Atjaunots 26. maijs 2025

Avansa norēķini

Avansa norēķinu reģistrs tiek izmantots, lai uzņēmuma darbinieki varētu iesniegt ierakstus kā atskaiti par izdevumiem veiktiem ar skaidras vai bezskaidras naudas (ar bankas karti, bankas pārskaitījumu) norēķiniem uzņēmuma saimniecisko darījumu nodrošināšanai.

Veidojot Avansa norēķinu ierakstu darbinieks izskaidro, kā tika iztērēts avanss – nauda, kuru darbinieks saņēma no uzņēmuma vai darbinieka personīgie naudas līdzekļi, kurus uzņēmumam jākompensē. Parasti darbinieks avansa norēķinu iesniedz, veidojot jaunu ierakstu reizi mēnesī.

Avansa norēķinā arī tiek iekļauti izdevumi par Komandējuma izmaksām un Ceļa zīmes.

1. Jauns Avansa norēķina ieraksts
1.1. Izdevumi
2. Avansa norēķina apstiprināšana
3. Avansa norēķina autorizēšana
4. Avansa norēķinu izdevumi no ārvalstīm (rēķina noformēšana)

1. Jauns Avansa norēķina ieraksts

Avansa norēķini > Reģistri > Avansa norēķini > veidot – Jauns ieraksts

Nr. – tiks ņemts automātiski no pirmās derīgās rindas Avansa norēķini > Iestatījumi > Numuru sērijas – avansa norēķini
Izd. datums – darbinieka izdevumu apmaksas pieprasījuma iesniegšanas datums. Parasti tiek izmantots mēneša pēdējais datums, piemēram, 31.01.2025
Grām. dat. – ar šo datumu tiks izveidots Grāmatojuma ieraksts
Persona – norādiet personu, par kuru tiek veikts Avansa norēķins. Pēc noklusējuma tiek izvēlēts pašreizējais lietotājs
Vārds – personas vārds, uzvārds, par kuru tiek veikts Avansa norēķins. Parādās automātiski, kad lauks Persona tiek aizpildīts
Paraksts – laukā tiks izvēlēta persona, kurai ir tiesības apstiprināt Avansa norēķinus. Tas nozīmē, ka Avansa ierakstu nebūs iespējams grāmatot, ja tas nebūs apstiprināts no šīs personas puses.

1.1. Sadaļa – Izdevumi

Izdevumos galvenokārt tiek aizpildītas A un C sadaļas.
Sadaļa D – tiek izmantota, lai ievietotu Ceļa zīmi un transporta degvielas izdevumus
Sadaļa E – tiek izmantota, lai ievietotu Dienas naudas (Komandējuma kompensācijas) izdevumus

1.1.1. Sadaļa A

Konts – izvēlieties attiecīgo kontu no saraksta. Pēc konta numura ievadīšanas konta nosaukums tiks automātiski ievadīts laukā “Apraksts”.
Objekti – ir iespējams atlasīt līdz pat 20 objektiem. Varat definēt atsevišķus objektus, lai attēlotu dažādas nodaļas, izmaksu centrus vai produktu veidus. Tas nodrošina elastīgu analīzes metodi, ko var izmantot Galvenās grāmatas pārskatos.
Kods – varat izvēlēties izveidot konta īso kodu (Finanses > Iestatījumi > Kontu kodi), kas palīdzēs vieglāk atrast vajadzīgo kontu. Izvēloties kādu no kodiem, Konts un Apraksts ievietosies automātiski.

Summa ar PVN – ievadiet izdevumu summu ar PVN.
PVN sum. – automātiski aprēķinās PVN summa pēc Summa ar PVN ievades un PVN koda norādes laukā PVN kd.
PVN kd – šajā laukā ievadītais PVN kods nosaka likmi, ar kādu PVN tiks iekasēts par šo izdevumu pozīciju un norakstīto PVN priekšnodokļa kontu (Finanses > Iestatījumi > PVN kodi).

