ERP sistēma: kas tā ir un kā tā palīdz uzņēmumam

ERP jeb uzņēmuma resursu pārvaldības sistēma vienā vidē savieno uzņēmuma galvenos procesus — grāmatvedību, pārdošanu, iepirkumus, noliktavu, loģistiku, ražošanu, servisu, projektu vadību un personāla vadību. Tās mērķis ir nodrošināt, ka uzņēmuma nodaļas strādā ar vienotiem datiem, nevis pārvieto informāciju starp vairākām programmām un Excel failiem.

Šajā rakstā parādām, kā ERP sistēmu praksē izmanto Latvijas uzņēmums Rolling. Rolling darbojas Latvijā un Igaunijā un izmanto Excellent Standard ERP, lai pārvaldītu uzņēmuma procesus un redzētu arī konsolidētus biznesa datus.

Rolling piemērs attiecas uz Excellent Standard ERP. Ja meklē risinājumu maziem un vidējiem uzņēmumiem, apskati Excellent Books grāmatvedības un biznesa vadības sistēmu.

ERP sistēma un grāmatvedības programma nav viens un tas pats

ERP sistēma aptver plašāku procesu loku nekā tikai grāmatvedība. Tā savieno finanšu datus ar pārdošanu, iepirkumiem, noliktavu, loģistiku, ražošanu, servisu un citiem uzņēmuma procesiem. Tādēļ vadība un nodaļas strādā ar vienotiem datiem un var pieņemt lēmumus, negaidot manuālu kopsavilkumu no citas nodaļas.

Ja uzņēmumam nepieciešama grāmatvedības un biznesa vadības sistēma maziem vai vidējiem uzņēmumiem, apskati Excellent Books. Ja uzņēmumam ir vairāki darbības virzieni, uzņēmumi vai valstis un nepieciešama konsolidācija, apskati Excellent Standard ERP risinājumu lieliem un starptautiskiem uzņēmumiem.

Kad uzņēmumam vajadzīga ERP sistēma?

ERP sistēma kļūst īpaši noderīga, ja:

• informācija par klientiem, precēm, pasūtījumiem vai maksājumiem atrodas vairākās programmās;
• vadībai jāgaida, kamēr kāds manuāli apkopo atskaiti;
• noliktavas atlikumi un pārdošanas dati nesakrīt;
• pārdošanai, iepirkumiem, noliktavai un grāmatvedībai jāstrādā ar vienu un to pašu informāciju;
• uzņēmumam ir vairākas nodaļas, darbības valstis vai juridiskās personas;
• jauna integrācija nozīmē vēl vienu atsevišķu programmu un manuālu datu pārvietošanu.

Kā Rolling izmanto ERP sistēmu ikdienā

Uzņēmums “Rolling” Latvijas tirgū ir jau 20 gadus. Kā stāsta tā Pārdošanas daļas vadītājs Rolands Pjasta (fotogrāfijā), tas palīdz uzņēmumiem sakārtot biroja ikdienu, lai ne par ko nav jādomā un viss būtu uz vietas ātri un ērti. Biroja tehnika un tās serviss, kārtridži, to ražošana un uzpildīšana, kancelejas, saimniecības un pārtikas preces – “Rolling” nodrošina visu, kas uzņēmumiem ikdienā nepieciešams. Tam ir gan savi kurjeri un autoparks, gan noliktava un ražotne. Taču tas izmanto arī pakomātu un ārpakalpojuma kurjeru pakalpojumus. “Excellent Standard ERP” sistēmu “Rolling” izmanto gan Latvijā, gan Igaunijā, tādējādi redzot arī konsolidētus biznesa datus.

