“Elis” pieredze: rēķinu apstrādes procesu automatizācija ar “Fitek”
Vai uzņēmumā saņemat rēķinus gan papīra, gan PDF formātā, gan arī kā e-rēķinus? Lai saņemtu apstiprinājumu apmaksai, nākas tos pārsūtīt kolēģiem e-pastā vai parakstīt drukātos rēķinus? Iepazīsties ar uzņēmuma “Elis” pieredzi – kā automatizēt piegādātāju rēķinu apstrādes procesus, izmantojot “Fitek” risinājumu.
“Elis Tekstila Serviss” ir viens no vadošajiem uzņēmumiem Eiropā, kas sniedz iespēju klientiem iznomāt higiēnas aprīkojumu, darba apģērbu, dažāda veida maināmos paklājus un mopus, tehniskos dvieļus u.c. Tas sniedz arī kaitēkļu apkarošanas servisu.
“Elis” darbība ir balstīta uz aprites ekonomikas principiem un atkārtotas izmantošanas biznesa modeli, kas palīdz klientiem koncentrēties uz savu pamatdarbību un ļauj samazināt ietekmi uz vidi. “Elis” sniedz pakalpojumus vairāk nekā 31 valstī. Latvijā tas darbojas jau vairāk nekā 30 gadus.
“Elis Tekstila Serviss” darbam izmanto biznesa vadības sistēmu “Excellent Standard ERP”, un grāmatvedības procesu automatizācijai izmanto “Fitek” platformu. Tai pieejama integrācija arī ar biznesa vadības sistēmu “Excellent Books”.
Kas ir “Fitek” platforma
“Fitek” ir mākoņbāzēta platforma rēķinu, izdevumu (avansa norēķinu) atskaišu un pirkuma pasūtījumu pārvaldībai. Šis risinājums palīdz automatizēt finanšu dokumentu apstrādi, izmantojot MI tehnoloģijas. Tādējādi ievērojami tiek samazināts manuālais darbs un atvieglota finanšu procesos iesaistīto darbinieku ikdiena, vienlaikus saglabājot pilnīgu kontroli un izdevumu pārskatāmību.
“Fitek” platforma uzņēmumiem ir pieejama jau vairāk nekā desmit gadus. To nodrošina uzņēmums “Fitek”, kas darbojas Baltijas valstīs, Slovākijā, Beļģijā, Nīderlandē, Polijā un ir pārstāvēts arī citviet. Pakalpojumus izmanto jau vairāk nekā 40 000 lietotāju visā pasaulē.
Nesen “Fitek Group” iegādājās “Unifiedpost Group” Baltijas uzņēmumus, tādējādi vēl vairāk nostiprinot pozīcijas Baltijas reģionā grāmatvedības procesu automatizācijā un e-rēķinu aprites nodrošināšanā.
Ko automatizēja uzņēmums “Elis”
Pirms kāda laika “Elis Tekstila Serviss” Baltijas finanšu kontrolieris Ojārs Dāvis Zondaks dalījās ar viņu pieredzi rēķinu apstrādes procesu automatizācijā.
Ojārs Dāvis izceļ trīs galvenos ieguvumus, ikdienā izmantojot “Fitek” platformu:
- Visu formātu rēķinu saņemšana un apstrāde vienā platformā.
Ojārs stāsta, ka uzņēmums ikdienā saņem gan PDF, gan papīra formāta rēķinus, gan arī e-rēķinus. Tagad tie visi pieejami vienā platformā, kur tos var arī apstiprināt. “Mums nav jādomā, kā katra veida formātu varam saņemt, apstrādāt un novirzīt tālāk,” saka Ojārs.
- Automatizētas apstiprināšanas plūsmas.
Ojārs atklāj: “Agrāk vajadzēja vai nu skraidīt pakaļ kādam, lai parakstītu papīra rēķinu, vai arī sūtīt e-pastā PDF un lūgt: “Hei, vai šis apstiprinās vai nē?”. Šobrīd tas viss notiek automātiski.”
Uzņēmumā ir izveidotas automatizācijas ar dažādām rēķinu apstiprināšanas plūsmām, kuras var veidot gan pēc piegādātāja nosaukuma, gan rēķinu summām un citiem parametriem. Tiklīdz rēķins ir saņemts “Fitek” platformā, tas uzreiz automātiski tiek novirzīts pie nepieciešamā apstiprinātāja. Kad konkrētā persona rēķinu apstiprinājusi, tas ceļo pie nākamā apstiprināšanas plūsmā paredzētā darbinieka. Nekas vairs nav manuāli jāpārsūta. Aizmāršīgajiem apstiprinātājiem arī regulāri tiek sūtīti atgādinājumi. Tiem, kuri vienmēr ceļā, rēķinus ir ērti apstrādāt “Fitek” mobilajā lietotnē. Ojārs uzsver, ka tā būtiski tiek ietaupīts darbinieku laiks.
- Automatizēts grāmatojumu process.
Ojārs stāsta, ka, balstoties uz iepriekšējo mēnešu praksi, uzņēmumā ir izveidoti arī automātiskie grāmatojumi – katrs rēķins atbilstoši nosacījumiem tiek automātiski sadalīts vai apvienots, sagrāmatots un novirzīts tālāk apstiprināšanas plūsmā. Līdz ar to darbiniekiem šajā procesā nav jāiesaistās.
Piemērs ar LMT rēķinu
Kā sarežģītāko piemēru Ojārs min LMT rēķinu, kas uzņēmumam “Elis” ir uz divdesmit lapām, un katrs numurs piesaistīts kādam darbiniekam. Izmaksas uzņēmumā tiek uzskaitītas pa izmaksu centriem. Tāpēc tā dalīšana aizņēma daudz laika. Līdzīgi bija arī ar “Neste” rēķinu.
