatdatus uz e-rēķinu sistēmu.

1. Sūtīt datus – atzīme, lai nosūtītu datus pirmo reizi uz Envoice

2. Dzēst un sūtīt datus – atzīme, lai dzēstu un nosūtītu datus atkārtoti, ja Excellent Books programmā tika veiktas kādas izmaiņas.

Envoice platformā šie dati parādīsies:

• Piegādātāji zem Kontaktiem (Contacts)

Iestatījumos > Grāmatvedība (Settings > Bookkeeping):

• Objektu tipi zem Dimensiju grupām (Dimension groups)
• Objekti zem Dimensijām (Dimensions)
• Konti zem Konti (Accounts)

Ja plānojat vairāku līmeņu dimensiju struktūru, katrs analītikas līmenis programmā ir savs objekta tips, un objektu tipus ir vērts sakārtot pirms integrācijas ieslēgšanas. Vairāk lasiet Kādam nolūkam var izmantot objektus?

10. Kas notiek, ja rēķins pēc importa tiek labots

Automātiskas atkārtotas sinhronizācijas nav. Rēķins tiek importēts vienu reizi, un vēlākas izmaiņas Envoice pusē jau importēto ierakstu programmā neatjauno. Izmaiņas, kas veiktas Excellent programmas pusē, uz Envoice atpakaļ netiek sūtītas.

Vai jau importētu rēķinu drīkst importēt vēlreiz, nosaka izvēle Sistēma > Iestatījumi > E-pakalpojumu iestatījumi > sadaļā E-rēķini > “Eksistējošu rēķinu importēšana”:

Atļaut – jau importētu rēķinu var importēt atkārtoti
Neļaut – noklusējums, pasargā no dublikātiem
Ļaut tikai ar dažādiem datumiem – atkārtots imports atļauts tikai tad, ja datumi atšķiras

Ja labotais rēķins jāsaņem atkārtoti, izvēlieties “Atļaut”. Pēc importa iepriekšējā rēķina versija programmā jāanulē manuāli.

11. Ko Envoice integrācija nenodrošina

Envoice vidē var izmantot apstiprināšanas procesus, taču visa apstiprināšanas informācija Excellent programmā nenonāk:

• Envoice apstiprināšanas laikā pievienotie komentāri un papildu dati netiek importēti;
• apstiprinātāju vārdi un apstiprināšanas laiks no Envoice pašlaik netiek pieprasīti;
• Envoice nobraukuma atskaites Excellent programmā netiek importētas.

Envoice izdevumu dokumenti var nonākt ienākošo e-rēķinu reģistrā, un no tiem var izveidot avansa norēķinu. Tas nav tas pats, kas atsevišķa Envoice izdevumu vai nobraukuma atskaites importēšana Excellent izdevumu modulī.

12. Vai Envoice e-rēķinu var automātiski iegrāmatot?

Nē. Programma var automātiski apstiprināt ienākošā e-rēķina ierakstu un izveidot no tā neapstiprinātu ienākošo rēķinu. Izveidotais rēķins grāmatvedim jāpārbauda un jāapstiprina. Grāmatojums tiek izveidots, apstiprinot ienākošo rēķinu. Automātiskās izveides iestatījums neizvēlas dokumenta veidu un neveido avansa norēķina ierakstu. Avansa norēķins no ienākošā e-rēķina jāizveido manuāli.

Pilna darba plūsma:

• Dokuments tiek digitalizēts un apstiprināts Envoice vidē.
• Pēc publicēšanas tas ienāk Piegādātāji > Reģistri > Ienākošie e-rēķini.
• Ja ir atzīmēta izvēle “Veidot automātiski Ienākošo rēķinu no e-rēķina ieraksta”, programma izveido neapstiprinātu ienākošo rēķinu bez manuālas datu ievades.
• Grāmatvedis rēķinu pārskata un iegrāmato. Pārskata logā var atzīmēt vairākus rēķinus un iegrāmatot tos vienlaikus.

NB! Autogrāmatojumi tiek izmantoti, ja lietotājs ienākošā rēķina rindas laukā “Konts” ievada autogrāmatojuma kodu. Rindām, kuras programma automātiski izveido no e-rēķina, autogrāmatojums netiek piemērots automātiski.

13. Ko pārbaudīt, ja rodas problēmas

13.1. Saņemtajam rēķinam trūkst PDF

Atveriet Sistēma > Iestatījumi > E-pakalpojumu iestatījumi > sadaļā E-rēķinu aktivizēšana > laukā “Rēķinu skaits vienā pieprasījumā (1-10)”, ievadiet vērtību, piemēram, 4. Saglabājiet iestatījumu un pārbaudiet saņemšanu atkārtoti.

Ja PDF joprojām trūkst, atveriet ienākošo e-rēķinu vai ienākošo rēķinu un Operāciju izvēlnē izvēlieties “Atvērt e-rēķinu PDF formātā”, lai pielikumu pieprasītu atkārtoti.

13.2. Rēķins ir nosūtīts uz Envoice, bet tālāk nevirzās

1. Pārbaudiet, vai Piegādātāji > Iestatījumi > Bankas attiecīgajai bankai ir aizpildīts lauks BIC (SWIFT).
2. Pārbaudiet, vai Sistēma > Iestatījumi > Informācija par Kompāniju ir aizpildīts bankas kods un IBAN.
3. Envoice vidē atrodiet un izdzēsiet kļūdaini importēto rēķinu.
4. Excellent programmā atveriet attiecīgo realizācijas rēķinu un Operāciju izvēlnē izvēlieties e-rēķina atkārtotu nosūtīšanu.

14. Cik maksā Envoice izmantošana

Maksa par Envoice izmantošanu tiek noteikta pēc izvēlētā Envoice plāna un apstrādāto dokumentu apjoma. Envoice piedāvā Essential, Business un Enterprise plānus, kā arī 14 dienu izmēģinājumu. Apstiprināšanas darbplūsmas ir iekļautas no Business plāna.

Aktuālās cenas un katrā plānā iekļautās iespējas skatiet Envoice cenrādī.