1.1.1. Sadaļa C

Datums – ievadiet čeka, rēķina datumu
Piegādātājs – ievadiet čeka, rēķina piegādātāju no kontaktu reģistra (Piegādātāji > Reģistri > Kontakti) vai izveidojiet jaunu kontakta kartīti
Identifikators – tiek norādīts piegādātāja PVN reģistrācijas numurs no piegādātāja kartītes. Lauks tiek aizpildīts automātiski aizpildot lauku Piegādātājs
Pieg. nosaukums – tiek norādīts piegādātāja nosaukums no piegādātāja kartītes. Lauks tiek aizpildīts automātiski aizpildot lauku Piegādātājs
Dokumenta Nr. – ievadiet manuāli čeka vai rēķina numuru

1.1.1. Sadaļa D

Pēc Ceļazīmes ieraksta izveides (Avansa norēķini > Reģistri > Ceļazīmes), ierakstu jāievieto Avansa norēķinu sadaļā D, aizpildot lauku “Ceļazīme”.
To ir iespējams izdarīt ierakstot Ceļazīmes ieraksta numuru vai sameklējot Ceļazīmi caur meklētāju izvēlni.

1.1.1. Sadaļa E

Pēc Dienas Naudas ieraksta izveides (Avansa norēķini > Reģistri > Dienas Nauda), ierakstu jāievieto Avansa norēķinu sadaļā E, aizpildot lauku “DN Nr”.
To ir iespējams izdarīt ierakstot Dienas naudas ieraksta numuru vai sameklējot Dienas naudas ierakstu caur meklētāja izvēlni.

2. Avansa norēķina apstiprināšana

Ir divi verifikācijas procesi, kurus var veikt Avansa norēķiniem, pirms tos atzīmēt kā “Grāmatot”. Viens no tiem ir Apstiprināšanas noteikumu process Avansa norēķiniem, ar kuru palīdzību varēsiet iestatīt apstiprināšanas gaitu.

Ja Avansa norēķiniem būs izveidoti Apstiprināšanas noteikumi (Darījumu paziņojumi > Reģistri > Apstiprināšanas noteikumi), tad darbiniekam aizpildot savu ierakstu, būs jānosūta to uz apstiprināšanu vadībai vai grāmatvedei (atkarībā iestatītās hierarhijas noteikumos). Pēc ieraksta aizpildīšanas un saglābāšanas ejiet uz “Nosūtīt apstiprināšanai”.

Otrs ir autorizācijas process, kas aprakstīts sadaļā Avansa norēķina autorizēšana.

3. Avansa norēķina autorizēšana

Autorizācijas veikšana ir domāta kā parakstīšana programmā. Jūsu uzņēmuma iekšējā politika noteiks, vai tas ir nepieciešams. Piemēram, ja uzņēmumā ir pieņemts, ka darbinieki paši veido Avansa norēķinu par saviem izdevumiem. Un mēneša beigās kāda atbildīgā persona (piem. grāmatvedis) A/N ierakstus pārbauda un paraksta (autorizē) pirms iegrāmatošanas.

Ja jums ir vajadzīga obligāta autorizēšana pirms grāmatošanas, tad Iestatījumi > Avansa norēķinu ievadīšana > atzīmējiet Pieprasīt parakstītu. Tas nozīmēs, ka jūs nevarēsiet atzīmēt Avansa norēķina ierakstu kā Grāmatotu, ja tas nebūs autorizēts.

Lai autorizētu Avansa norēķina ierakstu, ir jāatver Avansa norēķina ieraksts un jāizvēlas “Autorizēt”. Jūsu paraksts tiks ievietots laukā “Paraksts”. Tagad Avansa norēķina ierakstu varēs atzīmēt kā “Grāmatot” un saglabāt.

Ja jums ir nepieciešams, lai Avansa norēķina autorizācijas funkcija tiktu liegta konkrētiem darbiniekiem, tad modulī Sistēma > Iestatījumi > Personu grupas > pievienojiet Veids – Darbība, Artikuls – Apstiprināt avansa norēķinu, Tiesības – Slēgts.

4. Avansa norēķinu izdevumi no ārvalstīm (rēķina noformēšana)

Ja darbinieks samaksā un pieprasa kompensēt izdevumus, kas būtu jāpiešķir ES vai Ārpus ES Piegādātājam, un jums jānorāda šie izdevumi PVN deklarācijā, tad reģistrējiet šo izdevumu rēķinu kā Ienākošais rēķins (modulī Piegādātāji > Reģistri > Ienākošie rēķini). Tas nodrošinās, ka izdevumi tiks iekļauti PVN deklarācijā. Ievadot Ienākošo rēķinu, izmantojiet Samaksas termiņu, kurā Veids ir “Darbinieks”. Rezultātā grāmatojumā tiks kreditēts attiecīgās Personas konts (no Sistēma > Reģistri > Personas > sadaļa “Konti”), kā arī parādīsies personas objekts. Citos aspektos Ienākošais rēķins būs līdzīgs Kases izdevuma orderim, tāpēc tas nekavējoties tiks uzskatīts par apmaksātu.