Viņš uzsver, ka šobrīd tā vairs nav. “Šobrīd mēs no LMT saņemam e-rēķinu uzreiz “Fitek” platformā, līdz ar to vairs nav jātērē laiks ne Personāldaļas darbiniekam, pārbaudot šo visu, ne arī grāmatvedībai. Visa informācija ir “Excel” failā, kuru “Fitek” platformā varam gan importēt, gan eksportēt un paveikt visu daudz ātrāk, daudz mūsdienīgāk.”
Ojārs atzīmē, ka šis gan ir vienīgais rēķins, kas tiek eksportēts “Excel” datnē un pēc tam importēts atpakaļ sistēmā, jo tas ir daudz vieglāk un pārskatāmāk. Parasti “Excel” nav nepieciešams – visas automatizācijas darbības notiek uzreiz “Fitek” platformā.
Grūtākais ir pirmais mēnesis
Ojārs atzīst, ka automatizāciju izveidošana nav sarežģīts process. Grūtākais esot pirmais mēnesis, kad jāsaprot katra rēķina apstiprināšanas plūsma un atbilstošie grāmatojumi. Pēc tam nākamajā mēnesī jau darbojas izveidotās automatizācijas, balstoties uz iepriekšējā mēneša datiem.
Piemēram, ja ir telpu uzturēšanas izdevumi, tad viss tiek grāmatots uzreiz uz telpu uzturēšanas izdevumu kontu. Grāmatvedis tikai pārskata, vai viss ir korekti un apstiprina grāmatojumus. Pēc tam automātiski šis rēķins nonāk grāmatvedības sistēmā un tiek novirzīts apmaksai.
Fotogrāfijā: Ieva Gaile, “Fitek” vadītāja Latvijā
E-rēķini – ekonomē laiku un resursus
“Fitek” vadītāja Latvijā Ieva Gaile uzsver, cik būtisku atspaidu rada e-rēķinu izmantošana uzņēmumā. Pāreja uz e-rēķiniem dod iespēju ietaupīt laiku un resursus datu ievadē vai digitalizācijā, kā arī ievērojami samazina kļūdu procentu.
“Strādājot ar strukturētiem datiem, ir vienkāršāk veidot automatizācijas un padarīt efektīvākus grāmatvedības procesus. Tas sniedz iespēju ekonomēt laiku un resursus. Nav vairs jāmaksā par verifikāciju un datu apstrādi, arī kļūdu procents samazinās.
Pāreja uz e-rēķiniem Latvijā visiem būs obligāta no 2028. gada, tāpēc jau šobrīd rosinu uzņēmumus pārskatīt savus ikdienas procesus un pamazām pāriet uz e-rēķiniem, jo tas tiešām ir ieguvums gan laika, gan naudas izteiksmē!” aicina Ieva Gaile.
Viņa atklāj, ka šobrīd Latvijas valsts sektora klientiem, kas izmanto e-rēķinus, digitalizācijas pakalpojumu izmaksas ir samazinājušās trīs reizes. Ieva aicina arī privātā sektora uzņēmumus ņemt to vērā un jau šobrīd sākt pāriet uz e-rēķiniem. Tas uzņēmumam dos iespēju veiksmīgāk automatizēt savus grāmatvedības procesus.
Ko “Fitek” platforma palīdz automatizēt
- “Fitek” platformā visi rēķini tiek saņemti vienuviet – gan PDF rēķini, gan fotografēti čeki, gan skenēti rēķini, gan arī e-rēķini. Līdz ar to arī viss dokumentu apjoms ir vienā platformā un vienā apstrādājamā formātā.
Jebkurš PDF vai skenētais rēķins tiek digitalizēts un pārveidots elektroniskā strukturētu datu formātā, kas ir līdzvērtīgs e-rēķinam. Tiklīdz visi dati pieejami šādā formātā, ar tiem ir iespējams darboties procesu automatizācijas virzienā. Ir iespējams gan automatizēt apstiprināšanas plūsmas, gan veidot automātiskos grāmatojumus.
Izmantojot “Fitek” risinājumu, ir iespējams ietaupīt vidēji 70 – 80% no grāmatveža laika, kas šobrīd tiek veltīts manuāliem rutīnas darbiem. Tas ļauj grāmatvedim pievērsties darbam ar pievienoto vērtību.
- Automatizēti grāmatojumi – grāmatvežiem vairs nav katru mēnesi jāveido vieni un tie paši grāmatojumi, to visu paveic automatizācijas.
- IBAN kontrole – tiklīdz sistēma fiksē, ka rēķinā norādītais IBAN neatbilst tam, kas ir piegādātāja reģistra kartiņā, pie rēķina parādās paziņojums par nesakritību.
- “FitekAI” – automatizācija, izmantojot mākslīgo intelektu, kas piešķir grāmatojumus tavā vietā. “FitekAI” tiek uztrenēts piešķirt grāmatojumus, vadoties pēc uzņēmuma vēsturiskajiem datiem. Grāmatvedim ir tikai jāpārliecinās, vai mākslīgais intelekts ir izdarījis visu pareizi. Ja nav – kļūda ir jāizlabo un nākamajā mēnesī “FitekAI” piešķirs grāmatojumu pareizi.
- Čeku un izdevumu atskaišu iesniegšana, izmantojot “Fitek” mobilo lietotni.
Skaties Ievas un Ojāra prezentāciju Excellent Klientu dienā “Automatizācija, kas atmaksājas”!
Uzlabo arī sava uzņēmuma ikdienas darbu ar “Fitek” un izmanto e-rēķinus!
