Ir daudz tādu darbu, ko varam automatizēt, lai kļūtu produktīvāki un efektīvāki. Paraudzīsimies, ko ir vērts digitalizēt un automatizēt uzņēmuma ikdienā un, it īpaši, datu apstrādes jomā.
Uz darbiem varam paraudzīties no trim aspektiem:
- Patikas un motivācijas;
- Izmaksām un efektivitātes;
- Darbinieku un klientu apmierinātības.
Pirmais solis, lai saprastu, vai konkrēto darbu ir nepieciešams automatizēt, ir paskatīties, vai jums patīk šo darbu darīt un vai tādā veidā radāt pievienoto vērtību.
Piemēram, ja kādu darbu veikšana ar rokām sagādā prieku, tad to noteikti ir vērts turpināt. Bet, ja sākat algot asistentus, sekretāres, datu ievades operatorus vai citus cilvēkus, kas paveiktu darbu, ko jūs vai kāds cits negrib darīt, jo tas ir garlaicīgi vai demotivējoši, tad tā ir pazīme, ka jāskatās uz iespējām to digitalizēt un automatizēt.
Tāpat svarīgi salīdzināt izmaksas vienā un otrā gadījumā. Piemēram, cik izmaksā čeku digitalizēšana un attiecīgi automātiska apstrāde? Bet cik – cilvēka darbs un laiks čekus savācot, nogādājot grāmatvedībā, grāmatvedībā – ievadot datus sistēmā? Cik bieži rodas kļūdas, ievadot datus, un cik izmaksā to labošana? Galu galā – cik izmaksā cilvēka motivācija? Varbūt labāk pavadīt laiku ar ģimeni nekā atvēlēt to datu pārrakstīšanai?
Šādi izvērtējot ieguvumus no dažādiem aspektiem, būs arī vieglāk saprast, vai nepieciešamā investīcija automatizācijā ir tā vērta.
Noteikti vērtīgi ir arī paskatīties, kādus darbus vai procesus kolēģi un konkurenti jau ir automatizējuši. Ir darbi, kuru automatizācija sniedz ievērojamu ieguvumu darbplūsmas efektivitātei un cilvēku (tostarp klientu) apmierinātībai.
Datu apstrāde – joma, ko var un vajag automatizēt
Viena no jomām, ko vairumā gadījumu ir vērts un vajag automatizēt, ir datu ievade, aprite un apstrāde.
Īsumā aplūkosim, ko var automatizēt datu apstrādes jomā:
- Čeku apkopošanu, iesniegšanu un ievadīšanu grāmatvedības sistēmā. Vairāk par čeku digitalizāciju lasiet rakstā “Nekādas čeku kaudzes! “CostPocket” – palīgs čeku un rēķinu digitalizācijā”
- Rēķinu izveidi un apstrādi. Izmantojot e-rēķinus, nav nepieciešams gatavot rēķinus Excel tabulā un sūtīt klientiem. Digitālais rēķins nonāk no vienas informācijas sistēmas otrā, kā rezultātā ievērojami samazinās darba apjoms izejošo un saņemto rēķinu apstrādei, kā arī uzlabojas uzņēmuma naudas plūsma. Vairāk par e-rēķiniem lasiet rakstā “Kāpēc ir prātīgi izmantot e-rēķinus?”
- Pasūtījumu reģistrāciju. Vairs nav e-pastā vai izbraukumos pie klientiem saņemtie pasūtījumi un to dati manuāli jāvada sistēmā. Sistēmu integrācija ar e-veikalu nodrošinās automātisku datu nonākšanu nepieciešamajā programmatūrā.
- Maksājumus. Maksājumu atpazīšana lielākoties var notikt automātiski. Īpaši priekšapmaksa, rēķinu apmaksa, avansa norēķini, līzinga maksājumi, grāmatojumi – tos sistēmas var veikt automātiski. Turklāt grāmatvedības sistēma var “runāt” nepastarpināti uzreiz ar bankas sistēmu. Tādējādi maksājumi nav manuāli jāvada datorā, kas būtiski uzlabo darījumu apstrādes ātrumu. Uzņēmuma grāmatvedības sistēmas automātiskais savienojums ar internetbanku (jeb Gateway) ir viens no risinājumiem, kas ļauj to īstenot.
