E-rēķinu sūtīšana un saņemšana

Atveriet moduli Sistēma > Iestatījumi > E-rēķinu apstrādes intervāli un pārliecinieties, vai Rēķinu sūtīšanas un saņemšanas intervāliem ir norādītas vērtības.

Iespējamie diapazoni ir 60–14 400 sekundes. Ieteicams 300-900 sekundes. Ja laika intervāls ir atzīmēts kā 0, tas nozīmē noklusējuma vērtību 600 sekundes.

Ja Sistēma > Iestatījumi > E-pakalpojumu iestatījumi > sadaļā E-rēķini atzīmējāt “Sūtīt pamatdatus uz e-rēķinu portālu”, tad varat pielāgot informācijas sūtīšanas biežumu.

Pēc noklusējumaPamatdatu sūtīšanas biežums – Intervāls sekundēs ir iestatīts uz 0 vai 400 sekundēm, taču to var mainīt.

Programma ļauj pārbaudīt, vai jūsu uzņēmuma dati, klientu dati un klienta atsauksmes numura (reference number) formāts ir ievadīts pareizi e-rēķinu lietošanai.

Lai pārbaudītu norādītos datus, atveriet modulī Realizācija / Piegādātāji > Atskaites > Datu pārbaude (elektroniskajiem rēķiniem)

Atvērtajā logā varat izvēlēties, kurus datus vēlaties pārbaudīt:
Pārbaudīt kompānijas iestatījumus – pārbauda, ​​vai uzņēmums, kurā ir aktivizēti e-rēķini, dati ir pareizi no moduļa Sistēma > Iestatījumi > informācija par kompāniju.
Pārbaudīt klientu datus – pārbauda, ​​vai kontaktpersonu dati ir pareizi reģistrēti, lai tiem varētu nosūtīt e-rēķinus.
Pārbaudīt klientu atsauksmju numura formātu – pārbauda, ​​vai kontaktu kartītēs ir atsauces numurs pareizā formātā (nedrīkst saturēt atstarpes vai burtus, tikai ciparus). Lasiet vairāk pie Vispārīgā iestatīšana > Kontakta kartīte.

Kad esat atlasījis, kurus datus vēlaties pārbaudīt, nospiediet pogu OK.

Ja tiks atrastas kādas datu nepilnības, tad uz ekrāna parādīsies kopsavilkums ar atrastajām kļūdām.

Sistēma > Iestatījumi > E-pakalpojumu iestatījumi > Statusa parametri:

• E-rēķinu izsūtīšana

E-rēķinu izsūtīšana – Aktīva – pakalpojuma reģistrācija bija veiksmīga, ieplānotā darbība ir aktivizēta, e-rēķini tiek pārvietoti uz sūtīšanas rindu.
Rēķinu skaits vienā pieprasījumā – šajā laukā Finbite operatora klienti var norādīt vienlaicīgi nosūtāmo e-rēķinu skaitu. Noklusējuma vērtība ir 10.
Izmantojot Unifiedpost pakalpojumu, realizācijas rēķini tiek nosūtīti tikai pa vienam.
Pagaidu servisa apturēšana – uz laiku pārtrauc e-rēķinu izsūtīšanu no e-rēķinu rindas. Noņemot atzīmi, pakalpojums tiks atjaunots, pārreģistrācija nav nepieciešama.
Pēdējā pieprasījums izsūtīts – pēdējā nosūtītā e-rēķina datums un laiks, kad tika veikts pēdējais pieprasījums izsūtīt e-rēķinus.

• E-rēķinu saņemšana

E-rēķinu saņemšana – Aktīva – pakalpojuma reģistrācija bija veiksmīga, ieplānotā darbība ir aktivizēta.
Pagaidu servisa apturēšana – uz laiku pārtrauc e-rēķinu saņemšanu no elektroniskās rēķinu rindas iestatījuma realizācijas modulī. Noņemot atzīmi, pakalpojums tiks atjaunots, pārreģistrācija nav nepieciešama.
Nepieprasīt pielikumus (PDF failus) – atzīmējot šo, programma veiks pieprasījumus tikai uz e-rēķiniem, bez pielikumiem. Ja pozīcija netiek atzīmēta, tad
Rēķinu skaits vienā pieprasījumā – šajā laukā var norādīt e-rēķinu saņemšanas PDF ierakstu skaitu. Vienā pieprasījumā tiek pieņemti vairāki piegādātāju e-rēķini. Ieteicams izvēlēties no 1 līdz 10.
Izmantojot Unifiedpost operatoru, vienmēr ir tikai viens rēķins.
Pēdējais saņemtais e-rēķins (Ienākošais e-rēķins) – laukā tiek atspoguļots pēdējā saņemtā Ienākošā e-rēķina numurs. Šo e-rēķinu var atrast modulī Piegādātāji > Reģistri > Ienākošie e-rēķini.
Pēdējais pieprasījums izsūtīts, laiks – pēdējā pieprasījuma izsūtīšanas laiks, kad tika veikts pēdējais pieprasījums Ienākošajiem e-rēķiniem.
Pēdējā saņemtā e-rēķina datums, laiks – pēdējā saņemtā ienākošā e-rēķina datums un laiks.

