Projektu kalkulācijas ir paredzēts galvenokārt pakalpojumu nozaru uzņēmumiem. Šādi uzņēmumi bieži izraksta rēķinus par savu darbu ņemot vērā likmi par stundu, dienu vai nedēļu. Piemēram: biznesa vai IT konsultanti, juristi, arhitektu biroji, u.c, kas piestāda rēķinus balstoties uz nostrādātajām stundām.

Līdz ar to is svarīgi sekot līdzi patērētajām stundām uz konkrēto uzdevumu, projektu vai klientu, lai darbam noslēdzoties varētu sastādīt rēķinu balstoties uz darbā pavadīto laiku.

Šis modulis palīdz ne tikai sekot līdzi nostrādātajām stundām, bet arī iekļauj preču un pakalpojumu uzskaiti, kas tiek piegādāti klientiem pa tiešo no pakalpojuma sniedzēja vai caur ārpakalpojumu.

Pakalpojumu nozares biznesā darbinieku laika efektīva izmantošana ir ļoti svarīga uzņēmuma panākumiem. Rentabilitātes atslēga ir pastāvīga un sistemātiska projektu, nostrādāto stundu un darba stundu rēķinu administrēšana.

Ieguvumi izmantojot Projektu kalkulācijas moduli:

1. Uzkrāt informāciju par nostrādāto laiku, piegādātajām precēm vai materiāliem un sniegtajiem pakalpojumiem noteiktam projektam, uzdevumam, klientam vai darbam.
2. Kad šī informācija ir apkopota, to var salīdzināt ar budžetu, uzraudzīt un koriģēt.
3. Izrakstīt rēķinu.

Pilnīgai programmas funkcionalitātes izmantošanai ir ieteicams izmantot shēmā parādīto pilno procesu sākot no piedāvājuma līdz rēķinam.

1. Modulis Projektu kalkulācija > Reģistri > Piedāvājumi > Veidot – jaunu piedāvājumu.

2. Kad Piedāvājums izveidots, izvēlieties Veidot – projektu.

3. Ja ir bijusi vienošanās ar klientu, ka tiks samaksāta priekšapmaksa, tad to varat ievadīt ar “Tipu” nomaksa. Saglabājiet. Pēc sagalabāšanas ejiet uz Veidot – priekšapmaksas rēķinu.

Aizejot atpakaļ uz projektu, to aizverot un atverot no jauna redzēsiet, ka Priekšapmaksas statuss būs nomainījies uz “Jau izrakstīts rēķins”.

1. Modulī Projekta kalkulācija > Reģistri > Piedāvājums > Veidot Projekta budžetu.

Šeit tiek reģistrēti reālie pakalpojumi un artikuli ar reālajām izmaksām, kas būs nepieciešami projekta pabeigšanai. To parasti veic projekta vadītājs. Budžeta ierakstu var vēlāk izmantot salīdzināšanai ar piedāvājumu, lai pārbaudītu piedāvājuma veidošanas procesa efektivitāti.

Kā parādīts shēmā varat pielāgot rēķina izrakstīšanas kārtību pēc nepieciešamības katram izdevumu veidam  faktiskās izmaksas (no budžeta) vai pastāvīgās.

Cenu noteikšanas kārtība var ievērojami atšķirties no, piemēram, noteiktas cenas par visu projektu līdz dažādām stundas likmēm katram darbiniekam, uzdevumam un klientam. Standard Books un Standard ERP darba izmaksas un laika uzskaites sistēma ir pietiekami elastīga, lai viegli un efektīvi tiktu galā ar visām iespējamajām kombinācijām.

NB! Artikuliem jābūt ar noliktavas tipu, iekšējiem pakalpojumiem un ārpakalpojumiem – ar servisa tipu.

2. Caur “Zobrata” izvēlni” Projekta budžets > Budžeta atskaite varat redzēt pakalpojumus atsevišķi no precēm un cik ienesīgam vajadzētu būt projektam.