- Apstiprinājumus. Bieži uzņēmumos ir noteikts, ka, ja piedāvājuma summa ir lielāka par X vai izdevumi ir lielāki par Y, tad tie jāapstiprina vēl kādam vadītājam. Šim nolūkam var nest vai sūtīt vadītājam dokumentu apstiprināšanai. Taču šis process var notikt arī automātiski biznesa vadības sistēmā. Tas būs daudz raitāk un ērtāk. Turklāt apstiprinājums vienmēr būs pieejams sistēmā un nebūs jāmeklē dokumentu mapēs. Tāpat būs daudz vieglāk pārliecināties, kurš un kad to ir sniedzis.
- Atgādinājumus. Pateicoties biznesa programmatūrām, parādnieku sarakstam vairs nav nepieciešams manuāli iet cauri un ar katru cilvēku sazināties. Sistēma atbilstoši iestatījumiem var automātiski izsūtīt atgādinājumus par neapmaksātiem rēķiniem. Tādējādi uzņēmuma naudas plūsma un maksājumu disciplīna var uzlaboties pat par 50%!
- Salīdzināšanas aktus. Nereti grāmatveži gada beigās manuāli gatavo datnes un ievada tajās datus, lai izveidotu salīdzināšanas aktus. Taču laba grāmatvedības sistēma to var paveikt pāris minūtēs ar vienas pogas palīdzību!
- Personāla dokumentu apriti. Vai jūsu darbiniekiem ir jāzvana uz Personāla daļu, lai dabūtu algas lapiņu, darba grafikus, informāciju par neizmantotajām atvaļinājuma dienām u.tml.? Vai varbūt Personāla daļas darbiniekiem ir jāsazinās ar katru darbinieku, lai šo informāciju sniegtu? Biznesa vadības sistēmā “Standard Books” personāla pašapkalpošanās portālā šī informācija darbiniekiem ir ērti pieejama jebkurā laikā.
- Budžeta plānošanu un finanšu datu analīzi. Vai budžetu vadāt Excel tabulās, ko pēc tam liekat kopā, kopējat un vadāt reālos datus, lai salīdzinātu? Tās ir liekas darbības. Budžeta izpildes atsekošana, atskaišu sagatavošana – to visu var automatizēt. Tas ļaus jums arī operatīvi pieņemt uz reālajiem datiem balstītus lēmumus un sekot līdzi biznesa rezultātiem dažādos segmentos, produktu grupās u.tml. Ja tikai vienu reizi mēnesī salīdzināt budžetu ar reālajiem datiem, tad varat pieņemt tikai novēlotus lēmumus. Ja tam varat sekot līdzi katru dienu – koriģējošus lēmumus varat pieņemt laicīgi.
- Informācijas apmaiņa starp struktūrvienībām. Uzņēmuma efektivitāte ir atkarīga arī no tā, cik efektīvi un raiti dažādas uzņēmuma struktūrvieības var savstarpēji sazināties un cik pieejama tām ir darbam nepieciešamā informācija. Dažādu sistēmu integrācija jeb savietojamība var ievērojami paaugstināt darījumu apstrādes efektivitāti un informācijas plūsmu un pieejamību uzņēmumā, un līdz ar to – arī naudas plūsmu. Vairāk par sistēmu integrāciju lasiet rakstā “Sistēmu integrācija – pamats labam klientu servisam un uzņēmuma efektivitātei”.
Biznesa vadības sistēma “Standard Books” nodrošina visu iepriekš minēto un vēl daudzu citu darbu veidu un procesu digitalizāciju un automatizāciju.
Droši sazinieties ar mums, lai konsultētos par automatizācijas iespējām jūsu uzņēmumā!