Rolling piemērs

• Darbības tirgi: Latvija un Igaunija
• Darbības veidi: preču tirdzniecība, biroja tehnikas noma un serviss
• Izmantotā sistēma: Excellent Standard ERP
• 2022. gada apgrozījums Latvijā: 11,1 milj. EUR

Kā ERP sistēma novērš datu sadrumstalotību

Pirms vienotās sistēmas Rolling informācija atradās vairākās atšķirīgās sistēmās un Excel. Tāpēc dati par klientiem, precēm un pasūtījumiem ne vienmēr bija pieejami vienā vietā, un informācija bija manuāli jāapkopo.

Pēc Excellent Standard ERP ieviešanas nodaļas strādā ar vienotu informāciju. Kad darbinieks sistēmā ievada datus par klientu, preci vai pasūtījumu, tos var izmantot arī citas iesaistītās nodaļas.

“Rolling” moto ir “Birojs bez apstājas!”. Rolands stāsta, ka agrāk uzņēmums strādājis ar vairākām atšķirīgām sistēmām un arī Excel programmu. Radās dažādi šķēršļi, jo vienā sistēmā bija viena informācija, citā – cita. Tā bija atšķirīga, kādreiz kāds kaut ko nebija paguvis ievadīt. Līdz ar to bija nepieciešams apkopot datus vienkopus vienā sistēmā, lai nodrošinātu klientiem operatīvu un augsta līmeņa servisu. 

“Esam atraduši sistēmu – “Excellent Standard ERP”, ko izmantojam jau vairāk nekā 10 gadus. Tur esam gan visi darbinieki, gan visas nodaļas, viss par un ap precēm un pakalpojumiem,” stāsta Rolands. Viņš atklāj – kad kāds darbinieks ievada sistēmā informāciju par klientu, preci vai pasūtījumu, to redz uzreiz visi iesaistītie darbinieki. Nav jāgaida, kamēr šī informācija nonāk līdz citai struktūrvienībai. Tas ļauj strādāt operatīvi.

Rolands iezīmē būtiskākos ieguvumus darbiniekiem un klientiem, ko uzņēmumam “Rolling” palīdz nodrošināt “Excellent Standard ERP” sistēma.

ERP sistēmas ieguvumi darbiniekiem:

• Atskaites par darāmajiem darbiem – dod iespēju laikus veikt uzdevumus. Piemēram, iepirkumu jomā redzams, kādas preces nepieciešams laikus pasūtīt, lai preces būtu uz vietas. Servisa meistari sistēmā redz, kāda apkope vai remonts nepieciešams ierīcei; kurjeri – kas jāpiegādā vai jāpaņem no klientiem; noliktavas darbinieki – kas jāiepako utt.

• Klientu apmierinātības mērījumi un atsauksmes – to redzam sistēmā. Klients atsauksmi var ievadīt internetveikalā, kas darbojas uz “Standard ERP” bāzes. Tādējādi tā uzreiz ir redzama arī uzņēmuma CRM profilā.
• Saņemot klienta zvanu, iespēja uzreiz viņu atpazīt. Programmatūru “Standard ERP” esam savienojuši arī ar Zvanu centrāli. Tādējādi mēs uzreiz redzam, vai zvana esošs vai jauns klients un viņu atpazīstam. Tādā veidā mēs ātrāk varam sniegt atbildes uz klientu jautājumiem. ERP sistēma parāda informāciju par klientu, un nav jāvelta papildu laiks, lai to atrastu.
• Darbinieki sistēmā var sekot līdzi gan savam atalgojumam, uzkrātajām atvaļinājuma dienām, gan pasūtīt pusdienas, redzēt īpašās darbinieku cenas precēm un tās iegādāties. Tas viss notiek vienā sistēmā. 
• Darbinieki var sekot līdzi saviem rezultātiem un KPI, ko mērām. Mēs esam atklāts uzņēmums un dalāmies ar kolektīvu gan ar informāciju par apgrozījumu, gan peļņas rādītājiem un mērķiem, to, kā mums iet. Tas palīdz operatīvāk strādāt un sniegt vēl kvalitatīvāku servisu mūsu klientiem, laikus pamanot lietas, kas jāuzlabo.

