Atjaunots 09. septembris 2026

Finbite integrācija ar Excellent Books: e-rēķinu saņemšana un sūtīšana

Sākot ar 2020-03-27 versiju, Excellent Books un Excellent Standard ERP ir iespējams sūtīt un saņemt e-rēķinus, izmantojot e-rēķinu operatoru Finbite.

Finbite ir e-rēķinu platforma. Šī instrukcija apraksta, kā savienot Finbite ar Excellent Books vai Excellent Standard ERP, kādi dati tiek nosūtīti uz Finbite un cik lielā mērā iespējams automatizēt piegādātāju e-rēķinu saņemšanu un apstrādi.

1. Pirms sākat darbu

1. Pārbaudiet vispārīgos e-rēķinu funkcionalitātes iestatījumus Excellent Books vai Excellent Standard ERP.

2. Noslēdziet līgumu par e-rēķinu izmantošanu ar integrācijas partneri Finbite.

2. Ko nodrošina Finbite integrācija

Finbite integrācija nodrošina trīs e-rēķinu datu plūsmas:

• realizācijas e-rēķinu sūtīšanu no Excellent programmas uz Finbite;
• piegādātāju e-rēķinu saņemšanu no Finbite Excellent programmā;
• Finbite vidē esošu realizācijas rēķinu saņemšanu Excellent programmā.

Izmantojot Finbite integrāciju, iespējams arī:

• automātiski izveidot neapstiprinātu ienākošo rēķinu no e-rēķina ieraksta;
• nosūtīt uz Finbite kontus, kontaktus un objektus;
• saņemt tikai Finbite apstiprinātos piegādātāju rēķinus vai visus saņemtos rēķinus;
• vienlaikus iegrāmatot vairākus pārbaudītus ienākošos rēķinus.

Pilnībā automātiska ienākošā rēķina iegrāmatošana nav paredzēta. Programma var automātiski izveidot ienākošo rēķinu neapstiprinātā statusā, bet lietotājam tas ir jāpārbauda un jāapstiprina. Apstiprinot ienākošo rēķinu, tiek izveidots grāmatojums.

3. Finbite integrācijas aktivizēšana

1. Kad esat ieguvuši piekļuvi e-rēķinu operatora Finbite pašapkalpošanās videi, atrodiet tajā API atslēgu. Papildu informāciju par Finbite integrācijas iestatījumiem skatiet Finbite palīdzības centrā.

2. Excellent Books programmā atveriet moduli Sistēma > Iestatījumi > E-pakalpojumu iestatījumi > E-rēķinu aktivizēšana > laukā “E-rēķinu atslēga” ievadiet Finbite API atslēgu un obligāti saglabājiet ierakstu. Pēc tam logs aizveras.

3. Atkārtoti atveriet to pašu logu un nospiediet pogu “Reģistrēt pakalpojumu”.

Atvērtajā logā izvēlieties pakalpojumus, kurus vēlaties aktivizēt. Iekavās pie pakalpojuma nosaukuma norādīti operatori, ar kuriem attiecīgais pakalpojums darbojas.

Sūtīt e-rēķinus (visi operatori) – realizācijas e-rēķinu sūtīšanai no Excellent programmas;
Saņemt piegādātāju e-rēķinus (visi operatori) – piegādātāju e-rēķinu saņemšanai;
Saņemt real. rēķinu no e-rēķinu platformas (Finbite, Envoice) – Finbite vidē esošu realizācijas rēķinu saņemšanai.

Operatoru sarakstā izvēlieties “Finbite” un saglabājiet iestatījumu. E-pakalpojumu iestatījumu logs automātiski aizvērsies.

Izvēlieties operatoru: Finbite

Saglabājot iestatījumu, E-pakalpojumu iestatījums automātiski aizvērsies.

4. No jauna ieejiet E-pakalpojumu iestatījumā, lai pārbaudītu, ka pieslēgšana notika veiksmīgi. Par šo liecinās Sistēmas paziņojums.

4. Kā sūtīt realizācijas e-rēķinus no Excellent uz Finbite

Finbite integrācija ļauj sūtīt realizācijas e-rēķinus no Excellent Books vai Excellent Standard ERP uz Finbite.

E-rēķina nosūtīšana sākas, apstiprinot jeb iegrāmatojot realizācijas rēķinu. Neapstiprināti realizācijas rēķini kā e-rēķini netiek nosūtīti. Ja rēķins atbilst e-rēķinu nosūtīšanas nosacījumiem, programma izveido XML failu un ievieto to elektronisko rēķinu rindā.

Detalizētākus e-rēķinu sūtīšanas iestatījumus skatiet rakstā E-rēķinu sūtīšana un saņemšana, izmantojot e-rēķinu operatoru.

Informāciju par nosūtīšanas rezultāta pārbaudi skatiet rakstā Kā pārbaudīt, vai e-rēķins ir izsūtīts no programmas?.

