Pat pārvākšanās uz jaunāku un labāku dzīvesvietu var radīt daudz stresa. Visas lietas nepieciešams pārvietot no vienas vietas uz citu, jāatrod tām pareizais izvietojums, kā arī jāaprod ar jauno izkārtojumu. Turklāt jāveic pārdomāta šķirošana, lai saprastu, kas ir ņemams līdzi, bet kas izmetams.
Līdzīgi – ievērojami var palielināties uzņēmuma vadības un grāmatveža stresa līmenis, vien pieminot grāmatvedības programmas maiņu, nemaz nerunājot par datu pārvietošanas procesu.
Par laimi, arī grāmatvedības sistēmas jeb biznesa vadības programmas migrācijai var pieiet pārdomātā un organizētā veidā – trīs padomi, kas var noderēt arī mainot dzīvokli vai māju.
1. Apdomājiet, nosakiet savas vajadzības un tikai tad izlemiet
Gluži tāpat kā pārceļoties uz jaunu dzīvesvietu ir iespēja atbrīvoties no vecām lietām, arī pārejot uz jaunu biznesa vadības sistēmu ir iespēja pārdomāt, kurus datus patiešām nepieciešams ņemt līdzi.
Katrs grāmatvedis vēlas, lai visa informācija, kas saistīta ar uzņēmuma finansēm, būtu apvienota vienā biznesa vadības programmā.
Tomēr daudzi uzņēmumi, piemēram, pārdošanai, noliktavas uzskaitei, algu aprēķinam un loģistikai izmanto dažādas programmatūras. Par laimi, aizvien vairāk uzņēmēju un grāmatvežu ir sapratuši, ka finanšu pārvaldība var būt arī daudz efektīvāka.
Domājot par jaunu grāmatvedības risinājumu, vispirms svarīgi noskaidrot uzņēmuma vajadzības – kādas funkcijas ir nepieciešamas un kādas iespējas būtu jaunajai grāmatvedības sistēmai jāpiedāvā.
“Lai arī jaunajā biznesa vadības sistēmā viss ir vienā programmā, tai jāspēj nodrošināt saskarni arī ar citām sistēmām, kā piemēram, e-rēķinu operatoriem, bankas sistēmu, internetveikalu u.c. Tādēļ ir svarīgi, lai uzņēmuma vadības programmai būtu API funkcionalitāte,” saka “Excellent Latvia” valdes loceklis Elvis Kvalbergs.
Kā piemēru viņš min to, ka lielo uzņēmumu grāmatveži mūsdienās vairs nevar iedomāties, ka grāmatvedības sistēma varētu nepieņemt rēķinus automātiski vai ka tai nav saskarnes ar banku sistēmu, jo šīs funkcijas ievērojami ietaupa laiku. Ir pienācis laiks arī mazajiem uzņēmumiem virzīties šajā virzienā.
Kad ir noskaidrotas uzņēmuma vajadzības, tad jāsāk salīdzināt dažādu biznesa vadības programmu iespējas. Vislabāk informāciju, protams, var iegūt komunicējot. Noskaidrojiet citu līdzīgu uzņēmumu viedokli, kā arī aptaujājiet uzņēmumus, kas piedāvā grāmatvedības programmu pakalpojumus.
“Līdzīgi kā pirms jauna mājokļa iegādes mēs dodamies vispirms to kārtīgi apskatīt, arī, domājot par jaunu biznesa vadības sistēmu, iesakām ne tikai noskaidrot tās funkcijas, bet arī palūgt parādīt to darbībā un pat izmēģināt, lai pārliecinātos, ka tā strādās atbilstoši jūsu vajadzībām,” rekomendē Elvis Kvalbergs.
2. Atvēliet sev laiku jaunās grāmatvedības sistēmas apguvei
Katrām izmaiņām nepieciešams pielāgoties, un šim nolūkam ir svarīgi atvēlēt laiku gan sev, gan arī saviem darbiniekiem. Mainot grāmatvedības sistēmu, demo versiju izmēģināšana un apmācība noteikti nav tā lieta, uz kuru ietaupīt.
“Tā ir investīcija nākotnē, kas turpmāk ietaupīs uzņēmumam laiku un naudu. Daudz sliktāk ir tad, ja biznesa vadības sistēmas lietotāji neprot to pareizi izmantot un velta pārāk daudz laika velosipēda izgudrošanai. Turklāt kļūdas, kas tiek pieļautas neprašanas un neziņas dēļ, var radīt tiešus zaudējumus,” saka Elvis. Viņš arī uzsver, ka, izvēloties jaunu grāmatvedības programmu, ir svarīgi pievērst uzmanību tam, kāds klientu atbalsts tiek piedāvāts.