ERP sistēmas ieguvumi klientiem

• Mājaslapā www.rolling.lv iespēja redzēt reālus preču atlikumus. Klientam ir svarīgi zināt – ja es šodien pasūtu, tad rīt saņemšu. Mūsu biznesa solījums ir – pasūti šodien un saņem rīt. Tādēļ sistēma ir ļoti svarīga, lai spētu to nodrošināt. Pateicoties tai, mēs varam nodrošināt augsta līmeņa servisu arī klientiem, kas izmanto biroja tehnikas apkopes un remontus, lai pakalpojumi būtu operatīvi. 

Tā kā “Rolling” e-veikals darbojas uz “Standard ERP” bāzes, preču atlikumi tiešām klientiem un darbiniekiem ir redzami reāllaikā, nevis ar laika nobīdi, kā tas būtu, ja sinhronizētu divas atsevišķas sistēmas – e-veikalu un noliktavas sistēmu.

• E-veikalā pie precēm redzamas arī saistītās un aizvietojošās preces – tas ir ļoti ērti. Tās redz ne tikai pircēji, bet arī uzņēmuma pārdošanas speciālisti, meistari un iepircēji noliktavas sistēmā, kas ir ļoti noderīgi darbā ar klientiem. 
• Sadaļa “Manas cenas” un “Mani favorīti”, kur klientiem ir pieejama informācija par īpašu cenu un viņam nepieciešamākajām precēm. 

Būtiski, ka visa uzņēmuma darbības pamatā ir viena sistēma “Standard ERP” – tas ļauj nodrošināt, ka katram klientam paredzētās cenas būs vienādas neatkarīgi no tā, kurā kanālā viņš veiks pasūtījumu. 

• Pasūtījumu pārskatāmība klienta profilā – pasūtījumu vēsture, maksājumu vēsture, pasūtījuma statuss. To visu klients savā profilā var redzēt un izsekot visam pasūtījuma izpildes ciklam. 
• Klientu profilā pieejamas atskaites – kādās adresēs, kādos periodos kādi pasūtījumi ir veikti. Klienti to ļoti augstu novērtē, jo nav jātērē savs laiks lieki zvanot un vaicājot pēc šādas informācijas.  
• “Standard ERP” palīdz nodrošināt lojalitātes programmas. Mums ir “Rolling lati”, ko klienti uzkrāj un var izmantot rēķinu apmaksai vai iegādāties kaut ko garšīgu kolēģu iepriecināšanai. ERP sistēma palīdz katrai precei automātiski sarēķināt “Rolling latus”, cik klients saņem atpakaļ par katru pirkumu. Savu uzkrājumu viņš redz arī sadaļā “Mans profils”. 
• “Standard ERP” palīdz nodrošināt akcijas. Piemēram: iepērcies par 99 eiro un dāvanā saņem lielu popkorna somu! ERP sistēma palīdz šādu akciju nodrošināt. Klientam sagatavojot pirkumu grozu savā profilā,  ERP sistēma automātiski saprot, ka klients ir kvalificējies akcijai. Klientam e-veikala ekrānā automātiski uzlec “pop-up” logs ar informāciju, ka esi saņēmis dāvanā popkorna somu. Šādas akcijas bijušas arī ar “Pica Lulū”, torti “Cielaviņa” un citas, kas mums ikdienā palīdz iepriecināt klientus. 
• Palīdz nodrošināt arī produktu akcijas – rūpējamies, lai regulāri katru mēnesi būtu plašs preču klāsts, ko klients iegādājoties, var saņemt papildus dāvānā vēl kaut ko foršu bez maksas.

Vadības atskaites un darbinieku darbs

“Man kā uzņēmuma vadītājai ļoti svarīgi ir biznesa rādītāji. Šie dati vienuviet ir apkopoti “Standard ERP”. Balstoties uz šiem datiem, mums ir iespēja plānot projektus un  ieraudzīt iespējas. “Rolling” uzņēmuma misija ir birojs bez apstājas. Tas nozīmē gan klientiem ērtāku iepirkšanos, gan iespēju uzņēmumā nodaļām savstarpēji sadarboties,” stāsta “Rolling” izpilddirektore Ginta Biseniece (fotogrāfijā – pa labi).