Standard Books un Standard ERP projektu kalkulācijas modulis ir izstrādāts, lai ļautu katram darbiniekam uzturēt savas darba laika tabulas vai aktivitāšu kalendāru, ko vēlams aizpildīt katru dienu. Nostrādātās stundas parasti pārskata vadītāji, un tās ir jāapstiprina, pirms par tām var izrakstīt rēķinu.

Ir 2 veidi, kā veikt uzskaiti par padarīto darbu:

A) Ja darbu izpilda darbinieku komanda ( un viņiem ir vadītājs, kuram vienīgajam ir piekļuve programmai), tad vadītājs reģistrē nostrādāto laiku izmantojot laika tabulas.

Reģistrs > Laika tabulas> Veidot-jaunu laika tabulu

B) Katrs ievada savas aktivitātes, kas būs savienotas ar projektu.

Otrs veids laika uzskaitei ir izmantojot kalendāru > Jauna aktivitāte vai Projekts > Veidot darbplūsmas aktivitāti.

Laika tabulas un jebkurus citus ar projektu sasitītos ierakstus var apskatīt un labot Reģistri > Projektu ieraksti.

Ja projekta budžetā ir noliktavas artikuli, tad, pirms veidot klienta pasūtījumu, jāpārliecinās, vai tie ir pieejami noliktavā pietiekošā daudzumā. Ja noliktava ir jāpapildina, tad to var darīt ejot uz Projekta budžets > Veidot – pasūtījumu, lai izveidotu pasūtījumu piegādātājam ir vajadzīgo skaitu artikuliem (pirms tam ir vajadzīgs uzstādīt pasūtījuma artikulus, kur norādīts piegādātājs un minimālais noliktavas daudzums).

Lai veidotu klienta pasūtījumu, ejiet uz Projekta kalkulācija > Reģistri > Projekta budžets > Veidot – klienta pasūtījumu.

Tālāk veiciet preču nosūtīšana kā parasti.

Projekta darbības ir pilnībā rediģējamas, līdz sākat rēķinu izrakstīšanas procesu. Tādējādi tiks izveidoti rēķinu uzmetumi, pamatojoties uz rediģētajām projekta darbībām.

Rēķini tiek saglabāti modulī Realizācija > Reģistri > Rēķini.

Lai izrakstītu rēķinu par precēm un/vai pakalpojumiem, tad to var izdarīt caur Projekta kalkulācija > Rutīnas > Apkalpošana > Veidot rēķinus projektiem.

Izvēlēties projekta numuru vai citu kritēriju un nospiediet “OK”.

Izveidoto rēķinu varat apskatīt modulī Realizācija > Reģistri > Rēķini.

Daži no svarīgiem iestatījumiem, lai Projektu kalkulācijas modulis darbotos kā iepriekš aprakstīts.

1. Projekta kalkulācija > Iestatījumi > Projektu artikulu parametri

Šis ir noklusējuma iestatījums visiem projektiem.

Tomēr šeit veiktās izvēles var ignorēt atsevišķam artikulam/projektam vai artikula/projekta kombinācijai, izmantojot Projekta kalkulācija > Iestatījumi > Projektu artikulu parametri detalizēti. Šeit norādītie iestatījumi dominēs pār Projektu artikulu parametri.

2. Projekta kalkulācija > Iestatījumi >Projektu ievadīšana

Vispārīgi iestatījumi līdzīgi kā citos moduļos.

Nosaukums – uz rēķina, ko var izmainīt pēc nepieciešamības.

Artikulu lietojums uz projekta budžeta – ļauj lietotājam kontrolēt, vai var izmantot artikulus, kas nav iekļauti projekta budžetā.

Pakalpojumi, Iepirkumi, Noliktavas artikuli, materiāli – visiem ir ļoti līdzīgi iestatījumi, kas ļauj precizēt, kā informācija parādīsies rēķinā.

Rēķini – šie iestatījumi ir vispārīgi, tos var precizēt arī katram rēķinam atsevišķi.

3. Projekta kalkulācija > Iestatījumi > Laika klases

Izmantojiet, ja ir svarīgi uzskaitīt dažāda veida darba stundas. Tādējādi pēc darba stundu uzskaites automātiski rēķinā tiks parādīta stundas likme atkarībā no laika klases.