5. Kādi pamatdati tiek sūtīti uz Finbite

Pamatdatu apmaiņa ir vienvirziena: no Excellent programmas uz Finbite. Kontus, objektus un kontaktus vienmēr uzturiet programmas pusē.

Ja modulī Sistēma > Iestatījumi > E-pakalpojumu iestatījumi > E-rēķini ir atzīmēts “Sūtīt pamatdatus uz e-rēķinu portālu”, programma pēc grafika pārbauda, vai reģistros ir jauni vai mainīti ieraksti, un nosūta tos uz Finbite. Noklusējuma intervāls ir 400 sekundes.

Uz Finbite tiek nosūtīti šādi pamatdati:

Kontu plāns – jā
Klienti – jā
Piegādātāji – jā
Objekti, tostarp projektu kodi, izmaksu centri, struktūrvienības un citas dimensijas – jā, bet tikai tad, ja objektam ir piešķirts objekta tips. Objekti bez piešķirta objekta tipa uz Finbite netiek nosūtīti.
PVN kodi – nē.
Budžeta kodi – nē.

PVN kodu pamatdatu nosūtīšana ir pieejama FitekIN integrācijā, bet ne Finbite integrācijā.

Kurus reģistrus sūtīt, izvēlas modulī Sistēma > Iestatījumi > Pamatdatu pieprasījuma opcijas.

NB! Netiek sūtītas kontu un objektu kartītes ar atzīmi “Slēgts”, kā arī tie kontakti, kuriem sadaļā “Kompānija” nav atzīmēts tips “Uzņēmums”.

Ja plānojat vairāku līmeņu dimensiju struktūru (piemēram, departaments → projekts → apakšprojekts → darbinieks), katrs analītikas līmenis programmā ir savs objekta tips, un objektu tipus ir vērts sakārtot pirms integrācijas ieslēgšanas. Vairāk lasiet Kādam nolūkam var izmantot objektus?

Vienīgais izņēmums vienvirziena principam: ja no Finbite ienāk e-rēķins no piegādātāja, kura programmā vēl nav, piegādātāja kontaktkartīte tiek izveidota no e-rēķina datiem.

6. Kā pārsūtīt visus pamatdatus vai izdzēst tos Finbite vidē

Pirmajā iestatīšanas reizē vai tad, kad dati abās sistēmās vairs nesakrīt, pamatdatus var pārsūtīt uzreiz, negaidot nākamo intervālu. To dara ar apkalpošanas darbību modulī Sistēma > Rutīnas > Apkalpošana >  Sūtīt pamatdatus uz e-rēķinu sistēmu.

Definēšanas logā ir divas izvēles:

Sūtīt visu reģistru – nosūta visu reģistru saturu, nepārbaudot, kuras kartītes ir mainītas. Piemērots pirmajai iestatīšanai.
Dzēst datus platformā – programma izdzēš operatora vidē esošos datus un nosūta visu reģistru no jauna. Kopā ar to obligāti jāatzīmē arī “Sūtīt visu reģistru”.

7. Kā programma saņem piegādātāju e-rēķinus no Finbite

Ir divi saņemšanas režīmi, un tos izvēlas ar Sistēma > Iestatījumi > E-pakalpojumu iestatījumi > sadaļā E-rēķini > lauku “Tikai apstiprinātos”.

Atzīmēts – programma saņem tikai tos rēķinus, kas Finbite vidē ir izgājuši apstiprinājuma loku un ir statusā “Apstiprināts”
Nav atzīmēts – programma saņem visus rēķinus, tiklīdz tie ir saņemti Finbite vidē, negaidot apstiprinājumu

Abus saņemšanas režīmus vienlaikus izmantot nevar. Programma veic pieprasījumus uz Finbite platformu ik 10 minūtes.

NB! Ja izmantojat režīmu “Tikai apstiprinātos”, rēķinu Finbite pusē nedrīkst nodot apmaksai (statuss “Apmaksai” vai “Apmaksāts”), pirms tas ir nonācis programmā. Pēc statusa maiņas rēķins importam vairs nav pieejams.

Ja vēlaties pie rēķina redzēt arī informāciju par apstiprinājuma loku, atzīmējiet Sistēma > Iestatījumi > Interneta servisu iestatījumi > sadaļā E-rēķini > “Pievienot apstiprinājuma informāciju pie rēķina”. Pieprasīt var apstiprinātāju vārdus un apstiprināšanas laiku; apstiprinātāju brīvā teksta komentāri, kas rakstīti Finbite vidē, Excellent programmā nenonāk.

Ja rēķins vajadzīgs ātrāk par nākamo pieprasījumu, modulī Piegādātāji > Reģistri > Ienākošie e-rēķini izmantojiet pogu “Importēt rēķinus” – tā rēķinu no Finbite importē nekavējoties.

Cik rēķinu tiek saņemts vienā pieprasījumā, nosaka Sistēma > Iestatījumi > Interneta servisu iestatījumi > sadaļā E-rēķinu aktivizēšana > blokā Piegādātāju e-rēķinu saņemšana > lauks “Rēķinu skaits vienā pieprasījumā (1-10)” – Finbite klientiem noklusējums ir 10. Par to lasiet E-rēķinu sūtīšana un saņemšana izmantojot e-rēķinu operatoru.