ERP sistēma uzņēmuma procesu uzlabošanai

“Rolling” ERP sistēmu izmanto arī kā vienotu platformu nepieciešamo uzlabojumu apkopošanai un īstenošanai.

Ginta stāsta – ja darbinieki vai vadītāji saredz kādus nepieciešamos uzlabojumus, šie ierosinājumi tiek iesniegti ERP sistēmā, apkopoti un kopā ar uzņēmuma īpašnieku tie tiek izvērtēti. Tālāk ierosinājumi tiek sadalīti pa prioritātēm, un tiek veidotas projektu grupas, kurās tiek iesaistīti arī nepieciešamie darbinieki. Tādā veidā “Rolling” uzlabo savus procesus, padarot tos arī klientiem ērtākus. 

ERP sistēma tiek izmantota arī personāla jomā. Sistēmā tiek piefiksētas pārrunas ar darbiniekiem – par ko vadītājs un darbinieks ir vienojies, termiņi. Attiecīgi sistēmā ir iespējams arī sekot līdzi, kā notiek izpilde, kāda kvalitāte un kādi ir nepieciešamie uzlabojumi. “Standard ERP” ļauj piešķirt atbildības – ne tikai vadītājs un darbinieks redz informāciju par darbu gaitu, bet arī vadītāja vadītājs. Līdz ar to arī uzņēmuma vadība var sekot līdzi,” saka Ginta Biseniece.

ERP integrācija ar kurjeru un servisa darbu

Lai piegāde klientiem būtu pēc iespējas ērtāka un arī efektīvāka, “Rolling” ir izveidojuši kurjera lietotni, kas ir sasaistīta ar “Standard ERP” sistēmu. Tajā pieejama visa kurjeru darbam nepieciešamā informācija – kuriem klientiem kas ir vajadzīgs, kā arī maršruti. 

“Standard ERP” sistēmā pieejamā informācija tiek izmantota arī tehnikas servisam. “Esam solījuši klientiem, ka reaģēsim ātri un kvalitatīvi,” saka Ginta. “Standard ERP” sistēma palīdz uzņēmumam šo solījumu īstenot dzīvē. Servisa meistars tajā redz pasūtījumus. Savukārt servisa vadītājam šī informācija ļauj plānot, kā efektīvāk nodrošināt servisa pakalpojumus.

Piemēram, ja servisa pasūtījums ir kādā no reģionu pilsētām, servisa vadītājs caur ERP sistēmu nodod ziņu arī citiem pārdevējiem konkrētajā pilsētā un maršrutā uz to – varbūt ir kādi klienti, kuriem būtu nepieciešama tehnikas apkope. Līdz ar to pārdevēji jau var aktīvi zvanīt klientiem un piedāvāt – “Mūsu meistars ir ceļā, varbūt jums vajag palīdzēt”.

Iepirkumu plānošana pēc faktiskajiem atlikumiem

Ginta Biseniece atzīst, ka, pateicoties ERP iespējām, darba efektivitāti būtiski uzlabojusi arī Iepirkumu nodaļa. Tā piemēram, ar vienu atskaiti ir iespēja sekot līdzi, kādi ir atlikumi noliktavās. “Artikulu kartiņās ir ievietoti minimālie un maksimālie pasūtījumi. Ar vienu atskaiti cilvēki redz, ko nepieciešams pasūtīt – ja atlikumi tuvojas minimumam, tad jāveic pasūtījums,” stāsta Ginta.