• Aktivizēt atkļūdošanas režīmu

Aktivizē pieprasījumu reģistrēšanu, t.i., informācijas saglabāšanu serverī. Ļoti aktuāli, kad parādās problēmas / kļūdas e-pakalpojumu procesā. Serverī jāizveido mapju struktūru:

– debug:

• request – mapē “request” krāsies izejošie xml pieprasījumi gan saņemtajiem, gan izejošajiem e-rēķiniem
• reply – mapē “reply” krāsies xml atbildes no e-pakalpojuma operatora sistēmas
• einvbasedata – mapē būs xml pieprasījumi un atbildes no e-rēķinu operatora sistēmas

• Realizācija > Iestatījumi > Elektronisko rēķinu rinda un Elektronisko ierakstu statusi

Šie divi iestatījumi strādā kopā. Pakalpojuma operators nosaka e-rēķina statusu.

IMPORTED – rēķins tika nosūtīts;
SENT – operators saņēma;
ON HOLD — vienā no tajā pašā pieprasījumā pārsūtītajiem rēķiniem ir kļūda. Rēķini tiek pārbaudīti pa vienam;
FAILED — rēķinu nevarēja nosūtīt

Elektronisko rēķinu rinda
Apstiprinot (grāmatojot) rēķinu, tas tiek nosūtīts uz elektronisko rēķinu rindu modulī Realizācija > Iestatījumi > Elektronisko rēķinu rinda

Lai pārbaudītu nosūtīta rēķina pašreizējo statusu iestatījumā Elektronisko rēķinu rinda vajadzētu skatīties kopā ar Realizācija > Iestatījumi > Elektronisko ierakstu statusi

Pēc rēķina apstiprināšanas e-rēķins tiek nosūtīts uz rindu, bet ar to vēl nekas netiek darīts. Sākotnējais rēķina statuss ir Nosūtīts no programmas.

Nākamajā solī e-rēķins ir pārsūtīts operatoram, bet ne gala saņēmējam – šajā gadījumā indikators ir Processing un rēķina statuss ir Operators pieņēma.

Ja rēķins no operatora ir nosūtīts gala adresātam, kā indikators  ir Sent un statuss – Operators pieņēma/ Saņēmējs pieņēmis.

Rēķins ar statusu Failed (Noraidīts) – Saistīto kļūdas ziņojumu var apskatīt, atverot atbilstošo Elektronisko rēķinu rindas ierakstu iestatījumā “Elektronisko rēķinu rinda” un pārbaudot piezīmi zem saspraudes. Tur tiek glabāta operatora servera atbilde.

• Noapaļošana

Ja operatora portālā izveidotos realizācijas rēķinos tiek izmantota noapaļošana, to iespējams būs nepieciešams papildus nokonfigurēt importētos realizācijas rēķinos tā, lai importētais rēķins atbilstu tam, kas tika ievadīts operatora portālā.

Lai to izdarītu, modulī Realizācija > Iestatījumi > Realizācijas rēķinu parametri > laukā “Noapaļošanas artikuls” norādiet artikulu, kuru vēlaties izmantot realizācijas rēķina noapaļošanai.

Gadījumā, ja vēl nav noapaļošanas artikula, izveidojiet jaunu artikulu ar tipu “Vienkāršs”. Piešķiriet artikulam 0% PVN visām PVN zonām. Lai funkcionalitāte darbotos, artikuls nedrīkst būt atzīmēts kā slēgts.

Pārbaudiet arī iestatījumus:
Sistēma > Iestatījumi > Noapaļošana > Kopā > Solis.
Šeit ir jābūt “bez soļa“, pretējā gadījumā var nebūt iespējams noapaļot tieši ar tādu pašu precizitāti, kas norādīta importētajā rēķinā.

Sistēma > Iestatījumi > Noapaļošana > PVN aprēķins.
Parasti e-rēķinu operatoriem ir PVN aprēķins katrai rindai. Programmas iestatījumam jāsakrīt ar e-rēķina operatora iestatījumu, pretējā gadījumā PVN aprēķinā var rasties atšķirības.

Realizācija > Iestatījumi > Kontējumu sastādīšana realizācijai > nedrīkst atzīmēt izvēles opciju “Neatļaut negatīvas rindu summas realizācijā”. Šajā gadījumā noapaļošana ar negatīvu vērtību nav iespējama.

