Envoice integrācija

Kad esat ieguvuši piekļuvi e-rēķinu operatora Envoice pašapkalpošanās videi, iestatījumu sadaļā atrodiet API atslēgu. Envoice platforma ir pieejama pagaidām tikai igauņu un angļu valodā.

1. Settings > Integrations > Standard Books

2. Uzklikšķinot uz Standard Books integrācijas ikonas, atvērsies sadaļa, kurā atrodama API atslēga (nepieciešama, lai savientotos ar Standard Books). Nokopējiet to.

3. Standard Books programmā atveriet moduli Sistēma > Iestatījumi > E-pakalpojumu iestatījumi > Statusa parametri > laukā “E-rēķinu atslēga” ievadiet Envoice API atslēgu un obligāti saglabājiet ierakstu.

4. Nospiediet pogu “Reģistrēt pakalpojumu”.

Atvērsies jauns logs, kurā varēsiet izvēlēties:

• Saņemt piegādātāju e-rēķinus (visi operatori)
• Envoice (operatoru)

Saglabājot iestatījumu, E-pakalpojumu iestatījums automātiski aizvērsies.

5. No jauna ieejiet E-pakalpojumu iestatījumā, lai pārbaudītu, ka pieslēgšana notika veiksmīgi. Par šo liecinās Sistēmas paziņojums.

No Standard Books ir iespēja uz Envoice platformu nosūtīt pamatdatus:

• Piegādātājus (no Piegādātāji > Reģistri > Kontakti)
• Kontus (no Finanses > Reģistri > Konti)
• Objektus (kas iekļauj Objektu tipus un Objektus) (no Finanses > Reģistri > Objekti un Finanses > Iestatījumi > Objektu tipi)

Sistēma > Rutīnas > Apkalpošana > Sūtīt pamatdatus uz e-rēķinu sistēmu

1. Sūtīt datus – atzīme, lai nosūtītu datus pirmo reizi

2. Sūtīt datus – atzīme, lai dzēstu un nosūtītu datus atkārtoti, ja Standard Books programmā tika veiktas kādas izmaiņas.

Envoice platformā šie dati parādīsies:

• Piegādātāji zem Kontaktiem (Contacts)

Iestatījumos > Grāmatvedība (Settings > Bookeeping):

• Objektu tipi zem Dimensiju grupām  (Dimension groups)
• Objekti zem Dimensijām  (Dimensions)
• Konti zem Konti (Accounts)

Ir 4 veidi, kā dokumentu (rēķinu, čeku) nosūtīt uz Envoice platformu:

1. E-rēķinu sūtīšana. Envoice platformai ir roamings ar Telema un UnifiedPost e-rēķinu operatoriem. Ja piegādātājam ir noslēgts līgums ar vienu no tiem, tad e-rēķinu apmaiņa ir iespējama savu starpā ar strukturēto elektronisko rēķinu palīdzību.

Nākamie trīs veidi ir pieejami visiem, kam nav līguma ar e-rēķinu 0peratoru.

2. Augšuplādēt dokumentu no datora. Vienkārši lejupielādēt jau iepriekš datorā saglabāto dokumentu.

3. Nosūtīt uz e-pastu (ar PDF, JPG pielikumu). Katrai kompānijai Envoice platformā ir ģenerēts e-pasts, uz kuru piegādātāji/ darbinieki var sūtīt dokumentus.

4. Mobilā aplikācija. Envoice savu klientu ērtībai piedāvā izmantot Envoice APP

No Envoice platformas ir iespējams nosūtīt uz Standard Books programmu Ienākošos rēķinus un čekus.

Neatkarīgi no tā, kādā veidā dokumenti tika saņemti dokumenti Envoice platformā, tie visi ienāks Piegādātājos > Darba zonā (Purchases > Workspace), kur dokumenti tiks digitalizēti un tos būs iespēja papildināt ar citu informāciju (konti, objekti, komentāri, līgumi, utt.).

Pēc dokumenta papildus apstrādes Envoice platformā, to vajag apstiprināt (Approve)

un nopublicēt (Publish).

Visu reģistrēto dokumentu statusu var apskatīt Piegādātājos > Arhīvā (Purchases > Arhive).

Te tiks atspoguļota informācija par dokumenta Apstiprināšanu, kā arī par to nosūtīšanu uz Standard Books

Standard Books programmā dokumenti ienāks modulī Piegādātāji > Reģistri > Ienākošie e-rēķini

Elektroniskā ienākošā rēķina ierakstā ienāks visa norādīta Envoice platformā informācija, kā arī pielikumā, Arhīvā (zem saspraudes), būs pievienots oriģinālā rēķina PDF fails.

Tālāk, apstrādājot dokumenta ierakstu, var izveidot Ienākošo rēķina ierakstu vai Avansa norēķina ierakstu.

Izmantojot Sistēma > Iestatījumi >E-pakalpojumu iestatījumi > E-rēķini > atzīmi “Veidot automātiski Ienākošo rēķinu no e-rēķina ieraksta“, var likt programmai veidot ierakstu Piegādātāji > Reģistri > Ienākošie rēķini, kuru vēlāk pārbauda,  apstiprina / grāmato grāmatvedis.