Vēl viena priekšrocība – ja pārdošanas speciālisti gaida kādas konkrētas preces iegādi, viņi sistēmā saņem ziņu, ja prece ir pasūtīta vai ja nomainīts plānotais piegādes datums vai ja prece ir saņemta un var sūtīt klientam. Līdz ar to pārdošanas speciālisti ir informēti par preces statusu un var pilnvērtīgi informēt arī klientus.

ERP integrācijas un biznesa datu analīze

“Rolling” izpilddirektore atzīst, ka viena no lietām “Standard ERP”, kas palīdz gan vadītājiem, gan darbiniekiem, ir tas, ka šo sistēmu iespējams integrēt ar citām sistēmām un lietotnēm. Tas ļauj īstenot nākotnes projektus. 

Pateicoties “Standard ERP” integrācijai ar datu analītikas rīku “flex.bi”, uzņēmums “Rolling” ir izveidojis iekšējo darbinieku informēšanas sistēmu par uzņēmuma biznesa rādītājiem. Struktūrvienību darba telpās un katra stāva gaiteņos ir izvietoti TV ekrāni, kuros gan vadītāji, gan darbinieki var redzēt galvenos uzņēmuma un nodaļu biznesa rādītājus, kā arī datus par mērķu izpildi. Tādējādi ikviens darbinieks ir informēts par biznesa rezultātiem un to, kā nodaļām veicas. 

“Līdz ar to ikviens ir iesaistīts un ieinteresēts, lai uzņēmumam ietu pēc iespējas labāk,” saka Ginta. Uzņēmuma vadība ir definējusi, kurus biznesa datus darbiniekiem ir svarīgi zināt, cik bieži un ar kādu regularitāti šiem rādītājiem nepieciešams atspoguļoties. Dati uz ekrāniem atjaunojas automātiski.

Kuri darbinieki ikdienā izmanto ERP sistēmu?

ERP sistēmu ikdienā izmanto vadība, pārdošana, iepirkumi, noliktava, loģistika un serviss. Tas ļauj dažādām nodaļām strādāt vienā sistēmā un izmantot vienotu informāciju.

Skatieties “Rolling” pieredzes stāstu arī video!

Pirmajā video Rolands Pjasta stāsta, kā Rolling izmanto Excellent Standard ERP e-veikala, noliktavas, pasūtījumu un klientu servisa procesos.

Biežākie jautājumi par ERP sistēmu

Kas ir ERP sistēma?

ERP sistēma ir uzņēmuma resursu pārvaldības sistēma, kas vienā vidē savieno grāmatvedību, pārdošanu, iepirkumus, noliktavu, loģistiku, servisu un citus uzņēmuma procesus.

Ar ko ERP sistēma atšķiras no grāmatvedības programmas?

Grāmatvedības programma galvenokārt nodrošina finanšu uzskaiti. ERP sistēma savieno grāmatvedību ar pārdošanu, iepirkumiem, noliktavu, loģistiku, servisu un citiem procesiem.

Kad uzņēmumam vajadzīga ERP sistēma?

ERP sistēma ir īpaši noderīga, ja uzņēmuma dati atrodas vairākās programmās, nodaļas strādā ar atšķirīgu informāciju vai vadībai regulāri jāgaida manuāli sagatavotas atskaites.

Vai ERP sistēma ir piemērota uzņēmumam vairākās valstīs?

Tas ir atkarīgs no konkrētās sistēmas lokalizācijām, uzņēmumu struktūras, valstu likumdošanas un nepieciešamajām atskaitēm. Pirms izvēles jāapstiprina, kuras valstis un procesus konkrētais risinājums atbalsta.

Kā izvēlēties starp Excellent Books un Excellent Standard ERP?

Excellent Books ir paredzēts maziem un vidējiem uzņēmumiem. Excellent Standard ERP jāizvērtē uzņēmumiem ar sarežģītākiem procesiem, vairākiem darbības virzieniem, uzņēmumiem vai valstīm. Galīgā izvēle jābalsta uz uzņēmuma procesu, datu un integrāciju prasībām.

Apskati Excellent Standard ERP risinājumu