Neaizpildīti lauki programmā var ietekmēt e-rēķinu izsūtīšanu:

1. Piegādātāji > Iestatījumi > Bankas > laukam IBAN jābūt tukšam. Vairāk lasiet ŠEIT.

2. Kontakta kartītē (CRM/Piegādātāji/Realizācija > Reģistri > Kontakti ) obligāti jābūt aizpildītam laukam “Valsts” un izvēlnē jābūt aizpildītam ISO kodam (Sistēma > Iestatījumi > Valstis)

3. Ir precīzi jānorādā uzņēmuma reģistrācijas un PVN numurs CRM modulī > Reģistri > Kontakti > sadaļā kompānijā > lauki “Reģ.Nr.” un “PVN reģ.Nr.” (bez atstarpēm).

4. Ja nosūtot e-rēķinu, e-rēķins netiek nosūtīts un atkļūdošanas procedūras laikā atklājas kļūda “country code … has no open delivery channels”, tas nozīmē, ka klients nav e-rēķinu saņēmējs.

Ja jūsu e-rēķinu operators ir Unifiedpost, tad ir iespējams pārbaudīt, vai jūsu adresāts ir e-rēķinu saņēmējs.

• Sākot ar versiju 8.5 2024-10-16-6486 ir pievienota iespēja rēķinā redzēt, vai uzņēmums ir reģistrēts kā e-rēķinu saņēmējs (ja ir ieslēgts Sistēma > Iestatījumi > E-rēķinu saņemšanas pieprasījumu iestatījumi).

Vairāk lasiet raksta sākumā pie vispārīgās iestatīšanas > Iestatījumi e-rēķinu sūtīšanai.

• E-rēķina nosūtīšana sākas ar Realizācijas rēķina apstiprināšanu (Grāmatošanu). Neapstiprinātie rēķini netiek nosūtīti kā e-rēķini.

NB! Rēķiniem, kas nosūtīti kā e-rēķini, nedrīkst pievienot papildu failus, izņemot rēķina PDF failu. Pārbaudiet, vai rēķinam nav pievienoti nevajadzīgi faili zem saspraudes ikonas (Arhīvā).

• Operatora portālā var pievienot papildu failus.
• Ja ir tāda vajadzība, ir nepieciešams modulī Sistēma > Iestatījumi > E-pakalpojumu iestatījumi > sadaļā E-rēķini > atzīmēt Tikai apstiprinātos

NB! Ja vēlaties, lai programma e-rēķinam nepievienotu rindas bez Artikula koda (ģenerēts joprojām tiks pievienots PDF failam), tad jāatzīmē izvēles opciju modulī Sistēma > Iestatījumi > E-pakalpojumu iestatījumi >sadaļā E-rēķini> Nesūtīt līnijas bez artikuli kodiem rēķinā

Apstiprinot rēķinu, tiek pārbaudīti e-rēķina nosūtīšanas noteikumi. Ja tiek atzīmēts, ka “E-rēķini tiek sūtīti visiem klientiem” E-pakalpojumu iestatījumā vai kontakta kartītē > sadaļā E-ieraksti atzīmēts rēķinu veids “Elektroniskais”, tad programma ģenerē XML failu un novirza to uz e-rēķinu rindu, kuru varat pārbaudīt modulī Realizācija > Iestatījumi > Elektronisko rēķinu rinda.

Programma pārbauda e-rēķinu rindu pēc attiecīgi iestatītā laika intervāla, pēc noklusējuma ik pēc 400 sekundēm (Sistēma > Iestatījumi > E-rēķinu apstrādes intervāli).

Realizācija > Reģistri > Rēķini – kolonnā “E-rēķina statuss” redzams rēķina statuss (no Realizācija > Iestatījumi > Elektronisko rēķinu rinda).

Atverot Pievienotos failus, varat noskaidrot detalizētāku informāciju par to, kāpēc rēķins nav piegādāts (ja no e-rēķinu pakalpojumu piegādātāja ir saņemts kļūdas kods).

