Atjaunots 13. janvāris 2023

Kā uz e-pastu nosūtīt vairākus klientu rēķinus vienlaikus?

Lai to izdarītu, var izmantot funkciju modulī Realizācija > Rutīnas > Apkalpošana > Veidot e-pastus no rēķiniem.
Lai varētu izmantot šo funkciju, iepriekš jāveic e-pasta iestatījumi (par nepieciešamajiem iestatījumiem lasiet ŠEIT).

Uzsākot apkalpošanu, atkarībā no Jūsu izvēles tiks sagatavots 1 e-pasts par katru rēķinu (1 PDF rēķins vienā e-pastā) vai 1 e-pasts katram klientam (vairāki PDF rēķini vienā e-pastā). Abos gadījumos e-pasta ziņojumi tiek veidoti šādi:

• Lietotājs, kurš uzsāk šo apkalpošanu, tiek atzīmēts kā e-pasta sūtītājs. Ja lietotājam nav izveidota pastkaste, sūtītājs būs lietotāja adrese, kas norādīta moduļa E-pasts un konferences iestatījuma E-pasta un konferenču parametri laukā “No sistēmas”.

• Saņēmēja e-pastu var atrast šādi:

1. Ja klientam, kas norādīts rēķinā iestatījumā Papildu e-pasta saņēmēji (CRM modulis) ir izveidots ieraksts, tad visām pievienotajām kontaktpersonām tiek nosūtīts e-pasts, ja “dokumenta tips” ir iestatīts uz “Rēķins”.

2. Ja iepriekšējais iestatījums netiek lietots, e-pasts tiek nosūtīts uz kontaktpersonu, kas norādīta rēķina laukā “Klienta kontaktpersona”.

3. Ja iepriekšējā punktā norādītajai kontaktpersonai e-pasta adrese nav piešķirta, pārdošanas rēķins tiks nosūtīts uz klienta vispārīgo e-pasta adresi, kas norādīta kontakta kartītē.

4. Ja neviens no iepriekš minētajiem nosacījumiem nav izpildīts, e-pasts netiks izveidots.

• E-pasta tēma un satura teksts tiek ņemts no moduļa E-pasts un konferences iestatījuma E-pasta teksti, kur laukā “Reģistrs” ir atlasīts “Rēķini”. Ja rēķinā tika izmantots valodas kods, tad tēma un saturs ir atrodami vienā un tajā pašā iestatījumā rindā ar atbilstošo valodas kodu. Ja valodas kods netiek lietots, tēma un saturs tiek atrasts šādi:
  1. E-pasta tēma un norādītais teksts tiek izmantots galvenē. Tam automātiski tiek pievienots vārds Rēķins vai Avansa maksājums, kam seko rēķina numurs. Piemēram, ja iestatījumā laukā galvenē ir ievadīts teksts “ir pievienots šim rēķinam”, tad sūtāmā e-pasta tēmas rindā parādīsies:
     Rēķins (rēķina numurs ) ir pievienots šim e-pastam.
  2. Ar e-pasta saturu var iepazīties šādi:
     1. Sākuma teksts nāk no E-pasta teksta iestatījuma lauka “Teksts sākumā” (Ctrl+Enter).
     2. Tam seko rindas no rēķina ar informāciju par precēm/pakalpojumiem, rēķina summu un apmaksas noteikumiem. Ja ir atzīmēta opcija “Neievietot oriģinālā ieraksta detaļas e-pasta tekstā”, tad šī informācija netiks iekļauta e-pasta saturā.
     3. Beigu teksts tiek ņemts no iestatījuma E-pasta teksti lauka “Teksts beigās” (Ctrl+Enter).

Ja uz atlasītā sākuma vai beigu teksta kartītes ir atzīme “HTML”, tad arī ģenerētā rēķina e-pasta formāts ir HTML, nevis vienkāršs (angļu valodā “plain”) teksts.

• E-pastam tiks pievienots rēķina PDF fails.
• Funkcijas aktivizēšanas laikā e-pasta ierakstam tiek pievienota saite uz rēķinu un otrādi, lai abas varētu ātri un ērti atvērt.

Ja veidojat e-pastus ar apkalpošanu, tie vēl netiks automātiski izsūtīti. Tas dod iespēju pārskatīt e-pastus pirms to nosūtīšanas un vajadzības gadījumā tos labot. Ja joprojām vēlaties, lai e-pasta ziņojumi tiktu nosūtīti automātiski, apkalpošanas iestatījuma logā atzīmējiet opciju “Sūtīt e-pastus automātiski”.

Ja vēlaties izveidot e-pastu tikai no viena pārdošanas rēķina, to varat izdarīt no rēķina ieraksta, izvēlnē “Veidot” izvēloties “E-pasts”.

Ja programmas datu bāzes atslēga nav aktīva, kad tiek sākta apkalpošana, ekrānā tiek parādīts ziņojums:
Programma ir ierobežotā režīmā. Pielikumu pievienošana e-pastiem ir ierobežota. Atjaunināt datu bāzes atslēgu.
Pēc šāda paziņojuma e-pasts netiks nosūtīts. Kā rīkoties lasiet ŠEIT.

Lasiet vēl:

Kā izrakstīt rēķinu par klienta pasūtījumu?
Kā var sastādīt vienu kopīgu rēķinu par vairākiem pasūtījumiem?