8. Kas notiek, ja rēķins pēc importa tiek labots

Automātiskas atkārtotas sinhronizācijas nav. Rēķins tiek importēts vienu reizi, un vēlākas izmaiņas Finbite pusē jau importēto ierakstu programmā neatjauno. Izmaiņas, kas veiktas Excellent programmas pusē, uz Finbite atpakaļ netiek sūtītas.

Vai jau importētu rēķinu drīkst importēt vēlreiz, nosaka izvēle Sistēma > Iestatījumi > Interneta servisu iestatījumi > sadaļā E-rēķini > “Eksistējošu rēķinu importēšana”:

Atļaut – jau importētu rēķinu var importēt atkārtoti
Neļaut – noklusējums, pasargā no dublikātiem
Ļaut tikai ar dažādiem datumiem – atkārtots imports atļauts tikai tad, ja datumi atšķiras
Ja labotu rēķinu tiešām vajag saņemt no jauna, izvēlieties “Atļaut”, bet pēc tam programmas pusē vecā versija jāanulē manuāli.

9. Kā noraidīt ienākošo e-rēķinu

Ja ienākošais e-rēķins nav pareizs, modulī Piegādātāji > Reģistri > Ienākošie e-rēķini > laukā Statuss atzīmējiet “Noraidīts” un norādiet noraidīšanas iemeslu. Šī informācija tiek atgriezta operatoram kopā ar ienākošā rēķina statusu.

10. Vai Finbite e-rēķinu var automātiski iegrāmatot Excellent programmā?

Nē. Programma var automātiski saņemt e-rēķinu no Finbite un no tā izveidot ienākošo rēķinu neapstiprinātā statusā. Lietotājam ienākošais rēķins ir jāpārbauda un jāapstiprina. Apstiprinot rēķinu, tiek izveidots grāmatojums.

1. Rēķins tiek apstiprināts Finbite apstiprinājuma procesā.
2. Ar atzīmētu Sistēma > Iestatījumi > Interneta servisu iestatījumi > sadaļā E-rēķini > “Tikai apstiprinātos (Finbite)” programma saņem tikai apstiprinātos rēķinus. Bez šī iestatījuma rēķini ienāk uzreiz pēc saņemšanas Finbite vidē, negaidot apstiprinājumu. Abas plūsmas ir iespējamas.
3. Ar atzīmētu Sistēma > Iestatījumi > Interneta servisu iestatījumi > sadaļā E-rēķini > “Veidot automātiski Ienākošo rēķinu no e-rēķina ieraksta” programma no e-rēķina izveido ienākošo rēķinu bez manuālas datu ievades.

Ienākošais rēķins tiek izveidots neapstiprinātā statusā, kas dod iespēju to pārskatīt un vajadzības gadījumā labot. Pārskata logā var atzīmēt vairākus rēķinus un iegrāmatot tos vienlaikus.

Priekšnoteikums visai darbplūsmai: pamatdatiem abās sistēmās jāsakrīt. To nodrošina automātiskā pamatdatu sūtīšana no programmas uz Finbite.

NB! Autogrāmatojumi tiek izmantoti, ja lietotājs ienākošā rēķina rindas laukā “Konts” ievada autogrāmatojuma kodu. Rindām, kuras programma automātiski izveido no e-rēķina, autogrāmatojums netiek piemērots automātiski.

11. Ko pārbaudīt, ja e-rēķini netiek saņemti

Pirms meklējat kļūdu Finbite pusē, pārbaudiet šos programmas datus:

• Ienākošajā e-rēķinā var būt PVN kods, kura attiecīgajā kompānijā nav. Šādā gadījumā automātiskā ienākošā rēķina izveide neizdodas. Pievienojiet kodu, vai atzīmējiet Sistēma > Iestatījumi > Interneta servisu iestatījumi > sadaļā E-rēķini > “Nepieprasīt PVN kodu ienākošo E-rēķinu rindām”
• Ja konti neparādās Finbite vidē, pārbaudiet, vai kontu reģistrā nav kartītes ar tukšu nosaukumu vai atstarpi nosaukuma vietā, un vai kartītes nav atzīmētas kā “Slēgts”
• Ja parādās kļūda “Illegal authentication phrase”, pārbaudiet, vai autentifikācijas kodā nav atstarpju un vai rēķina sūtītājs sakrīt ar to kompāniju, kurai kods piešķirts
• Pamatdatus pirms sūtīšanas var pārbaudīt ar atskaiti Piegādātāji > Atskaites > Datu pārbaude (e-rēķini)

12. Cik maksā Finbite izmantošana

Maksa par platformas izmantošanu  jāmaksā Finbite, pēc Finbite cenrāža. Iestatīšana Finbite pusē aprakstīta Finbite palīdzības centrā.