Programma veidos e-rēķinu automātisko sūtīšanu tikai vienu (pirmo) reizi, kas noties iegrāmatojot rēķinu.
Ja ir nepieciešams atkārtoti nosūtīt e-rēķinu, tad ir divas iespējas, kā to var izdarīt:
1. Ja jūs nosūtījāt e-rēķinu, iegrāmatojot to pirmo reizi programmā, bet kādu iemeslu dēļ (atslēdzas internets, programma bija ierobežota režīma (bez interneta atslēgas) utt.), tas netika izsūtīts ārā no programmas (e-rēķina status FAILED – Realizācija > Iestatījumi > Elektronisko rēķinu rinda).
Jūs varat atvērt Realizācija > Iestatījumi > Elektronisko rēķinu rindas konkrēto ierakstu > Darbību (“zobrata”) izvēlne > Sūtīt vēlreiz

2. Ja rēķins tika labots un to vajadzīgs nosūtīt vēlreiz. Grāmatojot to vēlreiz, tas netiek automātiski nosūtīts vēlreiz. Lai to izdarītu, Realizācija >Reģistri > Rēķini – rēķina ierakstā > Operāciju menu > Pārsūtīt e-rēķinu. E-rēķinam ar šo atkārtoto sūtīšanu tiek piešķirs cits ID numurs, tas tiek apstrādāts un nosūtīts adresātam.

Realizācija > Iestatījumi > Elektronisko rēķinu rinda jūs redzēsiet, ka programma izveido atkārtoto nosūtīšanu ar Versiju Nr.1

• Ienākošo rēķinu saņemšana

Ja ir veikta sākotnējā sistēmas konfigurācija (aprakstīta šī raksta sākumā) un programmai ir derīga atslēga, programma sāk veikt e-rēķinu pieprasījumus no operatora servera balstoties uz Sistēma > Iestatījumi > E-rēkinu apstrādes intervāli.

Visi rēķini tiks automātiski saņemti modulī Piegādātāji > Reģistri > Ienākošie e-rēķini.

Atverot ienākošo e-rēķina ierakstu, var redzēt informāciju saistībā ar nosūtīto rēķinu.

Zem saspraudes ir saglabāts piegādātāja dokumenta PDF fails.

Pārbaudot saņemto rēķinu, atliek tikai mainīt tam statusu uz “Grāmatot”.

Lai pārsūtītu Ienākošo e-rēķinu uz kopējo Ienākošo rēķinu reģistru (Piegādātāji > Reģistri > Ienākošie rēķini), izvēlieties Veidot > Ienākošo rēķinu.

NB! Ir iespēja iestatīt, lai Ienākošais rēķins veidotos automātiski no e-rēķina, atzīmējot Modulī Sistēma > Iestatījumi > E-pakalpojumu iestatījumi > sadaļā E-rēķini > Veidot automātiski Ienākošo rēķinu no e-rēķina ieraksta.

Ja saņemtais e-rēķins ir no piegādātāja, kas nav reģistrēts programmā, tad varat izveidot jaunu kontakta kartīti no Ienākoša e-rēķina ieraksta, izvēlnē Veidot > Kontaktu.

• Avansa norēķinu izveidošana no e-rēķina

Ja ienākošo rēķinu vietā vēlaties izveidot Avansa norēķinu no Ienākoša e-rēķina, tad izvēlieties Veidot > Avansa norēķinu.

Tad programma izveidos modulī Avansa norēķini > Reģistri > Avansa norēķina ierakstu, kur arī pievienos informāciju par ienākošo e-rēķinu un personu, kas iesniedza izdevumus.

Ja programmā jau ir izveidota persona ar tādu pašu vārdu vai lietotāja kodu, modulī Sistēma > Reģistri > Personas, programma automātiski pievienos personu izdevumiem.

Ja ir nepieciešams sagatavoto Avansa norēķina ierakstu attiecināt uz citu Personu, tad Avansa norēķina ieraksta galvenē laukā “Persona” jānorāda attiecīgo personu.

Ja ienākošais e-rēķins nav pareizs, atzīmējiet Statuss “Noraidīts” un norādiet Noraidīšanas iemeslu. Norādītā informācija tiek atgriezta operatoram ar Ienākošā rēķina statusu (darbojas ar operatoru Finbite).

• Ienākoša rēķina pielikuma pieprasījums

Ienākošo rēķinu saņemtu no e-rēķina pakalpojumu sniedzēja portāla var saņemt arī ar pielikumiem. To var pieprasīt izdarīt: automātiski un manuāli.
1. Automātiskais pieprasījums:
Ja ir aktivizēta Ienākošo e-rēķinu saņemšana, tiek aktivizēta arī tā ienākoša rēķinu pielikumu lejupielāde.
Jāpārbauda vai nav atzīmēta opcija modulī Sistēma > Iestatījumi > E-pakalpojumu iestatījumi > sadaļā Statusa parametri > E-rēķinu saņemšana > Nepieprasīt pielikumus.

2. Manuālais pieprasījums
Ja vēlaties pieprasīt pielikumus manuāli vai arī neizdevās lejupielādēt dažus pielikumus, tad ir iespējams veikt pieprasījumu atkārtoti no Ienākošā rēķina vai Ienākošā e-rēķina ieraksta (Piegādātāji > Reģistri > Ienākošie e-rēķini).