“Klientam ir jābūt iespējai saņemt palīdzību gan e-pastā, gan pa tālruni. Laba prakse ir, ja uzņēmuma mājaslapā, kas piedāvā grāmatvedības programmu, ir arī visaptveroša biežāk uzdoto jautājumu sadaļa, kurā klients var meklēt atbildes arī patstāvīgi.”
3. Apdomājiet, kādus datus vēlaties ņemt līdzi
Kad jaunā biznesa vadības sistēma jeb grāmatvedības programma ir izraudzīta, ir izmēģināta demo versija un ir izieta apmācība, sākas datu pārsūtīšana uz jauno sistēmu. Tādu statisko reģistru pārnešana, kas satur, piemēram, klientu, kontaktu, objektu un kontu datus, ir visai vienkārša.
Sarežģītāk ir ar pirkuma un pārdošanas rēķinu importēšanu. Šādā gadījumā prātīgāk ir pārnest uz jauno grāmatvedības sistēmu tikai tos datus, kas būs nepieciešami turpmākajā darbā (piemēram, neapmaksātos rēķinus), bet neaktuālos atstāt arhīvā. Pāreja uz jaunu biznesa vadības prorammu sniedz uzņēmumam arī iespēju sakārtot savu informācijas bāzi un izdzēst novecojušu, nevajadzīgu informāciju.
Kad ir vislabākais laiks pāriet uz jaunu grāmatvedības programmu?
Kā atzīst Elvis Kvalbergs, no vienas puses, tā varētu būt gadu mija, lai jauno gadu varētu sākt ar jaunu programmu. Taču, no otras puses, parasti gadu mija grāmatvežiem ir visaizņemtākais laiks.
“Šajā laikā tiek sastādīti gada pārskati, tiek izdomātas jaunas kampaņas, turklāt ir darbinieki, kuri šajā laikā dodas atvaļinājumā. Tādējādi no šī viedokļa pāreju uz jaunu biznesa vadības sistēmu drīzāk varētu apsvērt laikā, kad ir mierīgāks periods un kad vairs nav jāuztraucas par revidentiem, ir iesniegti gada pārskati un ir iespējams koncentrēties uz ikdienas darbu,” saka Elvis. “Turklāt, ja visi uzņēmumi mainītu grāmatvedības sistēmu 1. janvārī, tad konsultanti varētu ņemt 11 mēnešu atvaļinājumu,” viņš piebilst ar smaidu.
Katrai nozarei un katram uzņēmumam ir savs aktīvais periods, tāpēc viņš iesaka pāriet uz jaunu grāmatvedības sistēmu laikā, kad darba ir mazāk, gaisotne ir mierīgāka un darbinieki ir gatavi pievērsties jaunām lietām.
“Dzīve rāda, ka vienmēr būs cilvēki, kuri nevēlas izmaiņas un negrib pieņemt jaunas lietas. Tajā pašā laikā, ja ir redzams, ka jaunā grāmatvedības programma atbilst vajadzībām, vienkāršo darbu un izdara cilvēku vietā apnicīgo manuālo darbu, tad jauninājumi tiek pieņemti atvērtāk. Grāmatvežu dzīvi atvieglo, piemēram, automātiska bankā veikto samaksu uzskaite, saskarne ar internetveikalu, kā arī tas, ka nav nepieciešams datus ievadīt vairākkārt.”
Trīs svarīgi soļi, pārejot uz jaunu biznesa vadības sistēmu:
- Noskaidrojiet, kas uzņēmuma darbiniekiem ir nepieciešams. Tad būs vienkāršāk izvēlēties starp dažādajām grāmatvedības programmām.
- Ja šķiet, ka izvēlētā biznesa vadības programma varētu atbilst prasībām, tad sarunājiet tikšanos ar konsultantu un palūdziet, lai viņš šo programmu kārtīgi izrāda. Noteikti uzdodiet jautājumus par tām vajadzībām un funkcijām, kuras savā darbā izmantojat visvairāk.
- Esat gatavi apgūt jaunas lietas! Esat gatavi, ka tas var prasīt laiku, jo vienā reizē nav iespējams uzzināt par grāmatvedības sistēmu pilnīgi visu.
Būsim priecīgi, ja sazināsieties ar mums, lai uzzinātu vairāk par “Excellent” piedāvāto biznesa vadības sistēmu sniegtajām iespējām un pārrunātu, kā pāreju uz jaunu grāmatvedības sistēmu īstenot pēc iespējas vienkāršāk!
